![Bewältigung der Herausforderung, die HR-Richtlinien konform zu halten [Webinar Recap]](data:image/svg+xml;nitro-empty-id=MTY4OToxMDU1-1;base64,PHN2ZyB2aWV3Qm94PSIwIDAgMTQ0MCA0NTAiIHdpZHRoPSIxNDQwIiBoZWlnaHQ9IjQ1MCIgeG1sbnM9Imh0dHA6Ly93d3cudzMub3JnLzIwMDAvc3ZnIj48L3N2Zz4=)
Mitratech und das Clear Law Institute trafen sich zu einer Expertenrunde, um herauszufinden, wie die Unternehmen von heute den sich ändernden gesetzlichen Bestimmungen und HR-Richtlinien einen Schritt voraus sein können.
Arbeitgeber und HR- und Compliance-Fachleute aus allen Branchen nahmen letzten Monat an einem Live-Webinar mit Mitratech und dem Clear Law Institute teil, in dem es um die jüngsten Änderungen von Bundes- und Landesgesetzen ging, die sich auf die Richtlinien auswirken könnten. Am 17. November präsentierte Mitratech's eigener Henry UmneyGeschäftsführer für GRC-Strategie, zusammen mit Michael Johnson, CEO des Clear Law Institute, zu einem Gespräch über die Einhaltung von Vorschriften bei gleichzeitiger Steigerung der Prozesseffizienz. In diesem Blog finden Sie die wichtigsten Erkenntnisse aus der Diskussion, und Sie können auch die vollständige Aufzeichnung hier anhören.
Halten Sie Ihre HR-Richtlinien auf dem neuesten Stand
Wenn es um die Einhaltung von Gesetzen geht, muss man laut Michael Johnson vom Clear Law Institute als Erstes herausfinden, wo Ihre Mitarbeiter tatsächlich leben und arbeiten. Es ist ein weit verbreiteter Irrglaube, dass Sie nur die Gesetze des Staates einhalten müssen, in dem Sie Ihren Hauptsitz haben. Die Wahrheit ist, dass Sie die Gesetze dort einhalten müssen, wo sich alle Ihre Mitarbeiter befinden, und dass Sie alle Änderungen der Richtlinien in den betreffenden Bereichen im Auge behalten müssen. Im Folgenden erläutert Michael die sechs Schritte, um bei der Verwaltung von HR-Richtlinien auf dem Laufenden zu bleiben:
- Identifizieren Sie alle erforderlichen Richtlinien in den Staaten, in denen Sie Mitarbeiter haben (vergessen Sie nicht die Mitarbeiter im Ausland!)
- Entwerfen von Richtlinien und Sicherstellen, dass der Wortlaut der Richtlinien den Vorschriften entspricht
- Überwachen Sie die Gesetzgebung in allen Staaten auf gesetzliche Änderungen
- Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen an Ihren Richtlinien vor, wenn sich die Gesetze ändern.
- Bereitstellung von Richtlinien bei der Einstellung und Sicherstellung der Kenntnisnahme durch die Mitarbeiter
- Jährliche Zertifizierung der Mitarbeiter verlangen
"Man kann viel Zeit damit verbringen, eine Richtlinie zu entwerfen, nur um sie dann zu ändern. Deshalb ist es wichtig, ein System einzurichten, das sicherstellt, dass Sie die Änderungen der Richtlinien in allen Staaten, in denen Sie Mitarbeiter beschäftigen, überwachen. Ein bewährtes Verfahren besteht darin, den Mitarbeitern ein Handbuch auszuhändigen, das sie jedes Jahr bestätigen müssen. - Michael Johnson, CEO des Clear Law Institute
Jüngste Aktualisierungen der Personalpolitik auf Landes- und Bundesebene
Für Arbeitgeber ist es nicht nur eine Herausforderung, die Richtlinien auf dem neuesten Stand zu halten, sondern auch sicherzustellen, dass die Richtlinien, so wie sie verfasst sind, alle erforderlichen Inhalte enthalten, die je nach Bundesland unterschiedlich sein können.
"Einige Staaten haben sehr spezifische Anforderungen an die Richtlinien. Und wenn Sie in einen Rechtsstreit verwickelt werden, wird man als Erstes prüfen, ob Sie alle inhaltlichen Anforderungen und Empfehlungen erfüllen." - Michael Johnson, Geschäftsführer des Clear Law Institute
Einige Beispiele für die auf Bundes- und Landesebene geforderte Personalpolitik sind:
- Sexuelle Belästigung und EEO-Richtlinien (geschützte Merkmale)
- Unterkünfte
- Löhne und Arbeitszeiten (einschließlich Überstunden und Essens- und Ruhepausen)
Zum Beispiel, New York hat kürzlich eine neue Hotline für sexuelle Belästigung am Arbeitsplatz eingerichtet für Unterstützung und Beratung eingerichtet - eine Neuerung, die von den Arbeitgebern verlangt, ihre Richtlinien zu aktualisieren, um diese Ressource aufzunehmen. Washington, D.C. hingegen hat vor kurzem eine Richtlinienaktualisierung verabschiedet, die sich nur auf Arbeitnehmer mit Trinkgeld auswirkt.
Ein weiteres großes Gesprächsthema sind die Urlaubsgesetze. Arbeitgeber müssen sich über die Nuancen der in den einzelnen Staaten vorgeschriebenen Urlaubsregelungen im Klaren sein, einschließlich der Details in Bezug auf Urlaubs- und Krankheitszeiten. Zum Beispiel gibt es neue Trauergesetze in Illinois und Washington für den Fall des Verlusts eines Kindes und für den Elternurlaub. Weitere Fälle, die es im Auge zu behalten gilt, sind:
- Urlaub aus familiären und medizinischen Gründen und staatlich bezahlter FMLA
- Urlaubs- und Krankheitszeiten
- Urlaub für Wähler und Wahlbeamte
- Urlaub bei häuslicher Gewalt
- Urlaub für Opfer und Zeugen von Straftaten
- Urlaub als Geschworener
- Elternurlaub
- Urlaub für Organ-, Knochenmark- und Blutspender
- Schulische Aktivitäten Urlaub
- Militärischer Urlaub
- Urlaub für freiwillige Zivildienstleistende und Notfallhelfer
Technologie zur Steigerung von Effizienz und Compliance in HR-Prozessen
Wie beaufsichtigen und verwalten die Unternehmen heute ihre Richtlinienaktualisierungen? Laut unserer Live-Webinar-Umfrage:
- 60 % der Teilnehmer arbeiten noch mit manuellen Verfahren
- 15% haben Automatisierung eingeführt
Die Zahl der Unternehmen, die Technologien zur Verwaltung von Richtlinienaktualisierungen einsetzen, wird voraussichtlich zunehmen - vor allem angesichts von Remote- und Hybridarbeit.
Wie Michael und Henry erklären, ist die rechtzeitige Weitergabe von Informationen an die richtigen Personen nur die halbe Miete. Die andere Hälfte besteht darin, sicherzustellen, dass Sie das Verständnis der Mitarbeiter für die geänderten Richtlinien überprüfen können und einen umfassenden, zugänglichen Überblick über Ihre Richtlinieninformationen erhalten. Technologie kann dabei helfen, indem sie es ermöglicht, alle Unternehmensrichtlinien und HR-Informationen zu zentralisieren, alle Richtlinien zu speichern und sie in großem Umfang im gesamten Unternehmen zu kommunizieren, um eine sofortige Bestätigung zu erhalten.
Zu den wichtigsten Vorteilen des Einsatzes von Technologie gehören:
- Minderung des operationellen Risikos - Verringerung der Anzahl und der Kosten von Vorfällen, die die Einhaltung von Vorschriften betreffen
- Verbesserung der Widerstandsfähigkeit von Unternehmen - mehr Agilität, Flexibilität und Präzision bei der Richtlinienverwaltung
- Kostenreduzierung - Die erhöhte Transparenz führt zu einer proaktiveren Aufdeckung von Richtlinienverstößen, so dass Sie diese Vorfälle schnell einordnen und darauf reagieren können. um die Kosten der Nichteinhaltung zu reduzieren und gleichzeitig den Markenreputation und Umsatz
- Effizienzsteigerung - Abschaffung der manuellen Überprüfung, Genehmigung und Bescheinigung von Richtlinien und Dokumente während ihres gesamten Lebenszyklus
HR Policy Management - von Anfang bis Ende - mit PolicyHub & Clear Law Institute
Die Sicherstellung, dass die Personalrichtlinien auf dem neuesten Stand sind und Ihr Mitarbeiterhandbuch aktuell und konform ist, stellt für viele Unternehmen eine große Herausforderung dar.
Clear Law Institute und Mitratech's PolicyHub haben sich zusammengetan, um einen Service anzubieten, der die beträchtliche Komplexität der Verwaltung und Kommunikation von HR-Richtlinien und -Verfahren vereinfacht. Durch unsere Partnerschaft bieten Clear Law Institute und Mitratech einen Service aus einer Hand an, mit dem HR- und Compliance-Fachleute ihre gesamten Prozesse für Richtlinien und Handbücher auslagern können - von der Erstellung bis zur Bereitstellung.
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