La documentación laboral es una tarea abrumadora para los responsables de RRHH y los propietarios de empresas. Sin embargo, hay pocos documentos que causen tanta confusión como el formulario I-9.
¿Por qué este formulario confunde a tantos dirigentes? Los requisitos siempre cambian. Sin embargo, una pregunta que vemos mucho es la siguiente: ¿cuánto tiempo se guardan los formularios I-9?
Tener una comprensión de esto es crucial para mantener el cumplimiento. Mantenerlo el tiempo suficiente asegura que usted está alineado con las regulaciones y evitar posibles sanciones.
Vamos a profundizar en los entresijos de los formularios I-9, su período de retención, y las mejores prácticas para el almacenamiento.
Finalidad de los formularios I-9
Al contratar en EE.UU., las empresas deben verificar la identidad y la autorización de empleo. Deben hacerlo para cada empleado.
Aquí es donde entra en juego el formulario I-9.
El formulario I-9 establece que empresarios y empleados cumplen sus obligaciones legales en virtud de la ley de inmigración. ¿Por qué es necesario hacerlo? Por:
- Garantiza que los empleadores han verificado que la persona cumple los requisitos para trabajar en EE.UU.
- Ayuda a evitar que se contrate a personas no autorizadas
- Protege contra la discriminación garantizando que todos los empleados presenten la misma documentación.
Los empresarios deben cumplimentar el formulario I-9 para cada nueva contratación en un plazo de tres días a partir de su fecha de inicio. Al hacerlo, contribuyen a una mano de obra más inclusiva y legal, al tiempo que cumplen la normativa federal destinada a mantener un entorno de trabajo justo para todos los empleados.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los formularios I-9?
Cuando se trata de los formularios I-9, una pregunta común que surge es cuánto tiempo deben mantenerse archivados. Después de todo, puede ser difícil organizar todos estos elementos sin un sistema de gestión I-9.
Para cumplir la normativa, debe conocer los requisitos de conservación de estos formularios. La norma general es que las empresas deben conservar los formularios I-9 durante tres años después de la fecha de contratación o un año después de que finalice la relación laboral del empleado, lo que ocurra más tarde.
Esto significa que incluso si un empleado abandona su organización, usted debe conservar su formulario I-9. Los registros I-9 actualizados no sólo garantizan el cumplimiento. También protegen a su empresa en caso de auditoría. No presentar estos documentos durante una auditoría puede acarrear importantes multas y sanciones.
Otras buenas prácticas para el almacenamiento de los formularios I-9 son:
- Mantenerlos separados de los expedientes personales
- Garantizar la accesibilidad para las auditorías
- Mantener la privacidad de los datos de los empleados
- Sea proactivo en la gestión de su documentación para evitar posibles consecuencias legales en el futuro.
Si quiere estar al día de las normas y reglamentos para los empleados actuales y los contratados, hay tres organizaciones a las que debe seguir:
Consecuencias de no conservar los formularios I-9
No mantener archivados los formularios I-9 puede acarrear graves consecuencias para su empresa. El incumplimiento de la normativa puede acarrear cuantiosas multas y sanciones legales.
El ICE realiza periódicamente auditorías para asegurarse de que los empresarios cumplen las normas. Los empleadores que carecen de la documentación adecuada pueden enfrentarse a miles de dólares en multas - POR VIOLACIÓN. Si el problema persiste, pueden presentarse cargos penales. Estos cargos serían contra los funcionarios de la empresa responsables de mantener los registros I-9.
Pero esas no son las únicas preocupaciones.
La falta de registros precisos también abre la posibilidad de demandas por discriminación. Si ciertos empleados fueron seleccionados para la verificación, mientras que otros no, esto podría dar lugar a acusaciones de prácticas discriminatorias dentro de su organización. Mantenerse al día con el cumplimiento del I-9 es crucial para evitar estos resultados negativos.
Buenas prácticas para almacenar y conservar los formularios I-9
A la hora de almacenar y conservar los formularios I-9, es fundamental mantener los registros organizados.
Aquí tienes una guía paso a paso de las mejores prácticas:
- Cree un sistema de archivo designado para estos formularios que garantice un fácil acceso cuando se necesiten.
- Considere la posibilidad de utilizar soluciones de almacenamiento electrónico que ofrezcan un cifrado seguro para proteger la información confidencial.
- Audite periódicamente sus registros para verificar el cumplimiento de los requisitos de conservación.
- Cree una política clara que describa los procedimientos de almacenamiento y eliminación de los formularios I-9. Asegúrese de que esta política se ajusta a las directrices legales. Asegúrese de que esta política cumple las directrices legales.
- Formar al personal en prácticas adecuadas de mantenimiento de registros para minimizar los errores y mantener la precisión.
- Considere la posibilidad de designar a una persona o un equipo dedicado a supervisar el almacenamiento y la conservación de los formularios I-9.
Al establecer responsabilidades y protocolos claros, puede mejorar la eficacia y reducir el riesgo de que surjan problemas de incumplimiento en el futuro.
Excepciones al plazo de conservación
Existen excepciones específicas al periodo de conservación estándar de los formularios I-9 que los empresarios deben conocer. Son las siguientes:
- Si un empleado fue contratado pero luego despedido dentro de los tres años siguientes a la fecha de contratación. En este caso, su formulario I-9 debe conservarse durante un año después del despido O tres años después de la fecha de contratación, lo que sea más largo.
- Otra excepción se refiere a los contratistas de la Administración con contratos cubiertos. En este caso, los empresarios deben conservar los formularios I-9 durante un año tras la finalización del contrato.
Comprender estos matices puede ayudarle a evitar posibles sanciones o problemas legales. Además, te garantiza que conoces las leyes en su totalidad, lo que fomenta la confianza en tu toma de decisiones.
¿Tengo que guardar copias de los documentos I-9?
Sí, usted necesita guardar copias de sus documentos I-9 para la verificación de elegibilidad de los empleados. Esto también hará que sea fácil para cosas como la reverificación, una auditoría I-9, trabajando con los reclutadores, proporcionando autorización de trabajo, y la incorporación de nuevos empleados.
¿Cuánto tiempo debe conservarse el formulario I-9?
Comprender cuánto tiempo debe conservar los formularios I-9 es crucial para cumplir la normativa federal. Si sigue las directrices y las mejores prácticas para almacenar y conservar estos formularios, podrá evitar posibles sanciones y multas.
Recuerde que mantener registros organizados de los formularios I-9 no sólo garantiza el cumplimiento legal, sino que también promueve un buen funcionamiento dentro de su organización. Manténgase informado sobre cualquier actualización o cambio en las regulaciones para estar al tanto de sus responsabilidades de mantenimiento de registros.
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