Die britische Finanzaufsichtsbehörde (Financial Conduct Authority) hat kürzlich eine Erklärung dazu veröffentlicht, wie Finanzinstitute ihre Anforderungen an die Handhabung von Dokumenten und papierbasierten Prozessen während der COVID-19-Pandemie erfüllen sollten.
Die FCA stellt fest, dass erwartet wird, dass kein Kunde einer Firma aufgrund der Einschränkungen des persönlichen Kontakts und der Verzögerungen bei Prozessen, die immer noch auf Papier basieren , benachteiligt wird.
Die Unternehmen müssen nachweisen, dass sie die Auswirkungen von Verzögerungen, insbesondere bei der Bearbeitung von Geldern oder Transaktionen, abgemildert und eine gute Kommunikation mit den Kunden, insbesondere mit schutzbedürftigen Personen oder solchen, die sich aufgrund von Krankheiten schützen, aufrechterhalten haben.
Beispiele für die Abkehr von papiergestützten Prozessen
In einem kürzlich durchgeführten Webinar haben wir eine Reihe von Anwendungsfällen erörtert, in denen unsere Kunden mit geringfügigen Änderungen an bestehenden Geschäftsprozessen ihre Kundenbedürfnisse unterstützen konnten.
Ein Beispiel dafür ist die Ablösung eines papierbasierten Auszugsversandverfahrens auf vorgedrucktem Briefpapier. Der Kunde verwendet nun DataStore, um elektronische Kopien der Auszüge mit entsprechenden Überlagerungen zu erstellen, bevor er sie per E-Mail an die Kunden versendet.
Ein anderes Beispiel? Wie ein Kunde damit beginnt, Dokumente so früh wie möglich in einem bestimmten Prozess in elektronischer Form zu speichern. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, während einer Aufgabe oder eines Projekts ausschließlich mit elektronischen Dokumenten zu arbeiten, anstatt sich auf Papier zu verlassen.
FinServ-Unternehmen stellen neue Fragen
Dies führt zu einer Reihe von Fragen, die sich viele Finanzdienstleister - aber auch andere Unternehmen - stellen:
- Da viele Lösungen nicht optimal genutzt werden, fragen wir uns , ob wir die vorhandenen Instrumente optimal einsetzen. Gibt es Funktionen, die wir auf andere Prozesse oder Abteilungen ausweiten können, um den Druck in diesen Bereichen zu verringern?
- Wie viele alte Prozesse und Technologien haben wir, die gut funktionierten, als alle Teilnehmer noch im Büro arbeiteten, die sich aber als schwierig oder sogar unbrauchbar erwiesen haben, wenn die Teilnehmer von zu Hause aus arbeiten?
- Was geschieht , wenn die Einschränkungen durch die Pandemie gelockert werden und die Mitarbeiter ins Büro zurückkehren? Wie werden unsere Prozesse funktionieren, wenn einige Mitarbeiter im Büro sind, andere aber noch von zu Hause aus arbeiten? Das könnte die Belastung unserer Ressourcen erhöhen, und die Abläufe könnten noch mühsamer werden.
COVID-19 bringt zwar eine Reihe von geschäftlichen Herausforderungen mit sich, insbesondere im Finanzdienstleistungsbereich, kann aber auch als Motor für positive Veränderungen gesehen werden . Sie kann die Umstellung von manuellen, papiergestützten Prozessen auf automatisierte Lösungen vorantreiben, was wiederum zu effizienteren Prozessen und einem besseren Service für Ihre Kunden führt.
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