He aquí otro avance que demuestra por qué la implantación de la gestión del riesgo de las hojas de cálculo es una preocupación urgente para las organizaciones de servicios financieros.
El principal regulador bancario del Reino Unido, la Autoridad de Regulación Prudencial (PRA), se ha puesto recientemente en contacto con los directores generales de los bancos y sociedades de crédito hipotecario británicos para poner de manifiesto su decepción por la calidad de los sistemas y procesos utilizados para elaborar los informes reglamentarios presentados por muchas entidades financieras.
En sus "Conclusiones temáticas sobre la fiabilidad de los informes reguladores", una de las preocupaciones que planteaba la PRA era que las empresas no siempre aplicaban el mismo esfuerzo y diligencia a sus informes reguladores que a los informes financieros que facilitaban a sus accionistas y contrapartes.
En lugar de un proceso eficiente y racionalizado con líneas claras de responsabilidad y una titularidad adecuada, la PRA descubrió queel proceso de información reglamentaria de muchas entidades está fragmentado, es manual y potencialmente propenso a errores. El proceso a menudo recaía en pequeños equipos que no rendían cuentas a la PRA y a menudo carecían de escrutinio externo y de una supervisión adecuada de la gestión.
Un aspecto que preocupaba especialmente a la PRA era la gran presencia de hojas de cálculo en muchos procesos y flujos de trabajo de información regulatoria, ya que esto refleja la naturaleza ad hoc de la información regulatoria descubierta por la investigación de la PRA.
La PRA ha destacadoel riesgo de hoja de cálculo como una debilidad significativa para muchas instituciones y ha encargado a muchas que elaboren planes para abordar la cuestión. En breve, buscarán pruebas de su control y de los progresos realizados.
Entonces, ¿qué hay que hacer como mejores prácticas en un programa eficaz de gestión de riesgos de hojas de cálculo?
Cómo reducir el riesgo de las hojas de cálculo
En este caso, al igual que con MRM y Reconciliación, su primer paso es construir unn inventario de la llave hojas de cálculo. Esta es su base para crear una capacidad de gestión de riesgos de hojas de cálculo que le proporcione el nivel adecuado de control sobre su patrimonio de EUC para satisfacer a los reguladores.
Un inventario le ofrece múltiples posibilidades. Proporciona una ventanilla única para ver de un vistazo sus hojas de cálculo de informes normativos más sensibles, independientemente de dónde se encuentren: en PC, en archivos compartidos, en sitios de SharePoint o en entornos de computación en nube.
También proporciona una plataforma de gestión de documentos para que los EUC en uso puedan tener su estructura, propósito, propiedad e historial de cambios (por ejemplo, compartidos con otros para su revisión). Proporciona una capacidad de control de cambios para que los cambios realizados en las hojas de cálculo puedan supervisarse y registrarse por usuario y aprobador para su revisión posterior. Un inventario de hojas de cálculo aporta niveles empresariales de control a un entorno de aplicaciones fluido y dinámico, y es esencial para la gestión de riesgos de las hojas de cálculo.
Un inventario le ofrece múltiples posibilidades. Proporciona una ventanilla única para ver de un vistazo sus hojas de cálculo de informes normativos más sensibles, independientemente de dónde se encuentren: en PC, en archivos compartidos, en sitios de SharePoint o en entornos de computación en nube.
Con un inventario centralizado, el las empresas deben supervisar de forma proactiva las principales hojas de cálculo de informes para poder supervisar los cambios e identificar rápidamente los problemas antes de que puedan tener un impacto material en la empresa. Los informes automatizados pueden capturar esta información, de modo que los cambios, problemas y mejoras de las hojas de cálculo críticas puedan registrarse, listos para ser utilizados por la dirección, los reguladores y otros.
La fase final es el descubrimiento, donde se garantiza la integridad de su inventario de hojas de cálculo críticas que son fundamentales para el proceso de elaboración de informes, ya sea un almacén de datos, una calculadora, un modelo o como parte del proceso de conciliación. A es necesario buscar en todo el patrimonio para encontrar todas las hojas de cálculo clave en el proceso de elaboración de informes. Una búsqueda incompleta puede hacer que se pasen por alto hojas de cálculo clave y no se satisfaga al regulador.
Las búsquedas deben realizarse con regularidad para poder identificar y controlar rápidamente las nuevas hojas de cálculo relevantes que se añadan al patrimonio.
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