Un banco internacional con 140.000 empleados y más de 700 sucursales tenía un problema de eficiencia. Desde la concesión hasta el cierre, el banco tardaba una media de tres días en finalizar un préstamo comercial, incluida la generación del contrato y la documentación de la garantía. El proceso no sólo era lento, caro y engorroso, sino que además dejaba al banco expuesto a incumplimientos y errores humanos. Para resolver este problema, el banco implantó un BPM propio, que integró con una potente aplicación de procesos HotDocs. Juntas, las dos tecnologías redujeron el tiempo necesario para generar contratos de préstamos comerciales y garantías a aproximadamente una hora y, al mismo tiempo, mejoraron el proceso de aprobación y la calidad general de los documentos de préstamo.
El flujo de trabajo del préstamo comienza consultando las distintas bases de datos del banco en busca de información sobre el cliente que solicita el préstamo. Todos los datos pertinentes se incorporan a una secuencia de formularios interactivos de recopilación de datos de HotDocs (una entrevista). Un gestor de relaciones introduce todos los datos necesarios restantes y envía la entrevista a la junta de revisión de préstamos.
Basándose en los análisis empresariales integrados en la entrevista de HotDocs, la junta de revisión de préstamos ve una versión codificada por colores del archivo de respuestas. Las respuestas que se ajustan a las mejores prácticas de préstamo del banco se codifican en verde. Las respuestas dudosas se codifican en ámbar. Y las respuestas que no se ajustan a las directrices de préstamo del banco se codifican en rojo.
Una vez establecido el código de colores, la junta de revisión de préstamos puede emitir un juicio de valor sobre la calidad de un préstamo y determinar si está justificada su aprobación. Los datos dudosos pueden remitirse al gestor de relaciones para que los aclare. Cuando se aprueba un préstamo, el gestor de relaciones puede introducir datos adicionales necesarios en la entrevista, y el complejo contrato de préstamo comercial, junto con la documentación colateral, puede generarse y ejecutarse instantáneamente, y las versiones electrónicas pueden perfilarse en el ECM del banco.
Gracias a la mejora de la eficiencia que aportó el nuevo sistema de flujo de trabajo, el banco pudo reasignar a varios centenares de empleados administrativos, que antes dedicaban tiempo a editar y corregir documentos. Además, prácticamente han desaparecido los incidentes jurídicos derivados de errores humanos en los documentos.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
