Aujourd'hui, la découverte évolue à un rythme différent. Les équipes juridiques doivent non seulement jongler avec des sources de données tentaculaires, des dossiers qui évoluent rapidement et des attentes croissantes en matière de rapidité et de défendabilité, mais elles doivent souvent le faire avec des outils qui n'ont pas été conçus pour fonctionner ensemble.
C'est pourquoi Mitratech et CloudNine se sont associés pour apporter un nouveau niveau de simplicité et de connexion au modèle de référence en matière de découverte électronique (EDRM). En intégrant la solution Mitratech Legal Hold à CloudNine Review, les organisations peuvent désormais passer de la conservation légale au traitement, à l'examen et à la production dans un flux de travail unique, automatisé et transparent, éliminant ainsi les transferts manuels, réduisant les coûts et accélérant l'ensemble du cycle de vie de la découverte électronique.
Commençons par le commencement : qu'est-ce que l'EDRM ?
Le modèle de référence en matière de découverte électronique (EDRM) est le cadre standard de l'industrie qui décrit comment les organisations gèrent les informations stockées électroniquement (ESI) lors de litiges ou d'enquêtes. Il couvre toutes les phases, de la gouvernance et l'identification des informations à leur conservation, collecte, traitement, examen, analyse, production et enfin présentation. Fondamentalement, l'EDRM garantit que les équipes juridiques peuvent traiter les données de manière défendable et reproductible tout au long du cycle de vie d'un dossier.
Pourquoi l'EDRM échoue dans la plupart des services juridiques
Même si l'EDRM est bien établi, la plupart des services juridiques continuent de le gérer à l'aide d'outils disparates et de processus manuels. La conservation légale est gérée dans un seul système. Les données des dépositaires sont suivies dans des feuilles de calcul. L'examen se fait sur une toute autre plateforme. Cette fragmentation entraîne des lacunes dans la conservation, des flux de travail incohérents, des problèmes de chaîne de conservation, des efforts redondants, des retards inutiles et des coûts d'eDiscovery plus élevés. Et les deux étapes les plus sujettes aux échecs ? La conservation (conservation légale) et les étapes en aval telles que le traitement, l'examen et la production. C'est en reliant ces étapes que la véritable transformation se produit.
Comment Mitratech + CloudNine créent un cycle de vie EDRM connecté
L'intégration entre Mitratech LegalHold et CloudNine Review apporte structure, automatisation et défendabilité à l'ensemble du processus EDRM. Les données conservées passent directement de la phase de conservation à celle d'examen sans intervention manuelle. Les équipes juridiques bénéficient ainsi d'un workflow unique et complet qui garantit la cohérence, la précision et la traçabilité dans tous les dossiers.
Aperçu de l'amélioration du flux de travail EDRM
Cette approche intégrée renforce l'EDRM en automatisant les processus de conservation légale, en normalisant la gestion des dépositaires, en éliminant les transferts manuels, en accélérant l'examen et l'analyse, en conservant des pistes d'audit complètes et en réduisant la complexité et le coût globaux de la découverte.
Étape par étape : comment l'intégration modernise chaque partie de l'EDRM
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Conservation : gestion automatisée et renforcée de la conservation légale
Mitratech LegalHold renforce la phase de conservation grâce à des notifications automatisées, des accusés de réception, des rappels réguliers, des escalades, un suivi de la conformité et des pistes d'audit complètes. Il en résulte une activité de conservation cohérente et défendable qui résiste à tout examen minutieux.
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Gestion des dépositaires : transfert automatique pour examen
Au lieu de s'appuyer sur des feuilles de calcul ou des chaînes d'e-mails, les profils des dépositaires, le statut des accusés de réception, les activités de conservation et les exigences en matière de préservation sont automatiquement transférés de LegalHold vers CloudNine Review. Cela élimine une source majeure de risque et contribue à maintenir une chaîne de conservation ininterrompue.
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Traitement : acquisition de données plus rapide et plus propre
CloudNine Review accélère la phase de traitement grâce à une ingestion propre, une déduplication, une normalisation des métadonnées, un indexage et un filtrage. Les dépositaires provenant directement de LegalHold, les équipes de révision disposent à chaque fois de données précises et prêtes à être traitées.
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Examen et analyse : une compréhension plus rapide et une meilleure précision
CloudNine améliore l'examen grâce à des espaces de travail sécurisés, une recherche avancée, le balisage et le codage, des analyses et des opérations par lots. Grâce aux données structurées provenant de LegalHold, les équipes peuvent se concentrer sur une analyse pertinente plutôt que sur le nettoyage administratif.
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Production : un rendement défendable à chaque fois
Des fichiers de chargement aux rapports exportables en passant par la documentation vérifiée sur la chaîne de contrôle, CloudNine garantit la cohérence et la fiabilité de chaque production, quels que soient le volume ou la complexité.
Pourquoi un flux de travail EDRM connecté est-il important aujourd'hui ?
Les volumes de données actuels, les délais imposés et les exigences réglementaires ne laissent aucune place à des processus déconnectés. Un flux de travail EDRM connecté aide les services juridiques à maintenir leur capacité de défense, à accélérer l'examen, à réduire les retouches, à diminuer le coût total de l'eDiscovery, à renforcer la collaboration entre les services juridiques et informatiques, et à se préparer à un environnement de conformité de plus en plus complexe. En bref, les équipes juridiques modernes ont besoin de flux de travail intégrés, et non d'un ensemble disparate d'outils.
Qui bénéficie d'un cycle de vie EDRM modernisé ?
Cette solution combinée convient parfaitement aux équipes juridiques d'entreprise, aux responsables des opérations juridiques, aux groupes d'aide à la découverte électronique et au contentieux, aux équipes chargées de la conformité et des enquêtes, ainsi qu'aux organisations qui gèrent des découvertes récurrentes ou à grande échelle. Ces équipes constatent des améliorations immédiates en termes de rapidité, de précision, d'efficacité et de défendabilité dans l'ensemble du cycle EDRM.
Conclusion : un parcours plus sûr et mieux connecté grâce à l'EDRM
Un flux de travail EDRM unifié réduit les risques, accélère l'examen et aide les équipes à maintenir leur capacité de défense dès l'émission d'une ordonnance de conservation jusqu'à la production finale. L'intégration Mitratech + CloudNine élimine les transferts manuels, renforce la chaîne de conservation et offre un cycle de vie moderne et entièrement connecté pour les équipes juridiques qui ont besoin à la fois d'efficacité et de confiance à grande échelle.
FAQ récapitulative : EDRM + Mitratech + CloudNine
Qu'est-ce que le modèle de référence pour la découverte électronique ?
Un cadre normalisé décrivant les neuf étapes de la découverte électronique, de la gouvernance de l'information à la production et à la présentation.
Quelles étapes du cycle de gestion électronique des documents (EDRM) l'intégration améliore-t-elle ?
La conservation, le traitement, l'examen, l'analyse et la production.
Comment cette intégration améliore-t-elle la capacité de défense ?
Une conservation cohérente, des flux de travail structurés et des pistes d'audit unifiées réduisent le risque d'erreurs et de sanctions.
Cela réduit-il les coûts liés à l'eDiscovery ?
Oui, en supprimant les étapes manuelles, en réduisant le retraitement et en accélérant l'examen.
Qui bénéficie le plus de ce flux de travail EDRM connecté ?
Les équipes juridiques, opérationnelles, de conformité et d'eDiscovery des entreprises qui gèrent des volumes importants ou récurrents de travaux de découverte.
À propos de Mitratech
Mitratech est un partenaire mondial reconnu par les équipes juridiques, de gestion des risques, de conformité et des ressources humaines qui cherchent à optimiser leur productivité, à contrôler leurs coûts et à réduire leurs risques. Au service de plus de [X 000] organisations à travers le monde, la plateforme intégrée de Mitratech rassemble les meilleures solutions de leur catégorie, de la gestion des affaires juridiques et de la conservation des documents juridiques à la conformité RH et à la gouvernance des risques, permettant ainsi aux équipes de connecter leurs données, de renforcer la conformité et d'évoluer en toute confiance.
Pour en savoir plus, rendez-vous sur www.mitratech.com
À propos de CloudNine
CloudNine est un innovateur de premier plan dans le domaine de l'eDiscovery et des technologies juridiques, proposant des solutions sur site et SaaS qui simplifient la découverte des données traditionnelles et modernes. Pionnier derrière la plateforme d'examen eDiscovery primée, spécialement conçue pour prendre en charge les documents traditionnels ainsi que les nouveaux types de données tels que les SMS, les chats et les plateformes de collaboration, CloudNine permet aux professionnels du droit, de l'informatique et des affaires de gérer les litiges, les enquêtes et la conformité avec plus de rapidité et de précision.
La suite de produits CloudNine comprend CloudNine LAW pour le traitement, CloudNine Concordance pour la révision sur site et CloudNine Review, la plateforme SaaS en libre-service (bientôt disponible sur site) offrant des fonctionnalités complètes pour les données traditionnelles et modernes. La société propose également une équipe de services professionnels et d'assistance basée aux États-Unis qui aide les clients à automatiser et à rationaliser les flux de travail tout au long du cycle de vie de l'eDiscovery, de la collecte et du traitement des données à la révision et à la production.
Reconnu comme la meilleure technologie émergente (hors IA) lors des LegalWeek Leaders in Tech Law Awards 2024, CloudNine continue de faire progresser la gestion et l'examen modernes des données pour les entreprises, les cabinets d'avocats et les agences gouvernementales.
Pour en savoir plus, rendez-vous sur cloudnine.com.
