Superar los procesos basados en papel en los servicios financieros
La Autoridad de Conducta Financiera del Reino Unido ha publicado recientemente una declaración sobre el modo en que las instituciones financieras deben planificar el cumplimiento de sus requisitos en materia de gestión de documentos y procesos basados en papel durante la pandemia de COVID-19.
La FCA afirma que se espera que ningún cliente de una empresa se vea perjudicado por las restricciones del contacto cara a cara y los retrasos de los procesos que siguen implicando el uso de papel.
Las empresas deben demostrar que han mitigado el impacto de los retrasos, sobre todo en el procesamiento de fondos o transacciones, y que han mantenido una buena comunicación con los clientes, especialmente con los vulnerables o los que se protegen debido a condiciones médicas.
Ejemplos de abandono de los procesos basados en papel
En un seminario web reciente, analizamos una serie de casos de uso de cómo nuestros clientes han pivotado para satisfacer sus necesidades con pequeños cambios en los procesos empresariales existentes.
Por ejemplo, al sustituir un proceso de entrega de extractos en papel preimpreso, el cliente utiliza ahora DataStore para crear copias electrónicas de los extractos con las superposiciones adecuadas antes de enviarlas por correo electrónico a los clientes.
¿Otro ejemplo? Cómo un cliente empieza a almacenar documentos en formato electrónico lo antes posible en un proceso determinado. Esto permite al personal trabajar estrictamente con documentos electrónicos durante una tarea o proyecto, en lugar de depender del papel.
Las empresas de servicios financieros se plantean nuevas preguntas
Esto nos lleva a una serie de preguntas que muchas empresas de servicios financieros -así como otras empresas- se están planteando:
- Dado que muchas soluciones no se aprovechan al máximo, ¿estamos haciendo el mejor uso posible de las herramientas existentes? ¿Existen capacidades que podamos ampliar a otros procesos o departamentos para aliviar las presiones en esas áreas?
- ¿Cuántos procesos y tecnologías heredados tenemos que funcionaban bien cuando todos los participantes trabajaban en la oficina, pero que han resultado difíciles o incluso se han roto cuando los participantes trabajan desde casa?
- ¿Qué ocurrirá cuando se suavicen las restricciones por la pandemia y el personal empiece a volver a la oficina? ¿Cómo funcionarán nuestros procesos cuando algunos miembros del personal estén en la oficina y otros sigan trabajando desde casa? Eso puede aumentar la presión sobre nuestros recursos y los procesos podrían resultar aún más arduos de llevar a cabo.
Aunque COVID-19 impone una serie de retos empresariales, especialmente en los servicios financieros, también puede considerarse una fuerza de cambio positivo. Puede impulsar la migración de procesos manuales basados en papel a soluciones más automatizadas, lo que a su vez se traduce en procesos más eficientes y un mejor servicio para sus clientes.
[bctt tweet="COVID-19 podría ser una fuerza de cambio positiva para que las empresas de servicios financieros abandonen los procesos basados en papel." via="yes"]
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