Como sugiere el nombre de nuestro quinto sello distintivo, la supervisión y la eficacia son partes fundamentales de los sietesellos distintivos de un programa de cumplimiento eficaz. de un programa de cumplimiento eficaz. Según las Directrices Federales de Sentencias para Organizaciones, este sello distintivo se desglosa en tres áreas:
- Supervisión y auditoría del programa de cumplimiento de la organización
- Evaluar periódicamente un programa para determinar su eficacia
- Garantizar la existencia de los mecanismos adecuados para informar sobre este sello distintivo o buscar orientación para minimizar o resolver posibles conflictos.
Supervisar y auditar un programa de cumplimiento
Según Hui Chen, antiguo consultor del Departamento de Justicia (DOJ) en materia de cumplimiento de la normativa.muchas empresas cuentan los índices de finalización de la formación como medida del éxito de un programa de formación y de la eficacia de su programa de cumplimiento.
Chen, sin embargo, no está de acuerdo con el uso de las tasas de finalización como medida de éxito. Utilizar las tasas de finalización como métrica equivale a calificar a los estudiantes basándose únicamente en la asistencia a clase, sin revisar nunca sus deberes.
"Ahora bien, si eres una empresa que recompensa a la gente con un ascenso simplemente porque se presenta en su puesto de trabajo todos los días, adelante: eso sería coherente con tus valores", afirma Chen.
Continúa:
"Pero no conozco ninguna empresa que conceda ascensos por el mero hecho de que alguien se haya presentado a trabajar. Tienen que demostrar que hacen un buen trabajo, así que ¿por qué no ocurre lo mismo cuando se mide la formación?".
Aunque muchas organizaciones piensan que medir y controlar simplemente que los empleados reciben formación sobre un programa es suficiente para demostrar el cumplimiento, no siempre es así.
Para que una organización gestione eficazmente su programa de cumplimiento, debe demostrar que los empleados no sólo han recibido determinada formación, sino que realmente comprenden el contenido de la misma y pueden seguir sus instrucciones. Necesitan medir continuamente la comprensión de sus empleados de lo que se les ha dicho.
En otras palabras, no se trata de enseñar una materia a los empleados, sino de asegurarse de que saben lo que tienen que hacer. Para llevar a cabo un programa de cumplimiento eficaz, las empresas deben tener en cuenta que no necesitan convertir a sus empleados en expertos en áreas específicas de cumplimiento. Más bien, necesitan enseñar a sus empleados cómo seguir las normas que les permiten cumplir.
"Por ejemplo, ¿por qué querría convertir a sus empleados en expertos antimonopolio o que conocieran las leyes contra el soborno del Reino Unido? En realidad, lo que quiere es que no acepten sobornos, que no den sobornos y que levanten la mano si ven algo de lo que haya que informar", dice Chen.
En este caso, afirma Chen, no es necesario que los empleados entiendan las diferencias entre los distintos tipos de soborno o qué estatuto específico infringen los distintos sobornos, sólo es necesario que reconozcan qué aspecto tiene un soborno y no lo acepten.
"El problema no es el conocimiento. El problema es el comportamiento. Hay que medir el comportamiento", explica Chen.
Evalúe la eficacia de su programa de cumplimiento de la normativa
Recuerde que el cumplimiento de la normativa nunca es un hecho aislado. Nunca hay un único momento en la historia de una organización en el que su compromiso con el cumplimiento se ponga a prueba. El cumplimiento es un compromiso continuo.
Aunque muchas organizaciones son culpables de "atiborrarse de cumplimiento" a final de año para demostrar su cumplimiento mediante certificaciones anuales a los auditores en el momento de la auditoría, para mantener un programa de cumplimiento eficaz, las organizaciones deben realizar revisiones con regularidad. Deben cuestionar, evaluar y demostrar periódicamente la eficacia de su programa de cumplimiento.
Una de las formas que Chen recomienda a las empresas para alcanzar este objetivo es medir la cultura de cumplimiento de la empresa, así como el tono que se adopta desde arriba.
En la comunidad anticorrupción, menciona Chen, existe la creencia de que no se puede medir la cultura. Sin embargo, el índice de Percepción de la Corrupción se cita a menudo como un tipo de medición de la percepción.
"Es interesante que la gente diga que no sabe cómo medir la cultura y, sin embargo, utilice activamente esta métrica sin pensar en los detalles. Si se puede medir la percepción de todo un país, ¿por qué no se puede medir la percepción de una empresa?". se pregunta Chen.
Según Chen, en general se puede medir el compromiso de una empresa con el cumplimiento a través de las decisiones que toma, la forma en que emplea su tiempo y cómo asigna los recursos. También hay mejores formas de medir el tono desde arriba:
"Hay varias formas de medir el tono desde arriba. Si nos limitamos a medir el número de veces que alguien dice algo a favor del cumplimiento, esa medición no presenta la imagen completa. ¿Se mide también la frecuencia con que las mismas personas envían mensajes que pueden ser contrarios al cumplimiento y se comparan las dos cifras?".
Garantizar la existencia de mecanismos adecuados
Aunque la supervisión y la evaluación de la eficacia de un programa de cumplimiento son dos pasos importantes en la adhesión al quinto distintivo, estos dos elementos por sí solos no pueden ser plenamente eficaces sin un tercer componente.
Este tercer componente proporciona a los empleados un sistema de denuncia conocido y comprendido que permite el anonimato, la confidencialidad y que los empleados busquen orientación sobre conductas delictivas potenciales o reales sin temor a represalias.
Una de las principales áreas que buscan los reguladores a la hora de demostrar su eficacia es la denuncia de irregularidades por parte de los empleados. Estas denuncias realizadas por los empleados demuestran que una organización tiene una verdadera cultura de cumplimiento en la que los empleados pueden sentirse seguros denunciando infracciones.
"Lo que busco es una forma de medición que respalde los adjetivos que la gente suele utilizar. Por ejemplo, si una empresa afirma que tiene un sólido tono de cumplimiento en la cúpula, pero una encuesta indica que un número significativo de empleados creen que sufrirán represalias si plantean un problema, entonces la medición no respalda la afirmación", dice Chen.
Una forma en que una organización puede medir su cultura de cumplimiento y la eficacia de sus mecanismos de notificación es examinar los datos sobre el número de infracciones notificadas. Estos datos pueden demostrar una tendencia en la dirección correcta hacia una mayor transparencia y cumplimiento cultural.
Implantar y proporcionar tecnología como herramienta de información puede ser una excelente manera de permitir que los informes de los empleados sean más sencillos y anónimos.
"Creo que la tecnología puede facilitar ciertos procesos. Si quieres que la gente se comporte de una determinada manera, ayuda a que ese comportamiento sea una elección más fácil de hacer", afirma Chen.
Según el libro blanco del DOJ sobre la Evaluación de los programas de cumplimiento corporativolos reguladores del DOJ examinan a fondo los mecanismos internos de información de una empresa cuando evalúan los programas de cumplimiento.
Por ejemplo, los reguladores evaluarán cómo una empresa recopila, analiza y utiliza la información procedente de estos mecanismos, así como la forma en que la empresa evalúa la gravedad de las denuncias que recibe. Por último, miden si la función de cumplimiento dentro de una organización tiene pleno acceso a la información sobre denuncias e investigaciones.
Resumen
Para no limitarse a marcar casillas en una lista de comprobación de cómo cumplir las normas, las organizaciones deben supervisar y evaluar cómo hacer que sus programas de cumplimiento sean realmente eficaces. También deben establecer los mecanismos adecuados para que los empleados puedan denunciar conductas indebidas sin temor a represalias.
Sin este sello vital, incluso las mejores políticas y políticas y procedimientos escritos, supervisión de programas, el debido cuidado ético y formación y comunicación se quedarán cortas a la hora de crear una cultura de cumplimiento verdaderamente eficaz.
Vuelva la semana que viene para conocer el sexto sello distintivo del cumplimiento: la aplicación de la normativa y las investigaciones internas.
¿Necesita ayuda para poner al día su programa de cumplimiento? Contacte con un representante de Mitratech y descubra cómo nuestras soluciones pueden ayudar a que su programa de cumplimiento sea realmente eficaz.
