Éviter la surcharge technologique : Conseils pour lutter contre le "syndrome de la solution unique" dans votre pile technologique juridique
Tout le monde vous dit d'investir dans votre pile technologique, mais cela ne signifie pas nécessairement qu'il faille l'étendre...
"Ajouter cette fonction", "considérer cette capacité", "Il est temps d'investir dans votre technologie" - cela vous semble familier ?
Les employés se sentent de plus en plus dépassés par le nombre d'applications et d'outils numériques conçus pour résoudre les problèmes et améliorer la productivité. Des études récentes indiquent cependant que la prolifération des applications sur le lieu de travail a l'effet inverse, entraînant stress, inefficacité et épuisement professionnel chez les travailleurs.
Et ce, même au niveau opérationnel. En fait, une enquête récente de Freshworks a révélé que 54 % des professionnels de l'informatique affirment que leur organisation paie pour des logiciels que leurs équipes informatiques n'utilisent jamais, ne déclarant jamais utiliser que la moitié des applications mises à leur disposition.
Où se glisse le syndrome de la solution unique
Alors qu'on attend des équipes qu'elles fassent plus que jamais, qu'elles s'appuient sur de grandes quantités de données pour prendre des décisions commerciales intelligentes, elles sont souvent attirées par l'attrait de nouvelles solutions ponctuelles et rapides.
Elles sont rapides, faciles à mettre en place et à utiliser, et résolvent un problème immédiat - mais à long terme ? Ne vous attendez pas à ce que ces solutions aux fonctionnalités incompatibles, au code personnalisé et à l'absence d'intégrations API puissent suivre. En fait, cette approche unique est souvent ce que nous considérons comme l'un des principaux pièges de l'adoption des technologies juridiques. Ne tombez pas non plus dans le piège d'une solution maison, qui finira par faire peser le fardeau de l'intégration, de la formation et de l'assistance aux utilisateurs sur les épaules de votre équipe informatique, ce qui lui fera perdre un temps précieux et aura un impact sur les performances de votre service.
De nombreux appels sont lancés pour que les entreprises investissent dans leurs technologies afin de relever les défis actuels et de se préparer à ceux qui se profilent à l'horizon. Mais l'importance accrue des outils juridiques s'accompagne d'un nouveau défi, celui de maintenir la concentration et l'agilité de l'ensemble des technologies. Souvent, les nouvelles solutions ponctuelles et rapides encombrent vos processus en ajoutant de nouvelles couches de code et de personnalisation, alors qu'elles sont censées réduire le temps que vous consacrez à ces mêmes processus.
Les coûts réels du gonflement (et d'une pile technologique fragmentée)
Une surabondance d'applications peut conduire à la fatigue et à l'épuisement. Les solutions rapides contribuent également à l'hypertrophie technologique, c'est-à-dire à l'expansion d'une pile technologique qui conduit à l'inefficacité et au chaos plutôt qu'à l'optimisation et à l'automatisation. En d'autres termes, l'hypertrophie technologique se produit lorsque les problèmes sont résolus en investissant de l'argent dans des solutions qui pourraient être mises en œuvre avec les applications existantes. Le fait de toujours chercher "une solution de plus" peut aller à l'encontre de ce qui est nécessaire.
Quelques-uns des pièges d'une pile technologique qui s'étend avant de se consolider ?
- Redondance : Les outils multiples dont les fonctions se chevauchent entraînent souvent un gaspillage de ressources. Par exemple, si l'un des objectifs est d'améliorer les rapports, il devrait y avoir un seul endroit pour rendre compte de toutes les mesures clés - et non plusieurs endroits avec des informations fragmentaires.
- Silos de données : les systèmes fragmentés isolent les informations, ce qui rend difficile une analyse globale.
- Complexité : La gestion de nombreux outils augmente la complexité des opérations, ce qui fait qu'il est plus difficile pour vos employés de savoir où aller, qu'il est difficile de se déplacer rapidement et qu'il faut davantage de formation.
Prêt à éviter la surcharge technologique une fois pour toutes ? Évaluez vos besoins technologiques réels.
La réduction du nombre d'applications peut simplifier les flux de travail et réduire la charge cognitive. 94 % des professionnels des entreprises préfèrent unifier leur automatisation au sein d'une plateforme unique plutôt que de s'appuyer sur plusieurs systèmes disparates, et 72 % des chefs d'entreprise estiment que la réduction du nombre de fournisseurs de technologies et de services permettra de réaliser des économies.
Que devez-vous faire avant de vous lancer dans la recherche d'une solution supplémentaire ?
- Lorsque vous entendez "Nous avons besoin de meilleurs rapports"
posez-vous la question : Pouvons-nous établir des rapports sur la facturation électronique, la gestion des contrats et les dépenses des avocats externes ? Avant d'ajouter de nouveaux outils à votre pile technologique, assurez-vous que les éléments que vous gérez actuellement peuvent communiquer entre eux et vous donner une vue d'ensemble de vos tendances. - Lorsque vous entendez "Améliorer les dépenses juridiques"
Si vos analyses ne synthétisent pas l'information à travers des ensembles de données, il y a de fortes chances que vous n'amélioriez pas les dépenses juridiques de manière aussi stratégique que vous le pourriez. Mais les nouveaux outils ne vont pas résoudre le problème : pour améliorer les dépenses juridiques, vous avez besoin d'une vue à 360 degrés de vos dépenses actuelles sur toutes les plateformes. Le seul moyen d'y parvenir est d'adopter une approche intégrée de vos technologies juridiques. - Lorsque vous entendez "Pouvons-nous accélérer ce processus ?",il est temps d'optimiser les flux de travail au sein de vos équipes d'opérations juridiques. Mais cela ne signifie pas toujours qu'il faille ajouter de nouveaux outils - cela signifie souvent qu'il faut intégrer ceux que vous possédez déjà. Par exemple, il n'y a aucune raison pour que votre plateforme de gestion des dossiers ne soit pas intégrée à vos outils de communication. Il devrait être facile de démarrer une affaire à partir de Microsoft Teams ou de Salesforce - mais pas nécessairement en ajoutant un nouvel outil, plutôt en investissant dans ceux que vous possédez déjà.
Lorsque vous êtes prêt à investir dans votre pile technologique, examinez les outils que vous possédez déjà et voyez s'ils peuvent être améliorés pour répondre à vos besoins - sans alourdir la technologie. Évaluez vos outils existants et voyez s'ils peuvent être intégrés ou combinés.
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