Utilisation des fichiers de réponses dans un logiciel de génération de documents
Lorsque j'ai acheté ma première maison, je n'oublierai jamais le temps qu'il a fallu au constructeur pour établir les documents nécessaires. Ma femme prend 30 à 40 minutes pour choisir le type de shampoing qu'elle va acheter à l'épicerie, mais elle a choisi le terrain, la maison, le revêtement de sol, les placards et la peinture de notre nouvelle maison en moins de temps qu'il n'en a fallu pour remplir les documents avec le constructeur de maisons. Si le constructeur avait utilisé le logiciel de génération de documents HotDocs, j'aurais pu passer à son bureau après le travail pour remplir les documents, puis rentrer à la maison à temps pour dîner et jouer au football.
HotDocs possède de nombreuses fonctionnalités qui peuvent accélérer le processus de génération de documents. La première fonction dont je parlerai s'appelle un fichier de réponse. Un fichier de réponse est la façon dont HotDocs stocke les données des clients.
Une fois que nous avons décidé d'acheter la maison, le constructeur nous a demandé de le rencontrer dans une maison modèle afin de remplir certains documents. La procédure était épuisante et a duré des heures, même si un agent de vente nous indiquait les sections que nous devions remplir et celles que nous pouvions ignorer. Cela a pris tellement de temps que j'ai commencé à me sentir étourdie et à avoir des vertiges parce que je n'avais pas mangé depuis un certain temps. Je suis convaincue qu'il devrait y avoir un code moral qui stipule que si vous gardez un client dans une pièce pendant plus de deux repas, vous êtes tenu de lui donner une boisson et des en-cas. Heureusement, on m'a offert une limonade glacée vers la fin du processus (ce qui a été très apprécié), mais lorsque nous avons enfin terminé, l'agent commercial nous a poliment invités à nous rendre au bureau des prêts le lendemain pour remplir d'autres documents ! J'étais sidérée et, sous le choc, j'ai renversé ma limonade de la table, arrosant le pauvre agent de vente.
Le lendemain, nous avons répété le même processus avec l'agent de crédit. Je dirais que 90 % des informations étaient exactement les mêmes que celles que j'avais remplies la veille. Lorsque vous utilisez le logiciel HotDocs pour générer un document, vous êtes automatiquement invité à enregistrer les données dans un fichier de réponse. Ce fichier de réponses peut ensuite être réutilisé pour générer un document après l'autre.
En fait, lorsque j'ai acheté ma maison, j'aurais pu saisir mes informations une seule fois dans le contrat de vente, à l'aide du logiciel HotDocs. Les données auraient été sauvegardées dans des fichiers de réponse, qui auraient ensuite pu être utilisés pour générer le contrat de prêt, le rapport de titre, l'acte de propriété et tout ce qui était nécessaire. Cela aurait permis au constructeur de maisons et à moi-même de gagner beaucoup de temps. En revanche, je n'aurais pas pu boire 128 onces de Minute Maid Lemonade.
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
