Evalúe su preparación para la gestión del ciclo de vida de los contratos [Se adjunta lista de comprobación].
Una hoja de ruta para la implantación y adopción sin fisuras del ciclo de vida de los contratos para un rápido retorno de la inversión
Desde la creación y negociación iniciales hasta la aprobación y gestión, el proceso de gestión de contratos consta de muchas etapas y puntos de contacto. Y para ello, completar estos pasos puede llevar mucho tiempo y exponer a la empresa al riesgo de cometer errores humanos, sobre todo si se hace manualmente.
Entre en Gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM), una solución automatizada utilizada para agilizar los pasos asociados al ciclo de vida de los contratos. Una solución moderna de gestión del ciclo de vida de los contratos puede ayudar a su organización a reducir los gastos, aumentar la productividad, acelerar la obtención de valor, minimizar la exposición al riesgo, impulsar el cumplimiento, y mucho más. Pero, ¿cómo sabe cuándo está preparado para embarcarse en el proceso de implantación y cómo puede asegurarse de que será un éxito?
Cómo saber cuándo ha llegado el momento de una solución de CLM
Cuando los responsables de operaciones jurídicas buscan un CLM, suelen proceder de uno de estos tres lugares:
- Escalabilidad: la funcionalidad de su CLM actual se les ha quedado pequeña y buscan una plataforma más sólida que pueda ampliarse junto con su equipo.
- Consolidación: durante el proceso de fusión y adquisición, por ejemplo, la necesidad de procesos coherentes impulsa la reconciliación de dos o más departamentos jurídicos en un sistema cohesionado.
- Innovación - Están intentando implantar su primer CLM
Prepararse para la implantación
Al investigar sobre su preparación para el CLM, se encontrará manejando tres categorías de información. Esto incluye:
- Consolidar lo que sabe
- Buscar respuestas a lo que no se sabe
- Encontrarte con lo que no sabías que no sabías (o, en otras palabras, darte cuenta de qué preguntas aún no habías pensado hacer sobre tu gente y tus procesos).
Lo mejor es empezar por lo que se sabe y ampliar la investigación a partir de ahí, pero es igualmente importante encontrar las respuestas a lo que no se sabe y, mediante la investigación o con la ayuda de un socio de confianza, transformar lo que no se sabe en parte del argumento comercial.
¿La mejor manera de avanzar en sus conocimientos y preparación? Reunir a las personas adecuadas en la sala y asegurarse de hacer las preguntas adecuadas. Para componer este equipo de partes interesadas, tendrá que pensar en quiénes forman parte de su equipo y, dado que el aspecto jurídico es esencial en toda organización, no será un grupo pequeño.
Tendrá que buscar expertos de todos los rincones de su empresa, incluidos:
- Legal
- Finanzas
- Ventas
- TI
- Adquisiciones
Lista de comprobación definitiva para la gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM)
Recopilar esta información es un proceso y, aunque las partes interesadas entenderán que su papel es ayudarle a tomar la mejor decisión para la empresa, ganará puntos y suavizará las arrugas si acude a ellas bien preparado. Esto significa realizar una auditoría interna para conocer el punto de partida, las necesidades de implantación, el plan de despliegue, los materiales de apoyo, etc. Por ejemplo:
- ¿Existen modelos de contratos y un procedimiento para actualizarlos?
- ¿Dónde van a parar los contratos una vez firmados y cómo gestiona su repositorio las actualizaciones de los contratos y la seguridad en torno al acceso?
- ¿Cuáles son las cláusulas empresariales y los requisitos reglamentarios de su organización?
- ¿Qué sistemas (en su caso) habrá que integrar? (por ejemplo, ERP, CRM, SRM, etc.)
La lista es interminable. Junto con nuestro socio de implantación, Morae, hemos creado una lista de comprobación exhaustiva para ayudarle a calibrar su preparación para la CLM y asegurarnos de que conoce a fondo sus objetivos. Puede descargarla aquí.
Si tiene alguna pregunta relacionada con la implantación del CLM, visite: moraeglobal.com.
Lista de control para la gestión del ciclo de vida de los contratos
¿Cómo de preparada está su organización para una implantación satisfactoria de CLM?
Evalúe su preparación para CLM con nuestra exhaustiva lista de comprobación.
