Hoy en día, el descubrimiento se mueve a una velocidad diferente. Los equipos jurídicos actuales no solo tienen que lidiar con fuentes de datos cada vez más amplias, asuntos que cambian rápidamente y expectativas cada vez mayores en cuanto a rapidez y defendibilidad, sino que a menudo lo hacen con herramientas que no fueron diseñadas para funcionar juntas.
Por eso Mitratech y CloudNine se han asociado para aportar un nuevo nivel de simplicidad y conexión al Modelo de Referencia de Descubrimiento Electrónico (EDRM). Al integrar la solución Mitratech Legal Hold con CloudNine Review, las organizaciones ahora pueden pasar de la retención legal al procesamiento, la revisión y la producción en un único flujo de trabajo automatizado y sin fisuras, lo que elimina los traspasos manuales, reduce los costes y acelera todo el ciclo de vida del eDiscovery.
Lo primero es lo primero: ¿qué es el EDRM?
El Modelo de Referencia para el Descubrimiento Electrónico (EDRM) es el marco estándar del sector que describe cómo las organizaciones gestionan la información almacenada electrónicamente (ESI) durante litigios o investigaciones. Abarca todas las fases, desde la gobernanza y la identificación de la información hasta su conservación, recopilación, procesamiento, revisión, análisis, producción y, finalmente, presentación. En esencia, el EDRM garantiza que los equipos jurídicos puedan manejar los datos de forma defendible y repetible a lo largo de todo el ciclo de vida de un asunto.
Por qué el EDRM falla en la mayoría de los departamentos jurídicos
Aunque el EDRM está bien establecido, la mayoría de los departamentos jurídicos siguen gestionándolo mediante herramientas inconexas y procesos manuales. La retención legal se gestiona en un sistema. Los datos de los custodios se registran en hojas de cálculo. La revisión se lleva a cabo en otra plataforma completamente diferente. Esta fragmentación provoca lagunas en la conservación, flujos de trabajo inconsistentes, problemas con la cadena de custodia, duplicación de esfuerzos, retrasos innecesarios y mayores costes de eDiscovery. ¿Y cuáles son las dos etapas más propensas a fallos? La conservación (retención legal) y las etapas posteriores, como el procesamiento, la revisión y la producción. La verdadera transformación se produce al conectar estas etapas.
Cómo Mitratech + CloudNine crean un ciclo de vida EDRM conectado
La integración entre Mitratech LegalHold y CloudNine Review aporta estructura, automatización y defendibilidad a todo el EDRM. Los datos custodiados pasan directamente de la conservación a la revisión sin intervención manual. Los equipos jurídicos obtienen un flujo de trabajo único y completo que garantiza la coherencia, la precisión y la trazabilidad en todos los asuntos.
Mejora del flujo de trabajo EDRM de un vistazo
Este enfoque integrado refuerza el EDRM al automatizar los procesos de retención legal, estandarizar la gestión de custodios, eliminar los traspasos manuales, acelerar la revisión y el análisis, mantener registros de auditoría completos y reducir la complejidad y el coste generales del descubrimiento.
Etapa por etapa: cómo la integración moderniza cada parte del EDRM
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Conservación: gestión de retención legal más sólida y automatizada
Mitratech LegalHold refuerza la fase de conservación con avisos automatizados, acuses de recibo, recordatorios periódicos, escalamientos, seguimiento del cumplimiento y registros de auditoría completos. El resultado es una actividad de conservación coherente y defendible que resiste cualquier escrutinio.
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Gestión de custodios: transferencia automática para revisión
En lugar de depender de hojas de cálculo o cadenas de correos electrónicos, los perfiles de los custodios, el estado de los acuses de recibo, la actividad de retención y los requisitos de conservación se transfieren automáticamente de LegalHold a CloudNine Review. Esto elimina una importante fuente de riesgo y ayuda a mantener una cadena de custodia ininterrumpida.
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Procesamiento: ingesta de datos más rápida y limpia
CloudNine Review acelera la fase de procesamiento con una ingesta limpia, deduplicación, normalización de metadatos, indexación y filtrado. Dado que los custodios fluyen directamente desde LegalHold, los equipos de revisión comienzan siempre con datos precisos y listos para procesar.
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Revisión y análisis: información más rápida y mayor precisión
CloudNine mejora la revisión con espacios de trabajo seguros, búsqueda avanzada, etiquetado y codificación, análisis y operaciones por lotes. Con los datos estructurados que fluyen desde LegalHold, los equipos pueden centrarse en análisis significativos en lugar de en tareas administrativas de limpieza.
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Producción: resultados defendibles en todo momento
Desde archivos de carga hasta informes exportables y documentación verificada de la cadena de custodia, CloudNine garantiza que cada producción sea coherente y defendible, independientemente del volumen o la complejidad.
Por qué es importante ahora un flujo de trabajo EDRM conectado
Los volúmenes de datos actuales, los plazos de los casos y las expectativas normativas no dejan margen para procesos desconectados. Un flujo de trabajo EDRM conectado ayuda a los departamentos jurídicos a mantener la defendibilidad, acelerar la revisión, reducir la repetición del trabajo, disminuir el coste total del eDiscovery, reforzar la colaboración entre los departamentos jurídico y de TI, y prepararse para un panorama de cumplimiento normativo cada vez más complejo. En pocas palabras, los equipos jurídicos modernos necesitan flujos de trabajo integrados, no un mosaico de herramientas.
¿Quién se beneficia de un ciclo de vida EDRM modernizado?
Esta solución combinada es ideal para equipos jurídicos corporativos, responsables de operaciones jurídicas, grupos de apoyo en litigios y descubrimiento electrónico, equipos de cumplimiento normativo e investigaciones, y organizaciones que gestionan descubrimientos recurrentes o a gran escala. Estos equipos observan mejoras inmediatas en velocidad, precisión, eficiencia y defendibilidad en todo el EDRM.
Conclusión: un camino más seguro y conectado a través del EDRM
Un flujo de trabajo EDRM unificado reduce el riesgo, agiliza la revisión y ayuda a los equipos a mantener la defendibilidad desde el momento en que se emite una retención hasta la producción final. La integración de Mitratech + CloudNine elimina los traspasos manuales, refuerza la cadena de custodia y ofrece un ciclo de vida de descubrimiento moderno y totalmente conectado para los equipos jurídicos que necesitan tanto eficiencia como confianza a gran escala.
Resumen de preguntas frecuentes: EDRM + Mitratech + CloudNine
¿Qué es el Modelo de Referencia de Descubrimiento Electrónico?
Un marco estandarizado que describe las nueve etapas del descubrimiento electrónico, desde la gobernanza de la información hasta la producción y presentación.
¿Qué etapas del EDRM mejora la integración?
Preservación, procesamiento, revisión, análisis y producción.
¿Cómo mejora esta integración la capacidad de defensa?
La conservación coherente, los flujos de trabajo estructurados y los registros de auditoría unificados reducen el riesgo de errores y sanciones.
¿Reduce los costes del eDiscovery?
Sí, al eliminar los pasos manuales, reducir el reprocesamiento y acelerar la revisión.
¿Quién se beneficia más de este flujo de trabajo EDRM conectado?
Equipos jurídicos corporativos, de operaciones jurídicas, de cumplimiento normativo y de eDiscovery que gestionan trabajos de descubrimiento de gran volumen o recurrentes.
Acerca de Mitratech
Mitratech es un socio global de probada eficacia para equipos jurídicos, de riesgos, de cumplimiento normativo y de recursos humanos que buscan maximizar la productividad, controlar los costes y mitigar los riesgos. Con más de [X 000] organizaciones en todo el mundo, la plataforma integrada de Mitratech reúne las mejores soluciones de su clase, desde la gestión de asuntos jurídicos y la retención legal hasta el cumplimiento normativo en materia de recursos humanos y la gobernanza de riesgos, lo que permite a los equipos conectar datos, impulsar el cumplimiento normativo y escalar con confianza.
Más información en www.mitratech.com
Acerca de CloudNine
CloudNine es una empresa líder en innovación en el ámbito del eDiscovery y la tecnología jurídica, que ofrece soluciones tanto locales como SaaS que simplifican el descubrimiento de datos tradicionales y modernos. Como pionera detrás de la galardonada plataforma de revisión eDiscovery, diseñada específicamente para dar soporte a documentos tradicionales junto con tipos de datos emergentes, como mensajes de texto, chats y plataformas de colaboración, CloudNine permite a los profesionales del ámbito jurídico, informático y empresarial gestionar litigios, investigaciones y cumplimiento normativo con mayor rapidez y precisión.
La suite de productos de CloudNine incluye CloudNine LAW para el procesamiento, CloudNine Concordance para la revisión in situ y CloudNine Review, la plataforma SaaS de autoservicio (que pronto estará disponible in situ) que ofrece capacidades completas tanto para datos tradicionales como modernos. La empresa también ofrece un equipo de servicios profesionales y asistencia con sede en EE. UU. que ayuda a los clientes a automatizar y optimizar los flujos de trabajo en todo el ciclo de vida del eDiscovery, desde la recopilación y el procesamiento de datos hasta la revisión y la producción.
Reconocida como la mejor tecnología emergente (sin IA) en los premios LegalWeek Leaders in Tech Law Awards 2024, CloudNine sigue avanzando en la gestión y revisión modernas de datos para empresas, bufetes de abogados y organismos gubernamentales.
Más información en cloudnine.com.
