Su próxima solución GRC: Por qué la facilidad de uso es esencial

El análisis, las tendencias, el tamaño, las previsiones y la segmentación del mercado de GRC de 2019 del experto en GRC Michael Rasmussen identificó que el criterio más importante a la hora de comprar una solución GRC es la facilidad de uso.

Esto se debe a que, por lo general, la experiencia de usuario de estas soluciones es deficiente, lo que da lugar a procesos lentos y a una falta de aceptación por parte de las partes interesadas en toda la empresa.

En esta serie de blogs, vamos a centrarnos y explorar cinco de las áreas principales en las que es importante que una herramienta de software de gestión de políticas ofrezca facilidad de uso.

¿En qué consiste la "facilidad de uso"?

Pero antes de explorar en detalle estas cinco áreas fundamentales, ¿qué queremos decir cuando hablamos de "facilidad de uso"? La norma 9241 de la Organización Internacional de Normalización (ISO ) ofrece una definición de "facilidad de uso":

"La medida en que un producto puede ser utilizado por usuarios especificados para alcanzar objetivos especificados con eficacia, eficiencia y satisfacción en un contexto de uso especificado."

Sí, se trata de la cantidad de esfuerzo necesario para utilizar la herramienta, pero también de la facilidad con que puede incorporarse a la organización y utilizarse junto con las herramientas existentes. También es importante no olvidar la facilidad para hacer negocios con el proveedor.

Medir el valor del compromiso de GRC

Michael Rasmussen mide el valor del compromiso de GRC en torno a los elementos de eficiencia, eficacia y agilidad. Veamos estos tres elementos con un poco más de detalle:

• Eficaz: ¿Cuánto tiempo, clics o páginas vistas se tarda en realizar tareas rutinarias? La solución debe proporcionar la información adecuada, en el momento adecuado, a los empleados adecuados, en un formato sencillo e intuitivo.
• Eficacia: ¿con qué precisión pueden completarse las tareas? Tiene que asegurarse de que sus empleados entienden las políticas de la organización e identificar fácilmente si existen posibles áreas de preocupación (por ejemplo, la falta de adhesión a una política concreta). También debe asegurarse de que estas políticas se supervisan y gestionan en todos los niveles de la empresa. De este modo se mejora el cumplimiento y se reducen los riesgos en toda la organización.
• Agilidad: ¿con qué rapidez puede responder a un cambio en la organización? Necesita una herramienta que pueda cambiar fácilmente con usted, ya sea asesorando a los empleados sobre una normativa modificada o ampliando el uso de la solución.

Las cinco áreas principales de facilidad de uso

Por eso, en esta serie de artículos, vamos a centrarnos en las siguientes cinco áreas fundamentales para facilitar el uso a la hora de elegir una solución de gestión de políticas:

• Facilidad de uso para los usuarios finales: Sus empleados necesitan poder acceder a la información de las pólizas de la forma más rápida y sencilla posible, al tiempo que comprenden si se requiere alguna acción, como la atestación.
• Facilidad de uso para propietarios y administradores de políticas: Necesitan una herramienta que sea fácil de usar cuando llegue el momento de revisar una política y que garantice que todas las partes interesadas puedan participar fácilmente en el proceso de revisión.
  
• Facilidad de formación: Es importante implantar un sistema que requiera una formación mínima para poder empezar a funcionar lo antes posible.
• Facilidad de implantación: Para conseguir la aceptación de toda la organización, su solución de gestión de políticas debe ser rápida de implantar, de modo que los empleados la utilicen a las pocas semanas de su adquisición, y no meses (o incluso años).
• Facilidad de desarrollo continuo: Necesita que los propietarios y administradores de sus pólizas puedan gestionar el sistema desde el primer día, configurándolo y manteniéndolo sin tener que pedir ayuda al proveedor.

La implantación de una herramienta de gestión de políticas exige que todos los miembros de la organización modifiquen sus hábitos y comportamientos actuales. Todo lo que pueda hacer para facilitar esta tarea sólo puede dar lugar a una reacción positiva a este cambio y a la aceptación de todas las partes interesadas. Los empleados deben comprometerse con el software, no sentirse frustrados; de lo contrario, lo único que se consigue es introducir más riesgos en la organización al confiar en una herramienta que no ofrece los resultados necesarios.

Empezamos la semana que viene con Facilidad de uso para los usuarios finalesvamos a analizar por qué es imprescindible que la gestión de las políticas sea lo más intuitiva y sencilla posible para los empleados a la hora de evaluar e implantar una solución.

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