Utilizar sistemas estructurados y automatización para mejorar la capacidad de respuesta de los proveedores

Por qué no responden los proveedores

Algunos proveedores pueden parecer distantes y distantes tras la incorporación. Cómo se llega a este punto?

Antes de culpar por completo al proveedor, ten en cuenta que la comunicación puede retrasarse o ignorarse fácilmente. Por ejemplo, el correo electrónico no siempre es el mejor medio de correspondencia. La mayoría de los vendedores reciben un gran número de consultas diarias. Un correo electrónico vago puede no captar la atención del vendedor. Además, el contacto principal para el servicio que recibe de un proveedor puede no ser el mejor para obtener la información que busca.

Un vendedor puede estar desorganizado y sus intentos de contactar simplemente se pierden. También hay que tener en cuenta las diferencias horarias. Algunos vendedores incluso se obstinan en preferir una charla cara a cara.

¿Qué puede hacer si está atrapado en un contrato con un proveedor que no responde?

Establecer el tono de una relación con el proveedor

Recuerda que estás hablando con una persona. Cada interacción afecta a las conversaciones futuras. No obstante, es importante que marque el tono de su relación con un proveedor desde el principio:

1. La comunicación es clave. Hablar con los proveedores de la forma adecuada puede cambiar la calidad de la relación. Ayude a sus proveedores a prestarle un mejor servicio dando a conocer sus expectativas desde el principio y con frecuencia.
2. Simplifique y agilice sus cuestionarios. Reduzca la cantidad de preguntas que envía al contacto. No hay razón para enviar 186 preguntas a un proveedor cuando con 15 bastará. También puede subdividir su cuestionario completo para proveedores en segmentos y enviarlos a los contactos más adecuados dentro de un proveedor. Por ejemplo, envíe al responsable jurídico las preguntas relacionadas con la conformidad y al responsable informático las relacionadas con la ciberseguridad y la protección de datos. Es más probable que la gente responda cuando las preguntas a las que se enfrentan son relevantes para sus responsabilidades laborales.
3. La mejor manera de garantizar una respuesta es incluir la capacidad de respuesta del proveedor como requisito contractual. Así se elimina cualquier ambigüedad. También estarás cubierto en caso de que sea necesario rescindir la relación con el proveedor. Tienes por escrito que han incumplido el contrato al no responder.

Abrir las líneas de comunicación

Una solución VRM puede abrir las líneas de comunicación con los proveedores y ayudarle a automatizar. Puede gestionar registros de proveedores, contratos, documentos y cuestionarios con el software adecuado. Podrá saber quién ha respondido y quién no, y cuánto tiempo lleva pendiente la solicitud.

Un buen producto de software VRM también proporcionará varios tipos de cuestionarios para sus necesidades de evaluación de proveedores y diligencia debida.

Su solución puede ayudarle a procesar y revisar cuando la información se envía a través de cuestionarios. La documentación de apoyo del proveedor debe vincularse a las respuestas. A continuación, el riesgo puede calificarse en función de las respuestas con una vista resumida que puede revisarse con expertos en la materia y los propietarios de su empresa.

Por supuesto, ninguno de esto se puede hacer si los vendedores no rellenan los cuestionarios o no responden a sus consultas. Una solución VRM potente puede encargarse de ello automatizando las funciones de solicitud y recepción. Esto reduce en gran medida la frustración de tener que ponerse en contacto repetidamente con los proveedores. Y en caso de rescisión del contratodispondrá de las funciones y herramientas que necesita para documentar y archivar registros.