Pourquoi automatiser les processus juridiques ? D'une part, la plupart d'entre nous ont déjà fait partie d'une organisation où les instructions relatives à un processus critique n'existaient que dans la tête d'une seule partie prenante.
Sécurité de l'emploi pour la personne qui connaissait le processus ? Probablement. Une grande vulnérabilité pour l'organisation ? Absolument. Et que se passe-t-il lorsque cette personne quitte inévitablement l'organisation ? Le chaos, probablement.
Si vous travaillez dans un service juridique, cette expérience vous a probablement fait réfléchir : Ne laissons plus jamais nos processus juridiques dépendre de la présence d'un seul point de défaillance. Cela vous a peut-être incité à pousser plus loin la documentation, voire à créer une brillante diapositive PowerPoint.
Mais quelle que soit la qualité de la documentation relative à ce processus juridique opérationnel, et quel que soit le nombre de personnes qui "connaissent" ce processus, il est toujours sujet à caution :
- Erreur humaine
- Des heures de travail manuel et fastidieux
- Redondance des efforts
- L'incapacité de changer d'échelle
Il s'agit donc d'écarter complètement la possibilité qu'un seul maillon vienne rompre toute la chaîne et d'évoluer vers une organisation tournée vers l'avenir et prête àautomatiser le flux de travail.
L'automatisation des processus juridiques permet de fournir les bonnes informations aux bonnes personnes, rapidement et efficacement. Elle permet souvent de réduire de plus de la moitié (voire beaucoup plus !) le temps consacré aux processus juridiques et d'éliminer la part d'incertitude dans tout processus d'approbation.
En cours de route, la bonne technologie permettra d'identifier les problèmes de conformité, de réduire les redondances et les erreurs humaines, de s'intégrer de manière transparente aux outils existants, et peut-être même de vous aider à dormir un peu mieux la nuit.
Tout ce dont vous avez besoin, c'est de la bonne solution pour commencer. Voici quelques caractéristiques clés à prendre en compte dans votre recherche du bon outil technologique pour numériser les processus juridiques.
La bonne solution d'automatisation des processus juridiques est robuste
Contrairement à votre logiciel de gestion des dossiers, qui est un point de départ et un point d'arrivée pour tous vos dossiers, votre logiciel d'automatisation du flux de travail est axé sur le voyage. Lorsque les processus juridiques s'embrouillent, qu'ils risquent de ne pas être conformes ou qu'ils sont tout simplement exaspérants, leur automatisation est le meilleur moyen de les désencombrer et de rationaliser les efforts de collaboration de votre département.
Une solution robuste d'automatisation des processus juridiques a une grande portée. Tout processus, qu'il se déroule au sein du service juridique ou qu'il le touche simplement, peut en bénéficier. Dans le domaine juridique, il est logique de commencer par les points les plus douloureux, comme les accords de confidentialité et les déclarations de conflits d'intérêts, mais il apparaîtra rapidement que toute tâche manuelle et répétitive peut être automatisée avec la bonne plateforme.
Facilité d'utilisation :
Assurez-vous que vous recherchez des plateformes conçues pour le libre-service. Un utilisateur peut-il concevoir et publier des flux de travail pour n'importe quel processus juridique sans aucune intervention du code, du service informatique ou d'un développeur ?
Adaptabilité interfonctionnelle :
Votre outil doit être la plaque tournante qui rassemble les processus de plusieurs fonctions et départements. Avez-vous trouvé un outil SaaS d'automatisation des processus qui les réunisse tous ?
Flexibilité et évolutivité :
Vos processus évoluent rapidement, votre technologie doit donc en faire autant. Vos processus juridiques permettent-ils aux utilisateurs d'adopter une méthodologie agile ? Permettent-ils une conception et une mise en œuvre itératives ? Peuvent-ils évoluer rapidement pour répondre à des demandes soudaines ?
Intégrations complètes :
Si votre plateforme d'automatisation du flux de travail ne peut pas s'intégrer de manière transparente à tout ce qui possède une API, tournez à gauche. Les services juridiques travaillent de plus en plus dans l'ensemble de l'entreprise, au sein de différents processus et systèmes : vous devez être en mesure de configurer des intégrations personnalisées ou de vous intégrer en douceur avec les principales applications logicielles, y compris un ensemble robuste d'API REST avancées et d'intégrations eSign.
Rapports et analyses :
Si votre plateforme de workflow d'entreprise ne fournit pas de rapports sur les processus juridiques (ou non juridiques) qu'elle prétend rendre plus efficaces, elle risque fort d'entraîner encore plus de travail. Vous avez besoin d'un outil qui vous permette d'accéder facilement à des rapports dans différents formats, offrant ainsi une visibilité et une transparence d'un seul clic dans l'ensemble de votre organisation.
Automatiser au premier trimestre pour mieux rationaliser le deuxième trimestre
Notre vie professionnelle moderne est parsemée de tâches et de processus monotones. Souvent, ces procédures sont non seulement ennuyeuses et mal conçues, mais elles détournent également les ressources des besoins les plus urgents de nos organisations.
Imaginez que vous puissiez récupérer 520 heures de productivité par an et par employé pour des tâches répétitives. Une étude réalisée avant la pandémie a révélé que les employés américains consacraient autant de temps à des tâches qui pourraient être automatisées, ce qui représente une perte collective de 1,8 billion de dollars par an. La "douleur de la banalité" est encore plus aiguë lorsqu'il s'agit de gaspiller le temps de professionnels du droit bien rémunérés.
Et non, il ne s'agit pas d'automatiser votre travail ou celui de votre équipe. Il s'agit plutôt de s'attaquer aux processus répétitifs et sujets aux erreurs qui occupent notre espace mental limité, et de réorienter cette matière grise nouvellement libérée vers des idées novatrices et des défis dignes de l'homme qui créent plus de valeur pour l'entreprise.
La vraie question est la suivante : qu'allez-vous faire de toutes ces heures supplémentaires qui traînent ?
