¿Por qué automatizar los procesos jurídicos? Para empezar, la mayoría de nosotros hemos formado parte de una organización en la que las instrucciones de un proceso crítico existían únicamente en la cabeza de una única parte interesada.
¿Seguridad laboral para la persona que conocía el proceso? Posiblemente. ¿Una enorme vulnerabilidad para la organización? Definitivamente. ¿Y qué ocurrió cuando esa persona inevitablemente abandonó la organización? Probablemente, el caos.
Si trabajas en el departamento jurídico, es probable que la experiencia te haya hecho pensar: No dejemos que nuestros procesos jurídicos dependan nunca más de la presencia de un único punto de fallo. Tal vez te inspiró un gran impulso para la documentación, y tal vez la creación de una brillante diapositiva de PowerPoint.
Pero por muy bien documentado que esté ese proceso jurídico operativo y por mucha gente que lo "conozca", sigue estando sujeto a..:
- Error humano
- Horas manuales que consumen mucho tiempo
- Redundancia de esfuerzos
- Incapacidad de ampliación
Así que eliminemos por completo la posibilidad de que un solo eslabón rompa toda la cadena y convirtámonos en una organización con visión de futuro y preparada para laautomatización del flujo de trabajo.
La automatización de los procesos jurídicos garantiza que la información correcta llegue a las personas adecuadas de forma rápida y eficaz. A menudo reduce el tiempo dedicado a los procesos legales a más de la mitad (¡a menudo mucho más!), y debería eliminar las conjeturas de cualquier proceso de aprobación.
Por el camino, la tecnología adecuada identificará los problemas de cumplimiento, reducirá las redundancias y los errores humanos, se integrará perfectamente con las herramientas existentes y puede que incluso le ayude a dormir un poco mejor por la noche.
Todo lo que necesita es la solución adecuada para empezar. Estas son algunas de las características clave que debe tener en cuenta a la hora de buscar la tecnología adecuada para digitalizar los procesos jurídicos.
La solución de automatización de procesos jurídicos adecuada es sólida
A diferencia de su software de gestión de asuntos, que es un punto de partida y un punto final para todos sus asuntos, su software de automatización de flujos de trabajo se centra en el viaje. Cuando los procesos jurídicos se vuelven confusos, corren el riesgo de incumplir la normativa o simplemente resultan molestos, automatizarlos es la mejor manera de acabar con el desorden y agilizar los esfuerzos de colaboración de su departamento.
Una solución sólida de automatización de procesos jurídicos tiene un gran alcance. Cualquier proceso, ya sea en el departamento jurídico o meramente relacionado con él, puede beneficiarse de ella. En el ámbito jurídico, tiene sentido empezar por los grandes puntos conflictivos, como los acuerdos de confidencialidad y las declaraciones de conflictos de intereses, pero muy pronto se hará evidente que cualquier tarea manual y repetitiva puede automatizarse con la plataforma adecuada.
Facilidad de uso:
Asegúrese de que las plataformas están diseñadas para el autoservicio. Puede un usuario diseñar y publicar flujos de trabajo para cualquier proceso legal sin necesidad de código, TI o la participación de un desarrollador?
Adaptabilidad interfuncional:
Su herramienta debe ser el centro que aglutine los procesos de múltiples funciones y departamentos. Ha encontrado una herramienta de automatización de procesos SaaS que los unifique todos?
Flexibilidad y escalabilidad:
Sus procesos cambian rápidamente, por lo que su tecnología también debe hacerlo. ¿Permiten sus procesos legales que los usuarios asuman una metodología ágil? ¿Permiten un diseño y una implementación iterativos? ¿Pueden ampliarse rápidamente para satisfacer demandas repentinas?
Integraciones completas:
Si su plataforma de automatización del flujo de trabajo empresarial no puede integrarse sin problemas con cualquier cosa que tenga una API, deslícese hacia la izquierda. Los departamentos jurídicos trabajan cada vez más en toda la empresa, en diferentes procesos y sistemas: necesita poder configurar integraciones personalizadas o integrarse sin problemas con las principales aplicaciones de software, incluido un sólido conjunto de API REST avanzadas e integraciones eSign.
Informes y análisis:
Si su plataforma de flujo de trabajo empresarial no informa sobre los procesos jurídicos (o no jurídicos) que pretende hacer más eficientes, es muy posible que genere aún más trabajo. Se necesita una herramienta que facilite el acceso a los informes en diversos formatos y que ofrezca visibilidad y transparencia en toda la organización con un solo clic.
Automatice el primer trimestre para agilizar el segundo
Nuestra vida laboral moderna está plagada de tareas y procesos monótonos. A menudo, estos procedimientos no solo son aburridos y están mal diseñados, sino que además restan recursos a las necesidades más acuciantes de nuestras organizaciones.
Imagine que pudiera recuperar 520 horas de productividad al año, por empleado, de tareas repetitivas. Un estudio anterior a la pandemia reveló que los empleados estadounidenses dedicaban tanto tiempo a tareas que podrían automatizarse, lo que suma una pérdida colectiva de 1,8 billones de dólares anuales. El "dolor de lo mundano" es aún más agudo cuando se trata de hacer perder el tiempo a profesionales del Derecho bien remunerados.
Y no, no se trata de automatizar tu trabajo o el de tu equipo. Por el contrario, se trata de abordar los procesos repetitivos y propensos a errores que ocupan nuestro limitado espacio mental, y de redirigir esa capacidad intelectual recién liberada hacia ideas novedosas y retos dignos de atención humana que creen más valor para la empresa.
La verdadera pregunta es: ¿qué vas a hacer con todas esas horas que te sobran?
