Evite la saturación tecnológica: Consejos para combatir el "síndrome de una solución de más" en su pila de tecnología jurídica
Todo el mundo te dice que inviertas en tu pila tecnológica, pero eso no significa necesariamente ampliarla...
"Añada esta función", "considere esta capacidad", "es hora de invertir en tecnología"... ¿le suena?
Los empleados se ven cada vez más abrumados por la enorme cantidad de aplicaciones y herramientas digitales diseñadas para resolver problemas y mejorar la productividad. Sin embargo, estudios recientes indican que la proliferación de aplicaciones en el lugar de trabajo está teniendo el efecto contrario, provocando estrés, ineficacia y agotamiento entre los trabajadores.
Y eso incluso a nivel operativo. De hecho, una encuesta reciente realizada por Freshworks reveló que el 54% de los profesionales de TI afirman que su organización paga por software que sus equipos de TI nunca utilizan, y sólo informan del uso de la mitad de las aplicaciones que tienen a su disposición.
Donde se cuela el síndrome de la solución única
A medida que se espera de los equipos que ofrezcan más servicios que nunca, basándose en grandes cantidades de datos para tomar decisiones empresariales inteligentes, a menudo se ven arrastrados por el encanto de las nuevas soluciones puntuales y rápidas.
Son rápidas, fáciles de poner en marcha y resuelven un problema inmediato, pero ¿a largo plazo? No espere que estas soluciones con funciones incompatibles, código personalizado y sin integraciones API sigan el ritmo. De hecho, este enfoque "todo en uno" es a menudo lo que consideramos el principal escollo en la adopción de tecnología jurídica. Y trate de no caer tampoco en una solución casera, que a la larga hará recaer la carga de la integración, la formación y la asistencia al usuario sobre los hombros de su equipo de TI, consumiendo tiempo crítico y afectando al rendimiento del departamento.
Son muchos los que piden invertir en su pila tecnológica para resolver los retos actuales y prepararse para los que se avecinan. Pero con el aumento de la importancia del conjunto de herramientas jurídicas llega el nuevo reto de mantener su pila centrada y ágil. A menudo, las nuevas soluciones puntuales y rápidas atascan los procesos al añadir nuevas capas de código y personalización, cuando se supone que deben reducir el tiempo dedicado a esos mismos procesos.
Los costes reales de la sobrecarga (y una pila tecnológica fragmentada)
Un exceso de aplicaciones puede provocar fatiga y agotamiento. Las soluciones rápidas también contribuyen a la hinchazón tecnológica, que es la expansión de una pila tecnológica que conduce a la ineficacia y al caos en lugar de a la optimización y la automatización. En otras palabras, el "tech bloat" se produce cuando los problemas se resuelven invirtiendo dinero en soluciones que podrían abordarse con las aplicaciones existentes. Buscar siempre "una solución más" puede hacer lo contrario de lo que se necesita.
¿Algunos de los escollos de una pila tecnológica que se expande antes de consolidarse?
- Redundancia: Múltiples herramientas que sirven para funciones que se solapan a menudo conducen al despilfarro de recursos. Por ejemplo, si uno de los objetivos es mejorar la elaboración de informes, debería haber un único lugar donde informar sobre todas las métricas clave, no muchos lugares con información fragmentaria.
- Silos de datos: los sistemas fragmentados aíslan la información, lo que dificulta un análisis exhaustivo.
- Complejidad: La gestión de numerosas herramientas aumenta la complejidad de las operaciones, lo que dificulta que sus empleados sepan a dónde dirigirse, dificulta los movimientos rápidos y requiere más formación.
¿Preparado para evitar la saturación tecnológica de una vez por todas? Evalúe sus necesidades tecnológicas reales.
Reducir el número de aplicaciones puede simplificar los flujos de trabajo y reducir la carga cognitiva. El 94% de los profesionales empresariales prefieren unificar su automatización en una única plataforma en lugar de depender de múltiples sistemas dispares, y el 72% de los CG creen que reducir el número de proveedores de tecnología y servicios permitirá ahorrar costes.
Entonces, ¿qué debe hacer antes de rascarse la picazón de una solución más?
- Cuando oigas: "Necesitamos mejores informes"
Pregúntese: ¿Podemos elaborar informes sobre nuestros gastos en facturación electrónica, gestión de contratos y asesoramiento externo? Antes de añadir nuevas herramientas a su pila tecnológica, asegúrese de que las piezas que gestiona actualmente pueden comunicarse entre sí y ofrecerle una visión completa de sus tendencias. - Cuando escuche "Mejorar el gasto legal"
Si sus análisis no sintetizan la información a través de conjuntos de datos, lo más probable es que no esté mejorando el gasto legal tan estratégicamente como podría. Pero las nuevas herramientas no van a solucionar el problema: para mejorar el gasto legal, necesita una visión de 360 grados de su gasto actual en todas las plataformas. La única forma de conseguirlo es mediante un enfoque integrado de las tecnologías jurídicas. - Cuando le pregunten: "¿Podemos agilizar ese proceso?",habrá llegado el momento de optimizar los flujos de trabajo de sus equipos de operaciones jurídicas. Pero esto no siempre significa añadir más herramientas, sino integrar las que ya tiene. Por ejemplo, no hay motivo para que su plataforma de gestión de asuntos no esté integrada con sus herramientas de comunicación. Debería ser fácil iniciar un asunto desde Microsoft Teams o desde Salesforce, pero no necesariamente añadiendo una nueva herramienta, sino invirtiendo en las que ya tienes.
Cuando esté listo para invertir en su pila tecnológica, fíjese en las herramientas que ya posee y en si pueden elevarse para satisfacer sus necesidades, sin añadir sobrecarga tecnológica. Evalúa tus herramientas actuales y comprueba si pueden integrarse o combinarse.
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