¿Qué buenas prácticas pueden emplear los departamentos jurídicos de las empresas para implantar procesos que mitiguen el riesgo para la privacidad de los datos en un entorno normativo desigual?
Ese es el tema de un reciente seminario web que realizamos con los expertos en privacidad de datos de Keesal, Young & Logan y Keesal Propulsion Labs y que ya está disponible para su visualización a la carta.
La inminente introducción de la CCPA está obligando a los departamentos jurídicos y a los equipos de cumplimiento a redoblar sus esfuerzos para cumplir la nueva normativa. Sin embargo, primero tienen que entender bien qué implica la CCPA y si su empresa podría ser responsable en virtud de la misma.
A continuación, no sólo tienen que instalar procesos y herramientas para garantizar el cumplimiento de la legislación de California, sino también para hacer frente a las numerosas normativas "imitadoras" sobre privacidad de datos que se están estudiando o promulgando en no menos de otros 13 estados de EE.UU..
Evitar los costes del incumplimiento
Los costes del incumplimiento de la CCPA pueden aumentar rápidamente. Aunque pueda parecer que no son tan imponentes -una multa tendría un tope de 7.500 dólares por infracción intencionada, y de 2.500 dólares por infracción no intencionada-, se aplican a las individuales; una empresa que no atienda 1.000 solicitudes de los consumidores para borrar datos, aunque sea de forma no intencionada, se vería abocada a pagar 2,5 millones de dólares en sanciones.
En una época de litigios, hay otro peligro para los resultados de las empresas que debería impulsar los esfuerzos de cumplimiento. Es uno que el Instituto para la Reforma Legal de la Cámara de Comercio de Estados Unidos señaló en un informe de abril de 2017:
"Existe una creciente campaña por parte de los abogados de los demandantes para atacar la privacidad y la seguridad de los datos con la esperanza de hacerse ricos en una nueva mina de oro al nivel de los litigios por amianto de los años 70, 80 y 90".
¿Cuáles son los pasos para un cumplimiento efectivo?
Como analizaron en profundidad durante el seminario web Stacey Myers Garrett y Justin Hectus de KYL, hay pasos básicos que un departamento jurídico puede dar para que sus operaciones de privacidad de datos cumplan mejor la CCPA y otras normativas de privacidad de datos, ya promulgadas o inminentes:
Hacer un inventario de las prácticas de recopilación e intercambio de datos.- Actualizar los avisos y políticas de privacidad con la información requerida sobre las prácticas de recopilación e intercambio de información y los derechos de los consumidores.
- Decisiones estratégicas y prácticas: ¿específicas para cada estado o de carácter general?
- Crear canales para la presentación de solicitudes verificables de acceso / supresión por parte de los consumidores (número de teléfono gratuito y página web).
- Operacionalizar el enlace "No vender mis datos personales
- Actualizar la información, los procesos y la documentación de RRHH.
- Actualizar los acuerdos de procesamiento de proveedores / prestadores de servicios.
- Identifique las lagunas de seguridad y actualice las medidas de seguridad.
- Educar y formar a los empleados.
- Aplicar protocolos coherentes, repetibles y eficientes para autenticar y responder a las solicitudes de acceso, supresión o exclusión, incluida la identificación de solicitudes excesivas e infundadas.
Hacer un inventario de las prácticas de recopilación e intercambio de datos.¿Una herramienta para el cumplimiento? Automatización del flujo de trabajo jurídico
El equipo de KYL ha sido un firme defensor de la automatización del flujo de trabajo como forma de hacer que los procesos jurídicos sean más eficientes, receptivos y precisos. Ellos y Mitratech lanzaron Keesal Propulsion Labs como una forma de evangelizar sus beneficios probados a los departamentos jurídicos corporativos.
La misma eficiencia y precisión que la automatización de los flujos de trabajo aporta a otros procesos de operaciones jurídicas y de cumplimiento normativo puede extenderse también a los procesos de privacidad de datos. Esto puede ayudar a mitigar el riesgo al mejorar las respuestas a las consultas y solicitudes de los consumidores relacionadas con la privacidad de los datos, y garantizar que las mejores prácticas de cumplimiento de la privacidad de los datos estén integradas en todos los flujos de trabajo relevantes dentro de un departamento jurídico o incluso de toda la organización.
Para saber mucho más, vea el seminario web gratuito
Como en casi todos los seminarios web en los que participan los expertos de KYL, se puede obtener mucha más información viendo la sesión. Como señalan, este es un momento crítico en términos de cómo las empresas y los consumidores coexisten digitalmente, por lo que su consejo es muy oportuno y valioso.
El seminario web, Navigating Data Privacy for Legal Teams, es gratuito y está disponible bajo demanda, así que tómese su tiempo para ver qué más tienen que decir sobre cómo los equipos jurídicos de las empresas pueden hacer frente a los retos que plantea el cumplimiento de la privacidad de los datos.
