Als wir im Herbst 2010 HotDocs Cloud Services, eine Document Generation Platform as a Service (DGPaaS), entwickelten, war die Idee, Webentwicklernvon Drittanbietern, die auf bestimmte Nischenmärkte abzielen, die Möglichkeit zu geben, komplexe, cloudbasierte HotDocs-Interviews innerhalb ihrer eigenen Anwendungen bereitzustellen. Diese Strategie war eine Vorwegnahme der Fragmentierung großer, plattformdominierter Märkte in app-basierte Märkte - Chris Andersons Long-Tail-Ökonomie in Aktion.
In einem kürzlich in der IAACM (International Association for Contract and Commercial Management) veröffentlichten Artikel beschreibt Ron MacInnis, eine langjährige Koryphäe auf dem Gebiet der Dokumentenerstellung und Unternehmer, eine Verkörperung dieser frühen HotDocs-Vision, eine Anwendung namens Document Agility, die speziell für Unternehmen entwickelt wurde, die komplexe Verträge auf einer wiederkehrenden Basis erstellen.
Document Agility, das auf der HotDocs Cloud Services-Plattform aufbaut, bringt Ordnung in den chaotischsten Teil der Vertragserstellung in den komplexen Arbeitsumgebungen von heute - das Sammeln von Daten von mehreren Parteien und unterschiedlichen Gruppen innerhalb eines Unternehmens und das Einbringen der Daten in den Vertrag, ohne dass sie auf dem Weg dorthin beschädigt werden. MacInnis verweist insbesondere auf E-Mails und Tabellenkalkulationen als Hauptverursacher von Datenverfälschungen und Ungenauigkeiten, da die Daten immer wieder eingegeben und von einem Medium zum anderen übertragen werden müssen.
Document Agility basiert auf einem einzigartigen Konzept, das MacInnis als kollaborative Dokumentenerstellung bezeichnet. Dabei handelt es sich um einen technologischen Ansatz, bei dem Abschnitte des HotDocs-Interviews, die für die Erstellung des Vertrags erforderlich sind, direkt an die Personen oder Gruppen übermittelt werden, die über die betreffenden Daten verfügen. Die Daten können aus bestehenden Datenspeichern (sofern vorhanden) in diese einzelnen Abschnitte eines Interviews geschrieben werden, oder sie können einmalig eingegeben und auf dem Weg durch in das HotDocs-Interview integrierte Geschäftsregeln validiert werden. Document Agility bietet eine Rechteverwaltung und ein Genehmigungssystem für Daten, bevor sie in einen Vertrag aufgenommen werden. Das ist ein genialer Ansatz, der den herkömmlichen Vertragsverwaltungssystemen, die, wenn sie sich überhaupt mit der Vertragserstellung befassen, dazu neigen, eine Art von Klauselbibliothek zu verwenden, den Rang abläuft.
Der Workflow-Ansatz von Document Agility für die kollaborative Vertragserstellung ist einzigartig und für nahezu jedes Unternehmen geeignet, das regelmäßig komplexe Verträge erstellt. Banken, Versicherungen, Anwaltskanzleien und Behörden, um nur einige zu nennen, sollten diese neue Cloud-basierte Lösung zur Vertragserstellung zur Kenntnis nehmen, die den Vertragsprozess sowohl schneller als auch sicherer machen wird.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
