Apoyo a una única fuente de verdad con la integración de LegalHold ELM
Hay un problema con las anteriores integraciones de productos de software de retención legal en ELM: No existe. O añade inconvenientes e ineficacia a lo que debería ser un proceso ágil.
Las retenciones legales se emiten cuando hay un litigio pendiente o previsto, y las organizaciones (según la normativa FRCP ) tienen el "deber de preservar" todas las pruebas/información relacionadas pertinentes para el asunto en cuestión.
¿Cuál es el problema?
La práctica habitual de los departamentos jurídicos de las empresas que utilizan un sistema dedicado de gestión jurídica empresarial (ELM) es crear un asunto jurídico en el ELM en caso de litigio pendiente o previsto. A continuación, emiten retenciones legales a los posibles "custodios" de datos para ese asunto.
Ahora bien, si el departamento jurídico de la empresa utiliza una herramienta independiente para gestionar las retenciones legales y no existe una verdadera sincronización bidireccional con el ELM, tendrá que introducir manualmente toda la información del asunto en el producto de retenciones legales. Esto, por supuesto, lleva mucho tiempo, es engorroso y propenso a errores por parte del usuario.
En una situación en la que haya que hacer cambios en el asunto, como cambiar el alcance o añadir/eliminar personal jurídico, esas actualizaciones también tienen que hacerse manualmente, lo que aumenta el riesgo de errores. Además, en el lado del ELM, no hay visibilidad del estado de las retenciones legales de los asuntos activos, lo que obliga a los usuarios del departamento jurídico a tener que acceder a dos sistemas independientes para gestionar el proceso de retención legal, lo que genera gastos adicionales y aún más complicaciones.
¿La solución?
Mitratech LegalHold incluye integración inmediata con nuestros principales productos ELM, TeamConnect y eCounsel, proporcionando un enfoque verdaderamente centrado en el asunto para la gestión de Legal Hold.
Cuando se crea un asunto judicial en el ELM, los usuarios pueden emitir una retención judicial directamente desde el asunto. Toda la información del asunto, como el nombre del asunto, la descripción, el personal jurídico asignado, etc., se rellena automáticamente en LegalHold. Cada vez que se produce un cambio en el asunto (como añadir/eliminar abogados, por ejemplo), se actualiza en LegalHold. A la inversa, cualquier actualización de la información de retención en LegalHold se actualiza automáticamente en el ELM.
Esta integración con nuestros productos ELM también admite SSO, por lo que el usuario puede acceder directamente a LegalHold desde el asunto dentro del ELM sin verse obligado a iniciar sesión por separado en Legal Hold.
Además, esta integración también impone restricciones de seguridad de asuntos en el caso de asuntos privados o restringidos. Los usuarios de LegalHold no no podrán acceder a las retenciones de asuntos a los que no se les haya dado acceso en el ELM. Esta es una función que hemos creado para TeamConnect y que está en la hoja de ruta del producto eCounsel.
¿El beneficio?
¿La principal ventaja de esta integración? Proporciona una verdadera fuente única de verdad que gira en torno a cada asunto legal. El departamento jurídico es ahora capaz de gestionar todas sus retenciones desde su ELM Mitratech, lo que minimiza los errores y agiliza el proceso de manera significativa.
¿Mejor aún? Para los departamentos jurídicos de las empresas, el tiempo -es decir, el tiempo del personal- es dinero. Esta integración no sólo ofrece mayor comodidad, sino que elimina el tiempo que se pasa cambiando de una aplicación a otra. A primera vista, esto puede no parecer un "agujero negro" que consuma horas del personal, pero considere cuánto tiempo puede dedicarse a navegar entre aplicaciones no integradas a lo largo de un año. Ya ve cómo se acumulan los costes.
Este tipo de integraciones se basan en los comentarios de nuestros clientes de LegalHold, que están en primera línea buscando formas de ser más eficientes y productivos. Más innovaciones como esta están en camino, entre otras cosas porque ellos mismos están constantemente liderando el cambio.
