Die Dokumentation von Beschäftigungsverhältnissen ist eine entmutigende Aufgabe für Personalleiter und Unternehmenseigentümer. Es gibt jedoch nur wenige Dokumente, die so viel Verwirrung stiften wie das Formular I-9.
Warum verwirrt dieses eine Formular so viele Führungskräfte? Die Anforderungen ändern sich ständig! Eine Frage, die uns jedoch häufig gestellt wird, ist die folgende: Wie lange bewahren Sie die I-9-Formulare auf?
Dies zu wissen, ist entscheidend für die Einhaltung der Vorschriften. Wenn Sie die Formulare lange genug aufbewahren, können Sie sicherstellen, dass Sie die Vorschriften einhalten und mögliche Strafen vermeiden.
Im Folgenden erfahren Sie mehr über die Besonderheiten der I-9-Formulare, ihre Aufbewahrungsfrist und die besten Praktiken für die Speicherung.
Der Zweck der I-9-Formulare
Bei der Einstellung von Mitarbeitern in den USA müssen die Arbeitgeber die Identität und die Beschäftigungsberechtigung überprüfen. Sie müssen dies für jeden Mitarbeiter tun.
Hier kommt das Formular I-9 ins Spiel.
Das Formular I-9 stellt sicher, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer ihren gesetzlichen Verpflichtungen im Rahmen des Einwanderungsrechts nachkommen. Warum müssen wir das tun? Es:
- Stellt sicher, dass die Arbeitgeber die Berechtigung einer Person zur Arbeit in den USA überprüft haben.
- Verhindert, dass unbefugte Personen beschäftigt werden
- Schützt vor Diskriminierung, indem es sicherstellt, dass alle Arbeitnehmer die gleichen Unterlagen vorlegen
Arbeitgeber müssen das Formular I-9 für jeden neuen Mitarbeiter innerhalb von drei Tagen nach dessen Einstellung ausfüllen. Auf diese Weise tragen sie zu einer integrativeren und gesetzeskonformen Belegschaft bei und halten gleichzeitig die Bundesvorschriften ein, die ein faires Arbeitsumfeld für alle Mitarbeiter gewährleisten sollen.
Wie lange müssen Sie die I-9-Formulare aufbewahren?
Wenn es um die I-9-Formulare geht, stellt sich häufig die Frage, wie lange sie aufbewahrt werden müssen. Schließlich kann es ohne ein I-9-Verwaltungssystem schwierig sein, all diese Unterlagen zu organisieren.
Um die Vorschriften einzuhalten, müssen Sie die Aufbewahrungsvorschriften für diese Formulare kennen. Die allgemeine Regel besagt, dass Unternehmen die I-9-Formulare drei Jahre nach dem Einstellungsdatum oder ein Jahr nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahren müssen , je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt.
Das bedeutet, dass Sie das Formular I-9 auch dann aufbewahren müssen, wenn ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt. Aktuelle I-9-Aufzeichnungen gewährleisten nicht nur die Einhaltung der Vorschriften. Sie schützen Ihr Unternehmen auch im Falle einer Prüfung. Wenn Sie diese Dokumente bei einer Prüfung nicht vorlegen, kann dies zu erheblichen Geldstrafen und Bußgeldern führen.
Weitere bewährte Verfahren für die Aufbewahrung von I-9-Formularen sind:
- Getrennte Aufbewahrung von Personalakten
- Sicherstellung der Zugänglichkeit für Audits
- Wahrung des Datenschutzes für Mitarbeiter
- Seien Sie proaktiv bei der Verwaltung Ihrer Unterlagen, um mögliche rechtliche Konsequenzen im Nachhinein zu vermeiden.
Wenn Sie auf dem Laufenden bleiben wollen, was die Regeln und Vorschriften für derzeitige Mitarbeiter und neue Mitarbeiter betrifft, sollten Sie drei Organisationen folgen:
- ICE - U.S. Immigration and Customs Enforcement (Einwanderungs- und Zollbehörden)
USCIS - Staatsbürgerschafts- und Einwanderungsbehörde der Vereinigten Staaten - DHS - Ministerium für Innere Sicherheit
- Sie können auch Unternehmen folgen, die e-verify und I-9 Software anbieten, wie Mitratech.
Folgen der Nichtaufbewahrung von I-9-Formularen
Wenn Sie die I-9-Formulare nicht aufbewahren, kann dies schwerwiegende Folgen für Ihr Unternehmen haben. Die Nichteinhaltung der Vorschriften kann zu saftigen Geldstrafen und gesetzlichen Sanktionen führen.
Das ICE führt regelmäßig Audits durch, um sicherzustellen, dass die Arbeitgeber die Vorschriften einhalten. Arbeitgebern, die keine ordnungsgemäße Dokumentation vorlegen, drohen Geldstrafen in Höhe von Tausenden von Dollar - PRO VERSTOSS. Wenn es sich um ein andauerndes Problem handelt, könnte Strafanzeige erstattet werden. Diese Anklage würde sich gegen die für die Führung der I-9-Unterlagen zuständigen Mitarbeiter des Unternehmens richten.
Aber das sind nicht die einzigen Bedenken!
Eine ungenaue Buchführung eröffnet auch die Möglichkeit von Diskriminierungsklagen. Wenn bestimmte Mitarbeiter für die Überprüfung ausgewählt wurden und andere nicht, könnte dies zu Anschuldigungen wegen diskriminierender Praktiken innerhalb Ihrer Organisation führen. Um diese negativen Folgen zu vermeiden, ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie bei der Einhaltung der I-9-Verordnung auf dem Laufenden bleiben.
Bewährte Praktiken für die Speicherung und Aufbewahrung von I-9-Formularen
Wenn es um die Aufbewahrung der I-9-Formulare geht, ist Ordnung in den Unterlagen der Schlüssel.
Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für bewährte Verfahren:
- Legen Sie ein spezielles Ablagesystem für diese Formulare an, damit Sie bei Bedarf leicht darauf zugreifen können.
- Erwägen Sie den Einsatz elektronischer Speicherlösungen, die eine sichere Verschlüsselung zum Schutz sensibler Daten bieten.
- Prüfen Sie regelmäßig Ihre Unterlagen, um die Einhaltung der Aufbewahrungsvorschriften zu überprüfen.
- Erstellen Sie eine klare Richtlinie, in der die Verfahren für die Aufbewahrung und Entsorgung von I-9-Formularen beschrieben sind. Stellen Sie sicher, dass diese Richtlinie den gesetzlichen Vorgaben entspricht.
- Schulung der Mitarbeiter in der ordnungsgemäßen Führung von Aufzeichnungen, um Fehler zu minimieren und die Genauigkeit zu gewährleisten.
- Erwägen Sie die Ernennung einer Person oder eines Teams, die/der die Aufbewahrung der I-9-Formulare überwacht.
Durch die Festlegung klarer Zuständigkeiten und Protokolle können Sie die Effizienz steigern und das Risiko künftiger Verstöße gegen die Vorschriften verringern.
Ausnahmen von der Aufbewahrungsfrist
Es gibt bestimmte Ausnahmen von der Standardaufbewahrungsfrist für I-9-Formulare, die Arbeitgeber kennen sollten. Diese sind wie folgt:
- Wenn ein Mitarbeiter eingestellt, dann aber innerhalb von drei Jahren nach dem Einstellungsdatum entlassen wurde. In diesem Fall muss das Formular I-9 ein Jahr nach der Entlassung ODER drei Jahre nach dem Einstellungsdatum aufbewahrt werden - je nachdem, welcher Zeitraum länger ist.
- Eine weitere Ausnahme gilt für staatliche Auftragnehmer mit abgedeckten Verträgen. In diesem Fall müssen die Arbeitgeber die I-9-Formulare ein Jahr lang nach Vertragsende aufbewahren.
Das Wissen um diese Feinheiten kann dazu beitragen, mögliche Strafen oder rechtliche Probleme zu vermeiden. Es stellt auch sicher, dass Sie die Gesetze vollständig kennen, was das Vertrauen in Ihre Entscheidungen stärkt.
Muss ich Kopien für I-9-Dokumente aufbewahren?
Ja, Sie müssen Kopien Ihrer I-9-Dokumente aufbewahren, um die Berechtigung der Mitarbeiter zu überprüfen. Dies erleichtert auch Dinge wie die Nachprüfung, ein I-9-Audit, die Zusammenarbeit mit Personalvermittlern, die Erteilung von Arbeitsgenehmigungen und die Aufnahme neuer Mitarbeiter in das Unternehmen.
Wie lange sollten Sie das Formular I-9 aufbewahren?
Für die Einhaltung der Bundesvorschriften ist es wichtig zu wissen, wie lange Sie die I-9-Formulare aufbewahren müssen. Wenn Sie die Richtlinien und bewährten Verfahren für die Aufbewahrung dieser Formulare befolgen, können Sie mögliche Strafen und Bußgelder vermeiden.
Denken Sie daran, dass das Führen geordneter Aufzeichnungen über die I-9-Formulare nicht nur die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen gewährleistet, sondern auch einen reibungslosen Ablauf innerhalb Ihrer Organisation fördert. Bleiben Sie auf dem Laufenden über alle Aktualisierungen und Änderungen der Vorschriften, damit Sie Ihren Pflichten zur Aufbewahrung der Unterlagen nachkommen können.
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