Uso de archivos de respuesta en el software de generación de documentos
Cuando compré mi primera casa, algo que nunca olvidaré es el tiempo que tardó el constructor en generar los documentos necesarios. Mi esposa tarda entre 30 y 40 minutos solo en elegir qué tipo de champú comprar en el supermercado, pero decidió el terreno, la casa, el suelo, los armarios y la pintura de nuestra nueva casa en menos tiempo del que tardó en rellenar los documentos con el constructor. Si el constructor hubiera utilizado el software de generación de documentos HotDocs, podría haber pasado por su oficina después del trabajo para completar el papeleo y luego haber llegado a casa a tiempo para cenar y ver el partido de fútbol.
HotDocs tiene muchas funciones que pueden acelerar el proceso de generación de documentos. La primera función de la que voy a hablar se llama archivo de respuestas. Un archivo de respuestas es la forma en que HotDocs almacena los datos de los clientes.
Una vez que decidimos comprar la casa, el constructor nos pidió que nos reuniéramos con él en una casa modelo para rellenar algunos documentos. El proceso fue agotador y nos llevó horas, incluso con un agente de ventas que nos indicaba qué secciones debíamos completar y cuáles podíamos omitir. Tardamos tanto que empecé a sentirme mareada y aturdida porque llevaba un rato sin comer. Estoy convencida de que debería existir algún código moral que estableciera que, si se retiene a un cliente en una habitación durante más de dos comidas, es obligatorio ofrecerle una bebida y algo para picar. Por suerte, al final del proceso me dieron una limonada bien fría (que agradecí mucho), pero cuando por fin terminamos, el agente de ventas nos invitó amablemente a visitar la oficina de préstamos al día siguiente para rellenar más papeleo. Me quedé atónita y, en mi sorpresa, tiré la limonada de la mesa, empapando al pobre agente de ventas.
Al día siguiente repetimos el mismo proceso con el agente de préstamos. Diría que el 90 % de la información era exactamente la misma que había rellenado el día anterior. Cuando se utiliza el software HotDocs para generar un documento, aparece un mensaje automático para guardar los datos en un archivo de respuestas. Este archivo de respuestas se puede reutilizar para generar un documento tras otro.
Básicamente, al comprar mi casa, podría haber introducido mis datos una sola vez en el contrato de compraventa, utilizando el software HotDocs. Los datos se habrían guardado en archivos de respuesta, que luego se podrían haber utilizado para generar el contrato de préstamo, el informe de titularidad, la escritura y cualquier otro documento necesario. Eso nos habría ahorrado mucho tiempo al constructor y a mí. Pero, por el contrario, no habría podido beber 128 onzas de limonada Minute Maid.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
