Cuando concebimos HotDocs Cloud Services, una plataforma de generación de documentos como servicio (DGPaaS), en otoño de 2010, la idea era permitir a los desarrolladores webde terceros que se dirigen a nichos de mercado específicos ofrecer entrevistas HotDocs complejas basadas en la nube de forma autónoma dentro de sus propias aplicaciones. Era una estrategia que se anticipaba a la fragmentación de los grandes mercados dominados por plataformas en mercados basados en aplicaciones: la economía de la larga cola de Chris Anderson en acción.
En un reciente artículo publicado en IAACM (International Association for Contract and Commercial Management), Ron MacInnis, empresario y luminaria de la generación de documentos desde hace mucho tiempo, describe una encarnación de esa visión temprana de HotDocs, una aplicación llamada Document Agility, diseñada específicamente para organizaciones que generan contratos complejos de forma repetitiva.
Document Agility, basada en la plataforma HotDocs Cloud Services, impone orden en la parte más complicada de la generación de contratos en los complejos entornos de trabajo actuales: recopilar datos de varias partes y grupos dispares de una organización e incorporarlos al contrato sin que se corrompan por el camino. MacInnis señala específicamente el correo electrónico y las hojas de cálculo como principales responsables de la corrupción y la inexactitud de los datos, dado el número de veces que hay que teclearlos y transferirlos de un medio a otro.
Document Agility se basa en un concepto único que MacInnis denomina generación colaborativa de documentos, un enfoque tecnológico para entregar las secciones de la entrevista HotDocs necesarias para generar el contrato directamente a las personas o grupos propietarios de los datos en cuestión. Los datos pueden escribirse en estas secciones individuales de una entrevista a partir de almacenes de datos existentes (cuando existan) o pueden teclearse de una sola vez y validarse por el camino mediante reglas de negocio incorporadas a la entrevista HotDocs. Document Agility proporciona gestión de derechos y un sistema de aprobación de los datos antes de que se incorporen a un contrato. Se trata de un planteamiento ingenioso que supone una mejora con respecto a los sistemas convencionales de gestión de contratos que, si se ocupan de la generación de contratos, suelen emplear algún tipo de biblioteca de cláusulas.
El enfoque de flujo de trabajo de Document Agility para la generación colaborativa de contratos es único y aplicable a casi cualquier organización que genere contratos complejos de forma repetitiva. Bancos, aseguradoras, bufetes de abogados y organismos públicos, por nombrar solo algunos, deberían tomar nota de esta nueva solución de generación de contratos basada en la nube, que sin duda agilizará y hará más seguro el proceso de contratación.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
