¿Qué es la gestión de contratos?
La gestión eficaz y eficiente de los contratos es fundamental para la existencia misma del departamento jurídico. Y esos contratos (y las relaciones que aseguran) son fundamentales para la existencia de la empresa a la que sirve el departamento jurídico, por supuesto.
Cuando se hace mal, la gestión de contratos puede hacer que su empresa pierda acuerdos por no poder actuar con suficiente rapidez, se quede rezagada frente a la competencia y tenga dificultades para incorporar a proveedores muy necesarios.
En cambio, una gestión eficaz de los contratos puede reducir la burocracia, proteger los ingresos, responder rápidamente a las oportunidades e impulsar el departamento jurídico a la velocidad moderna de los negocios, es decir, cada día más rápido.
¿Qué es la gestión de contratos?
En pocas palabras, la gestión de contratos es la gestión de contratos de proveedores, socios, clientes y cualquier otra asociación a lo largo de su ciclo de vida.
Si se hace bien, la gestión de contratos puede impulsar la eficiencia, el valor y el ahorro de costes del departamento jurídico. Si se hace mal, puede dejar a la empresa expuesta a riesgos, rezagada respecto a sus homólogas del sector y perdiendo horas de valioso y costoso tiempo de los abogados.
¿Cuáles son algunas de las ventajas de contar con un método eficaz de gestión de contratos?
Su empresa puede:
- Realizar adquisiciones y fusiones más rápidamente
- Incorporación más eficaz de nuevos proveedores y tecnologías
- Conseguir un ahorro de costes y un valor significativos de la Asesoría Jurídica
"Una gestión eficaz de los contratos puede, en última instancia, crear una poderosa relación comercial y allanar el camino hacia una mayor rentabilidad a largo plazo, pero sólo cuando se gestiona correctamente", escribe Business News Daily.
Hoy en día, el proceso de gestión de contratos se enfrenta a muchos retos:
- Si se hace mal, es un proceso largo y estancado.
- Falta de procesos y plantillas normalizados
- Falta de claridad sobre a quién consultar y quién tiene autoridad para dar el visto bueno.
- Falta de capacidad de elaboración de informes y de información para mejorar la gestión de los contratos.
- Los procesos manuales ineficaces exponen a las empresas a riesgos.
"Los contratos afectan en gran medida a la rentabilidad de las empresas, debido al énfasis que se pone en los ingresos y los gastos. Cuando un contrato está mal redactado, una organización puede perder incontables miles de dólares por un simple tecnicismo que carece de recursos para identificar", afirma afirma Business News Daily.
Por eso es tan importante gestionar bien los contratos, a lo largo de todo su ciclo de vida.
Cómo ayuda la tecnología de gestión de contratos
La gestión de contratos garantiza que sus solicitudes lleguen siempre a la persona adecuada y pasen por los canales adecuados.
¿Cómo puede la tecnología adecuada ayudar a resolver los retos actuales en torno a los contratos?
- Reduciendo el tiempo de ejecución de los contratos
- Al estandarizar los procesos e imponer automáticamente el cumplimiento
- Proporcionando un eje central para todo lo relacionado con los contratos
- Mediante la asignación de tareas, el envío automático de recordatorios por correo electrónico de los hitos y las fechas de renovación, y el seguimiento de la finalización del contrato.
- Mediante la creación de plantillas dinámicas y repetibles y mantiene el control de versiones
- Proporcionando un proceso coherente de subcontratación a asesores externos
Contar con los profesionales adecuados para gestionar los contratos a menudo no es suficiente. Estos empleados necesitan disponer de los procesos y el software adecuados para satisfacer las crecientes necesidades de cumplimiento y análisis.
Una solución de gestión de contratos debe permitir al departamento jurídico definir claramente y asignar aprobadores para los contratos por adelantado y seguir el ciclo de vida de la gestión de contratos para aplicar automáticamente las mejores prácticas. Al fin y al cabo, cuando el departamento jurídico puede acelerar la ejecución de los contratos, la empresa puede alcanzar el éxito más rápidamente.
¿Cómo es una gestión de contratos eficaz?
La gestión eficaz de los contratos comienza con el ciclo de vida de la gestión de contratos...
A grandes rasgos, este ciclo de vida incluye tres fases:
- Creación
- Ejecución
- Administración
Vamos a desglosarlas un poco más.
Primera fase: Creación
La fase de creación comprende cuatro pasos necesarios para establecer el contrato inicial, a saber:
- Políticas y procedimientos
- Solicitudes
- Seguimiento
- Creación
Políticas y procedimientos
El primer paso en esta fase del ciclo de vida de la gestión de contratos consiste en establecer las políticas, procedimientos y procesos que deben aplicarse antes de trabajar en los contratos. Al fin y al cabo, sin ellos, la gestión de contratos suele convertirse en un caos.
"Cuando no se dispone de una hoja de ruta que cubra lo que se va a hacer... resulta muy difícil arrear a los gatos, por así decirlo, y la incoherencia crea un problema empresarial mayor", afirma Brian McGovern, antiguo Director de Datos Jurídicos y actual Director Ejecutivo de Mitratech.
He aquí algunas preguntas que las empresas deberían asegurarse de poder responder antes de seguir avanzando en el ciclo de vida de la gestión de contratos:
- ¿Quién debe trabajar en cada contrato?
- ¿Qué partes interesadas ajenas al departamento jurídico deben participar?
- ¿Existen procesos diferentes para los distintos valores de los contratos?
- ¿Quién debe responsabilizarse de que se reconozcan y mitiguen los riesgos asociados a los distintos contratos?
En última instancia, los equipos jurídicos deben planificar todo el proceso de gestión y aprobación de contratos antes de intentar gestionarlos con tecnología.
Veamos un ejemplo de cómo se ha desarrollado esto en el mundo real.
Trazar un proceso más eficaz
Una empresa de productos de consumo se enfrentaba a varios retos antes de pasar a una solución de gestión de contratos. Se dieron cuenta de que sin un conjunto de normas contractuales y directrices básicas, sus contratos eran incoherentes y nadie sabía por dónde empezar con el proceso de gestión de contratos. Esto no sólo creaba confusión, sino que dejaba a la empresa expuesta a riesgos.
¿Cómo resolvieron este problema?
La empresa implantó una política de contratos claramente definida, con sus correspondientes procedimientos, y elaboró un mapa de procesos. Esto les permitió mejorar continuamente la eficiencia de sus procesos y formar a los principales interesados en la forma correcta de gestionar los contratos.
¿El resultado? Con la ayuda de un sólido mapa de procesos, procedimientos claros y la tecnología adecuada, su equipo transformó su proceso de gestión de contratos de manual y desordenado a automatizado y eficiente. Su equipo comprendía ahora claramente las mejores prácticas y los principios comerciales en los que se basaba su gestión de contratos. Ahora estaban preparados para el siguiente paso en el ciclo de vida de la gestión de contratos: gestionar las solicitudes de contratos.
Solicitudes
Sin el sistema adecuado, las solicitudes de contratos podrían enviarse fácilmente a la persona equivocada, pasarse por alto o carecer de la información necesaria. Un sistema de gestión de contratos basado en las mejores prácticas debe garantizar automáticamente que las solicitudes de contratos se dirijan a las personas adecuadas, contengan la información correcta para procesar cada solicitud y que las solicitudes externas puedan gestionarse de forma segura.
He aquí un ejemplo para ilustrar este punto.
¿Cuál era el problema? Los departamentos jurídico, de seguridad y de TI de un proveedor de plataformas de software necesitaban una forma mejor de gestionar los contratos asociados a las nuevas solicitudes de software y tener visibilidad (y las personas adecuadas) de cada paso del proceso. La empresa necesitaba una forma de que otros departamentos pudieran enviar las solicitudes de contrato de forma segura y eficaz simultáneamente para aumentar la eficiencia y racionalizar el riesgo.
La automatización de estas solicitudes a través de la automatización del flujo de trabajo y su apertura dentro del sistema de gestión de contratos permitió a la empresa cerrar la brecha y reducir los errores manuales en este proceso que podrían dejar a nuestra empresa expuesta al riesgo. Esta combinación creó el entorno perfecto para que el departamento jurídico no solo gestionara el riesgo, sino que también impulsara la innovación, la eficiencia y la transformación digital de otros procesos.
Seguimiento
Si gestiona contratos de forma habitual mediante procesos manuales (por ejemplo, correo electrónico y hojas de cálculo), lo más probable es que pierda mucho tiempo intentando saber en qué punto del ciclo de vida se encuentra un contrato.
Probablemente gastes la mayor parte:
- Enviar correos electrónicos a los aprobadores para asegurarse de que revisan y aprueban cada iteración del borrador del contrato, o el contrato final.
- Enviar correos electrónicos, llamar por teléfono o celebrar reuniones para localizar y comprender la información que falta y que es necesaria para los contratos y las aprobaciones.
- Responder a las preguntas de los solicitantes sobre la situación de su contrato
- Seguimiento manual de respuestas, aprobaciones, notas, etc. mediante hojas de cálculo dispares.
Esto es sólo el principio; es probable que realice una docena (¡como mínimo!) de otras tareas manuales que tiene que repetir cada vez que entra un nuevo contrato. Estos problemas se agravan en las empresas internacionales, donde los participantes en los procesos de todo el mundo necesitan conocer en tiempo real el estado de un contrato y no pueden esperar a recibir correos electrónicos.
Estas tareas manuales no sólo consumen mucho tiempo y son ineficaces, sino que intentar hacer un seguimiento de todo manualmente puede dejar a su empresa expuesta a riesgos.
"Si no detectamos ciertas cosas a tiempo, no se sabe cuáles podrían ser las ramificaciones", afirma Chandler Bingham, Paralegal de Mitratech.
Imagine los riesgos que supondría que su empresa pasara por alto el hecho de que un contrato no incluía determinados protocolos de seguridad, no seguía ciertas normas reglamentarias o que el valor del contrato a un proveedor superaba el presupuesto del departamento para ese contrato. Las consecuencias empresariales de tal descuido podrían resultar ruinosas, o al menos costosas.
En última instancia, la gestión de contratos debería ayudar a cerrar esta vulnerabilidad al riesgo automatizando los procesos manuales, las notificaciones y el seguimiento, y reduciendo el potencial de error humano en el camino.
Creación
El último paso en la fase de creación de la gestión de contratos consiste en redactar el contrato propiamente dicho.
Cuando este paso se realiza de forma ineficaz, sin utilizar plantillas claramente definidas y cláusulas estandarizadas, es fácil pasar por alto posibles riesgos y no contar con las cláusulas adecuadas que se necesitan en un contrato.
Proporcionar plantillas y cláusulas preaprobadas proporciona a todo el mundo un punto de partida común para los contratos, lo que aumenta la eficiencia al tiempo que disminuye la cantidad de variaciones en los contratos finales. La reducción de las desviaciones facilita enormemente la aplicación de las políticas que la empresa desea seguir, tanto en lo que se refiere al lenguaje contractual crítico para la empresa como a las decisiones futuras sobre excepciones y renovaciones. Las ventajas de la coherencia hacen de la estandarización un paso clave en el proceso general de gestión de contratos.
¿La forma más eficiente y eficaz de asegurarse de que la persona adecuada firma el contrato adecuado? Trazar y estandarizar el proceso, basándose en parámetros preestablecidos como el tipo de contacto, la región geográfica, el valor del contrato y la exposición.
Segunda fase: Ejecución
La fase de ejecución es tal y como suena: hacer lo que cada parte necesita para ejecutar un contrato en su totalidad. Esta fase consta de tres pasos:
- Negociación
- Homologaciones
- Ejecución
Negociación
El primer paso de la fase de ejecución es la negociación que conllevan los contratos. Sea cual sea el escenario, esta fase es crítica. Ofrece a cada parte la oportunidad de asegurarse de que se redactan acuerdos favorables a sus respectivos intereses y alineados con sus objetivos.
Si se maneja manualmente, la información crítica puede perderse fácilmente durante la negociación. La clave es mantener un control de versiones que cree una pista de auditoría de los cambios en el contrato debidos a la negociación. Los solicitantes pueden olvidar o no darse cuenta de que necesitan incluir ciertos detalles para que los revise el departamento jurídico. El departamento jurídico, desbordado por otras solicitudes, podría pasar por alto fácilmente un correo electrónico con información pertinente. Peor aún, un cambio importante podría quedar fuera del contrato final si hay diferentes versiones circulando por el departamento.
Este tipo de descuidos ralentizan el proceso de aprobación o hacen que falte información importante en el contrato final. También puede aumentar el trabajo manual necesario para localizar la información necesaria.
¿Cuál es la mejor manera de gestionar la fase de negociación de un contrato? He aquí algunos consejos:
- Almacene los datos y la información contractual en un sistema único y seguro.
- Restrinja el acceso sólo a los usuarios y aprobadores que necesiten verlo. De este modo, las negociaciones se pueden gestionar de forma segura y eficiente.
- Utilice plantillas normalizadas que requieran información preestablecida de los solicitantes,
- Dirija automáticamente las aprobaciones en función de los términos de la negociación y el valor de un contrato (o cualquier otro requisito preestablecido).
- Aproveche las notificaciones automatizadas que alertan a cualquier persona que negocie contratos sobre cualquier cambio o adenda solicitados.
Aunque establecer un proceso tan minucioso de forma manual supondría un enorme quebradero de cabeza, una buena solución de gestión de contratos y automatización del flujo de trabajo debería automatizar este proceso para que no haya errores y su ejecución sea rápida.
Homologaciones
Sin automatización ni notificaciones, este paso puede resultar extremadamente confuso. La incertidumbre sobre quién debe aprobar qué contrato y qué partes interesadas deben revisarlo crea un nivel de riesgo no deseado. Y esperar a que determinadas personas revisen un contrato puede alargar literalmente el proceso durante meses.
Muchas empresas tienen diferentes aprobadores en función del valor del contrato. Por ejemplo, un contrato por valor inferior a 25.000 dólares puede ir a una persona, mientras que un contrato por valor superior a 75.000 dólares puede ir a otro aprobador, o a dos, o a tres. Si no más.
Por supuesto, puede enviarlos manualmente por correo electrónico. O puede implantar una solución que automatice la aprobación de contratos en función de su valor. El sistema reconoce el valor en dólares de un contrato, así como otros parámetros que usted establezca, y lo encamina en consecuencia. Además, debería automatizar el proceso de notificación y recordatorio, de modo que los responsables de la aprobación se vean obligados a actuar a tiempo y no se produzcan retrasos o cuellos de botella.
Una solución de gestión de contratos debe permitirle definir claramente y asignar de antemano los responsables de la aprobación de los distintos contratos. También debe permitir aprobaciones paralelas, si están permitidas, eliminando los retrasos que conlleva un proceso de aprobación lineal. Esto crea un flujo de trabajo estandarizado y racionalizado para que los contratos se hagan mucho más rápidamente, lo que permite un reconocimiento de ingresos más rápido y resultados predecibles.
Ejecución
En teoría, la ejecución es bastante básica. Ya has hecho todo el trabajo, ahora toca firmar el documento y hacerlo oficial.
Este es también el paso en el que la integración con una solución de firma electrónica puede acelerar el proceso de forma significativa. Los firmantes deben poder acceder de forma segura a los contratos y firmarlos estén donde estén (incluso desde dispositivos móviles), para que el proceso sea lo más eficiente y conforme posible.
Si quieres mantener esta parte del ciclo de vida racionalizada y sin quebraderos de cabeza, la automatización y una solución eficaz de software de gestión de contratos son fundamentales. No debería tener que enviar constantemente recordatorios por correo electrónico a las partes que aún no han firmado; como hemos mencionado, todos los recordatorios deberían estar automatizados. De este modo, el departamento jurídico puede centrarse en un trabajo más importante y dejar atrás estas tareas manuales.
Tercera fase: Administración
Por administración se entiende simplemente el mantenimiento de un contrato desde el momento de su ejecución hasta el momento en que finalmente expira. Esta fase se ocupa de mantenerse al corriente de los términos de los contratos, controlar los plazos y fechas de renovación y garantizar que quien necesite acceder a ellos disponga de la información pertinente.
Los tres elementos de esta fase son:
- Accesibilidad
- Auditoría e informes
- Control y renovaciones
Accesibilidad
¿Cuál es la clave? Poner el contrato a disposición de cualquiera que necesite verlo y entender sus cláusulas.
Aquí es donde resulta esencial albergar los contratos en un repositorio centralizado. Todo el mundo debe saber dónde ir para recuperar y revisar un contrato, porque hay una única "sala de archivos" común en línea. Donde todos los departamentos o individuos afectados por un contrato puedan acceder rápida y fácilmente a él y hacerse una idea de los términos, condiciones y fechas clave implicados.
Reunir los contratos en un único lugar puede suponer un esfuerzo considerable. Con frecuencia, en las organizaciones en crecimiento los contratos residen en múltiples sistemas y departamentos ajenos al Jurídico, pero las ventajas de rastrearlos y vincularlos a una única fuente de información bien merecen el proyecto, ya que aumenta la agilidad de la empresa.
Como no todo el mundo necesita ver todos los contratos, el departamento jurídico debe poder establecer permisos, restringiendo así el acceso a determinados contratos sólo a las personas autorizadas.
Auditoría e informes
A continuación viene la fase de auditoría y elaboración de informes, importante para tomar decisiones empresariales y obtener valor de las actividades y operaciones jurídicas.
En el caso de una empresa de cuidado de la piel, crearon una serie de informes para ayudar a comprender mejor sus contratos y su gestión de los mismos.
¿Qué tipo de informes les resultaron más útiles?
- Informes de progreso del ciclo de vida del contrato
- Informes mensuales sobre nuevos contratos efectivos
- Informes trimestrales a los promotores de contratos activos
- Informe anual sobre las obligaciones contractuales
- Informes trimestrales sobre contratos de material
Ejecutar estos informes manualmente significa pasar horas, si no días, en hojas de cálculo, trabajando con analistas de negocio o de datos, llamando a especialistas, etcétera. Una herramienta de gestión de contratos más avanzada sería capaz de crear y automatizar estos informes en cuadros de mando digitales, ofreciéndole una visibilidad casi en tiempo real. De este modo, podrá obtener información práctica que le ayude a extraer un mayor valor de su proceso de gestión de contratos.
¿Qué oportunidades abrieron los informes en tiempo real, a través de cuadros de mando en línea, para esta empresa de productos de consumo? Su departamento jurídico pudo mejorar continuamente su rendimiento, afinar la eficiencia, ahorrar dinero en procesos que antes requerían mucho tiempo y dinero, y cumplir mejor sus obligaciones con el resto de la empresa.
Control y renovaciones
Por último, llegamos a la etapa de seguimiento y renovación del ciclo de vida de la gestión de contratos. Puede resultar tanto una línea de meta como el comienzo de una exploración más profunda de la gestión de contratos. Con un sistema automatizado, las empresas pueden saber fácilmente (mediante notificaciones) cuándo necesitan revisar y renovar (o posiblemente cancelar) un contrato existente. Es entonces cuando el ciclo de vida que hemos esbozado puede volver a ponerse en marcha.
¿Posiblemente la mejor parte de automatizar este paso? Las empresas minimizan el riesgo asociado al incumplimiento de hitos contractuales y renovaciones clave. Esto significa que se mantienen al tanto de su situación contractual y evitan malgastar dinero al no cancelar contratos no deseados o innecesarios antes de que se renueven automáticamente.
Las dos vías de la gestión de contratos
En el panorama jurídico empresarial actual, existen dos opciones básicas para abordar el ciclo de vida de la gestión de contratos. La primera es un enfoque "tradicional", pero que requiere mucho tiempo y trabajo manual y es francamente ineficaz, sobre todo teniendo en cuenta cómo se ha acelerado el mundo de los negocios en la última década. Es una opción que implica montones de papeleo, correos electrónicos automáticos, emplear grandes cantidades de tiempo en flujos de trabajo manuales anticuados y quedarse atrás con respecto a competidores más ágiles.
¿El otro enfoque? La solución más ágil y rentable para la gestión de contratos implica avanzar hacia el futuro adoptando una solución tecnológica moderna capaz de automatizar y mejorar todo el proceso. Así se ahorra tiempo, se acelera el reconocimiento de ingresos, se reducen los errores y se evita la nada desdeñable frustración de intentar hacerlo todo manualmente.
Este sistema debe poder integrarse perfectamente con sus soluciones de gestión de asuntos y facturación electrónica para que tenga una visibilidad completa de todos los aspectos jurídicos y pueda ampliar sus operaciones jurídicas para satisfacer la creciente demanda. Este tipo de gobernanza y control le permite ampliar sus operaciones jurídicas al mismo tiempo que amplía su negocio, y extraer la máxima eficiencia y rendimiento de la inversión de una función que está en el centro mismo de su éxito empresarial.