Comme le suggère le nom de notre cinquième caractéristique, le contrôle et l'efficacité sont des éléments essentiels des septcaractéristiques d'un programme de conformité efficace. sept caractéristiques d'un programme de conformité efficace. Selon les lignes directrices fédérales en matière de condamnation pour les organisations, cette caractéristique se décompose en trois domaines :
- Contrôle et audit du programme de conformité de l'organisation
- L'évaluation périodique d'un programme pour en déterminer l'efficacité
- Veiller à ce que les mécanismes appropriés soient en place pour signaler cette caractéristique ou pour demander des conseils afin de minimiser ou de résoudre les conflits potentiels.
Contrôler et auditer un programme de conformité
Selon Hui Chen, ancienne consultante en matière d'application de la loi au ministère de la justice (DOJ)de nombreuses entreprises considèrent le taux d'achèvement des formations comme une mesure du succès d'un programme de formation et de l'efficacité de leur programme de conformité.
M. Chen n'est toutefois pas d'accord avec l'utilisation des taux d'achèvement comme mesure de la réussite. Utiliser les taux d'achèvement comme mesure revient à noter les étudiants sur la base de leur seule présence en classe, sans jamais vérifier leurs devoirs.
"Si vous êtes une entreprise qui récompense ses employés en leur accordant une promotion simplement parce qu'ils se présentent à leur travail tous les jours, allez-y, ce serait conforme à vos valeurs", déclare M. Chen.
Elle poursuit :
"Mais je ne connais aucune entreprise qui accorde des promotions uniquement parce que quelqu'un s'est présenté au travail. Ils doivent démontrer qu'ils font du bon travail, alors pourquoi n'en est-il pas de même lorsqu'il s'agit d'évaluer la formation ?"
De nombreuses organisations pensent qu'il suffit de mesurer et de contrôler que les employés reçoivent une formation sur un programme pour prouver la conformité, mais ce n'est pas toujours le cas.
Pour qu'une organisation puisse gérer efficacement son programme de conformité, elle doit prouver que les employés ont non seulement reçu une certaine formation, mais qu'ils comprennent réellement le contenu de cette formation et qu'ils peuvent en suivre les instructions. Elle doit mesurer en permanence la compréhension qu'ont les employés de ce qui leur a été dit.
En d'autres termes, il ne s'agit pas d'enseigner un sujet aux employés, mais de s'assurer qu'ils savent ce qu'il faut faire. Pour gérer efficacement un programme de conformité, les entreprises doivent garder à l'esprit qu'elles n'ont pas besoin de faire de leurs employés des experts en la matière dans des domaines spécifiques de la conformité. Elles doivent plutôt apprendre à leurs employés à suivre les règles qui les maintiennent en conformité.
"Par exemple, pourquoi voudriez-vous transformer vos employés en experts antitrust ou leur faire connaître les lois anti-corruption britanniques ? Ce que vous voulez, c'est qu'ils n'acceptent pas de pots-de-vin, qu'ils n'en donnent pas et qu'ils lèvent la main s'ils voient quelque chose qui doit être signalé", explique M. Chen.
Dans ce cas, précise M. Chen, il n'est pas nécessaire que les employés comprennent les différences entre les différents types de pots-de-vin ou la loi spécifique que les différents pots-de-vin enfreignent, il suffit qu'ils sachent à quoi ressemble un pot-de-vin et qu'ils n'en acceptent pas.
"Le problème n'est pas la connaissance. C'est le comportement qui pose problème. Vous devriez mesurer le comportement", explique Chen.
Évaluer l'efficacité de votre programme de conformité
N'oubliez pas que la conformité n'est jamais un événement ponctuel. Il n'y a jamais qu'un seul moment dans l'histoire d'une organisation où son engagement en matière de conformité sera mis à l'épreuve. La conformité est un engagement permanent.
Alors que de nombreuses organisations se rendent coupables de "bachotage de conformité" à la fin de l'année pour prouver leur conformité par le biais de certifications annuelles aux auditeurs au moment de l'audit, pour maintenir un programme de conformité efficace, les organisations doivent procéder régulièrement à des examens. Elles doivent régulièrement remettre en question, évaluer et prouver l'efficacité de leur programme de conformité.
L'un des moyens recommandés par M. Chen pour atteindre cet objectif est de mesurer la culture de conformité de l'entreprise, ainsi que le ton donné par la direction.
Dans la communauté anti-corruption, mentionne Chen, on croit qu'il est impossible de mesurer la culture. Cependant, l'indice de perception de la corruption est souvent cité comme un type de mesure de la perception.
"Il est intéressant de constater que les gens disent qu'ils ne savent pas comment mesurer la culture, mais qu'ils utilisent activement cette mesure sans réfléchir aux spécificités. Si l'on peut mesurer la perception d'un pays tout entier, pourquoi ne pourrait-on pas mesurer la perception d'une entreprise ? demande Chen.
Selon M. Chen, on peut généralement mesurer l'engagement d'une entreprise en matière de conformité par les choix qu'elle fait, la manière dont elle passe son temps et dont elle affecte ses ressources. Il existe également de meilleurs moyens de mesurer le ton donné par la direction :
"Il y a plusieurs façons de mesurer le ton donné par les dirigeants. Si l'on se contente de mesurer le nombre de fois que quelqu'un dit quelque chose en faveur de la conformité, cette mesure ne donne pas une image complète de la situation. Mesurez-vous également la fréquence à laquelle les mêmes personnes envoient des messages qui peuvent être contraires à la conformité et comparez-vous les deux chiffres ?
Veiller à ce que des mécanismes appropriés soient en place
Si le contrôle et l'évaluation de l'efficacité d'un programme de conformité sont deux étapes importantes dans le respect de la cinquième caractéristique, ces deux éléments ne peuvent à eux seuls être pleinement efficaces sans une troisième composante.
Ce troisième volet offre aux employés un système de signalement bien connu et compris qui garantit l'anonymat et la confidentialité et qui permet aux employés de demander des conseils concernant un comportement criminel potentiel ou réel sans craindre de représailles.
Les dénonciations des employés sont l'un des principaux éléments pris en compte par les régulateurs pour prouver l'efficacité de leur action. Ces dénonciations émanant des employés prouvent qu'une organisation a réellement mis en place une culture de conformité dans laquelle les employés se sentent en sécurité lorsqu'ils signalent des violations.
"Ce que je recherche, c'est une forme de mesure pour étayer les adjectifs que les gens ont tendance à utiliser. Par exemple, si une entreprise affirme que sa direction a un ton ferme en matière de conformité, alors qu'une enquête indique qu'un nombre important d'employés pensent qu'ils feront l'objet de représailles s'ils soulèvent un problème, alors la mesure n'étaye pas l'affirmation", explique M. Chen.
Une façon pour une organisation de mesurer sa culture de conformité et l'efficacité de ses mécanismes de signalement est d'examiner les données relatives au nombre d'infractions signalées. Ces données peuvent indiquer une tendance dans la bonne direction vers une plus grande transparence et une plus grande culture de la conformité.
La mise en œuvre et la fourniture d'une technologie en tant qu'outil de reporting peut être un excellent moyen de faciliter et de rendre plus anonyme le reporting des employés.
"Je pense que la technologie permet de faciliter certains processus. Si vous voulez que les gens se comportent d'une certaine manière, la technologie permet de faciliter le choix de ce comportement", explique M. Chen.
Selon le livre blanc du ministère de la justice sur l Évaluation des programmes de conformité des entreprisesles régulateurs du DOJ examinent minutieusement les mécanismes de reporting interne d'une entreprise lorsqu'ils évaluent les programmes de conformité.
Par exemple, les régulateurs évalueront la manière dont une entreprise recueille, analyse et utilise les informations provenant de ces mécanismes, ainsi que la manière dont l'entreprise évalue la gravité des allégations qu'elle reçoit. Enfin, elles évaluent si la fonction de conformité au sein d'une organisation a pleinement accès aux informations relatives aux rapports et aux enquêtes.
Résumé
Pour ne pas se contenter de cocher les cases d'une liste de contrôle, les organisations doivent contrôler et évaluer les moyens de rendre leurs programmes de conformité réellement efficaces. Elles doivent également mettre en place les mécanismes appropriés pour que les employés puissent signaler les fautes commises sans crainte de représailles.
Sans ce critère essentiel, même les meilleures politiques et procédures écrites ne peuvent être appliquées. politiques et procédures écrites, la surveillance des programmes, la diligence éthique et les la formation et la communication ne parviendront pas à créer une culture de conformité réellement efficace.
Revenez la semaine prochaine pour découvrir la sixième caractéristique de la conformité : l'application de la loi et les enquêtes internes.
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