Illinois publica una guía sobre los requisitos de formación para la prevención del acoso sexual

• Muchos empleadores han solicitado orientación al Departamento de Derechos Humanos de Illinois (IDHR) sobre los nuevos requisitos de formación.
• El IDHR ha publicado información en forma de folletos electrónicos.
• El IDHR también ha respondido a varias preguntas importantes de los empleadores a través de una sección de «Preguntas frecuentes» en su sitio web.

A partir del 1 de enero de 2020, todos los empleadores de Illinois deben impartir formación sobre acoso sexual a casi todas las personas del estado. Cuando se modificó la Ley de Derechos Humanos de Illinois (IHRA) en 2019 para crear este requisito, el texto de la ley dejó algunas preguntas sin respuesta. Las imprecisiones de la normativa hicieron que algunos empleadores se apresuraran a cumplir con su nueva obligación después del 1 de enero de 2020, fecha de entrada en vigor de la nueva ley. Como suele ocurrir, más de un mes después de la entrada en vigor de la ley, la IDHR publicó un conjunto de preguntas frecuentes y normas mínimas de formación en su sitio web. Ambos documentos intentan responder a algunas de las preguntas sin respuesta de la ley. Este artículo sintetiza y analiza los registros de la IDHR para ayudar a su organización a prepararse para cumplir con su obligación de formación.

• ¿Cuándo publicará el IDHR un programa de formación modelo que demuestre el cumplimiento de los requisitos legales?

Según la guía sobre los estándares mínimos de formación publicada por el IDHR el 3 de febrero de 2020, el programa modelo de prevención y formación sobre acoso sexual del IDHR (y el material complementario para los empleadores del sector de la restauración y la hostelería) se publicará a finales de febrero de 2020.

• ¿Cuáles son los estándares mínimos para la formación en prevención del acoso sexual?

Lamentablemente, la IDHR no proporcionó ninguna aclaración sobre esta cuestión más allá de los elementos contenidos en el estatuto. Esperamos que el programa de formación modelo aporte más claridad. No obstante, a modo de resumen, cualquier programa de formación impartido a los empleados de Illinois debería incluir lo siguiente:

• Una explicación del acoso sexual conforme a la legislación de Illinois.
• Ejemplos de conductas que constituyen acoso sexual ilegal
• Resumen de las disposiciones legales estatales y federales pertinentes en materia de acoso sexual.
• Recursos disponibles para las víctimas de acoso sexual
• Resumen de las responsabilidades de los empleadores en la prevención, investigación y medidas correctivas del acoso sexual.

 

• ¿Cuál es la fecha límite para formar a los empleados?

La IDHR fijó el 31 de diciembre de 2020 como fecha límite para que todos los empleados recibieran la formación. Esta actualización retira la declaración de que los nuevos empleados deben recibir la formación en los seis meses siguientes a su contratación, incluso si esa fecha es anterior al 31 de diciembre. Con esta información adicional, los empleadores pueden estar seguros de que cumplen la normativa si la formación se completa antes de que finalice 2020. Los empleadores de Illinois deben tener en cuenta que el IDHR recomendó que los nuevos empleados recibieran la formación «lo antes posible tras su contratación». Por lo tanto, aunque no existe el requisito de los seis meses, se anima a los empleadores a que formen a los nuevos empleados este año lo antes posible.

• ¿Qué empleadores están obligados a formar a sus empleados?

Hubo cierta confusión sobre si el requisito de la nueva ley se aplicaba a los empleadores con más de un empleado o a cualquier empleado . La IDHR ha aclarado que «los empleadores con uno o más empleados deben proporcionar formación».

• ¿Los empleadores están obligados a formar a los empleados con contratos de corta duración, a tiempo parcial o temporales?

Todos los empleados deben recibir formación, independientemente de su condición de trabajadores a tiempo parcial, temporales o en prácticas. El IDHR aclaró que los contratistas independientes no están obligados a recibir la formación. Dicho esto, el documento de preguntas frecuentes establece claramente que se «recomienda encarecidamente» que todos los contratistas independientes reciban formación. Aunque esta formulación puede parecer contradictoria, los empleadores deben planificar la formación de los contratistas independientes para mayor seguridad.

• Si un empleado ha recibido formación en otro lugar, ¿tengo que proporcionarle formación adicional?

El IDHR anima a los empleadores a volver a formar a los nuevos empleados, independientemente de si el empleado ha recibido formación en otro lugar. Aunque los empleadores están obligados a mantener un registro de la actividad, el IDHR fue explícito en su conclusión de que no es obligación del empleado mantener este registro ni solicitarlo a su antiguo empleador. Por lo tanto, dado que es difícil demostrar que se ha recibido la formación, el IDHR recomienda volver a formar a todos los nuevos empleados, ya que el empleador será responsable de demostrar que todos sus empleados han completado la formación.

• ¿Cómo se aplica este requisito a los empleados y empleadores con sede fuera de Illinois?

Esta es quizás la pregunta más frecuente que recibe nuestra organización. Aunque la IDHR intenta aportar claridad, aún quedan algunas cuestiones sin resolver. Dada la importancia de esta cuestión, a continuación se reproduce textualmente la respuesta de la IDHR:

«Todos los empleados que trabajen o vayan a trabajar en Illinois deben recibir formación, independientemente de si la empresa tiene su sede en Illinois. Si un empleado tiene su sede en otro lugar pero interactúa regularmente con otros empleados en Illinois, aunque no esté físicamente presente en Illinois, debe recibir formación».

• Ejemplo 1: El supervisor A trabaja para la empresa ABC en otro estado (Indiana, California, Florida, etc.) y supervisa a los empleados de ABC que trabajan en el estado de Illinois. El supervisor A debe recibir formación sobre prevención del acoso sexual conforme a la IHRA, aunque trabaje en otro estado.  
• Ejemplo 2:  El empleado B trabaja para la empresa ABC en otro estado (Indiana, California, Florida, etc.) y va a trabajar temporalmente con empleados de ABC en Illinois. El empleado B debe recibir formación sobre prevención del acoso sexual conforme a la IHRA, aunque la empresa para la que trabaja el empleado B se encuentre en otro estado.

Esta respuesta tiene mucho que analizar, pero la IDHR afirma que cualquier persona que tenga contacto habitual con un empleado de Illinois por motivos laborales debe recibir formación sobre acoso en Illinois. Esta respuesta es similar a la de Nueva York, que afirma que «cualquier empleado que tenga contacto con un empleado de la ciudad de Nueva York debe recibir formación». Dado que es poco probable que pronto haya jurisprudencia que establezca un precedente legalmente vinculante, los empleadores tendrán que usar su criterio para determinar a qué empleados de fuera del estado deben impartir la formación de Illinois.

Debido al requisito de informar que el empleador debe demostrar que todos sus empleados han completado la formación de Illinois, la respuesta parece ser afirmativa (el empleado debe realizar varios cursos de formación para cumplir con ambas leyes). Esta respuesta tampoco aborda la cuestión de si una persona que está sujeta a varios requisitos de formación obligatorios (es decir, un empleado que trabaja en Illinois pero que visita la ciudad de Nueva York en una asignación temporal a largo plazo) tiene que realizar diferentes cursos de formación. No obstante, se trata de una cuestión de criterio empresarial, por lo que recomendamos encarecidamente buscar asesoramiento legal independiente para determinar lo mejor para su empresa en función de los hechos y circunstancias confidenciales.

• ¿Qué documentación debe conservar el empleador en relación con la formación sobre prevención del acoso sexual?

Illinois exige a los empleadores que mantengan un registro de toda la formación impartida. Esta obligación puede cumplirse conservando un certificado (físico o en línea), un reconocimiento firmado por el empleado o una hoja de asistencia al curso. El IDHR ha indicado que el registro de la formación impartida en Illinois debe estar disponible para su inspección por parte del IDHR cuando este lo solicite.

• ¿Pueden los empleadores recurrir a un proveedor externo para impartir formación?

Sí. Supongamos que la formación cumple con los estándares establecidos en la ley (el documento sobre los estándares mínimos de formación del IDHR mencionado anteriormente). En ese caso, el empleador puede desarrollar su propio programa de formación o utilizar uno proporcionado por un proveedor externo.

• ¿Qué ocurre si los empleados tienen varios trabajos? ¿Tienen que realizar la formación en cada lugar de trabajo?

El IDHR dice que no, pero, una vez más, es el empleador quien tiene la carga de probar que se ha realizado la formación. Por lo tanto, tendría que colaborar con el empleador simultáneo para proporcionar un registro de la formación realizada en Illinois.

• ¿Existen requisitos adicionales para restaurantes y bares?

Sí. Los propietarios y operadores de restaurantes y bares deben proporcionar formación complementaria a la impartida a los empleados fijos o desarrollar un curso que cumpla los requisitos adicionales. Dichos requisitos incluyen:

• Conductas, actividades o vídeos específicos relacionados con el sector de la restauración o los bares.
• Explicación de la responsabilidad y obligación de los gerentes según la ley.
• Opciones de inglés y español

 

• ¿En qué idiomas debe impartirse la formación?

Los empleadores deben proporcionar formación de manera que sea accesible para su personal. Esto significa que los empleados con discapacidad o que hablan un idioma distinto del inglés deben tener opciones para recibir la formación de una manera que puedan entender.

Aunque Illinois no ha respondido a todas las preguntas pendientes sobre la formación, la actualización de febrero de 2020 de la IDHR aportó algo más de claridad sobre la intención de la ley. Como puede ver, los requisitos esenciales deben cumplirse antes de 2020. Todos los empleadores harían bien en adelantarse al cumplimiento de sus obligaciones, dada la condición de (re)formar a todos los empleados anualmente. ¡En Syntrio estaremos encantados de analizar las opciones para satisfacer sus necesidades de formación en Illinois lo antes posible!