La OFCCP lleva ya más de un año trabajando a toda máquina, con directivas y anuncios que parecen publicarse a diario. Para mantener este impulso, la OFCCP tiene ahora seis cartas de programación sometidas a revisión pública y a comentarios. Los planes de la OFCCP incluyen algunos aspectos ya conocidos, otros nuevos y uno (los detalles adicionales sobre la supervisión) que ya se ha descartado.
La Oficina de Gestión y Presupuesto (OMB), encargada de gestionar el proceso de revisión, solicita la opinión de los contratistas. La OMB sopesa la «carga» que supone para los contratistas facilitar la información solicitada con la utilidad de la información obtenida. Los plazos para presentar comentarios finalizan a principios de junio, dependiendo del tipo de carta de programación. En el pasado, el proceso de revisión pública ha dado lugar a cambios significativos en los planes de la OFCCP. Por ejemplo, la normativa actual sobre el plan para veteranos y personas con discapacidad presenta grandes diferencias entre su versión propuesta de 2013 y la definitiva de 2014.
Este artículo se centra en los cambios introducidos en la auditoría de mesa estándar de «suministros y servicios» con la que la mayoría de los contratistas están familiarizados. Aquí puedes consultar las cartas de programación propuestas.
En nuestro próximo artículo abordaremos las nuevas iniciativas de la OFCCP denominadas «Revisión específica» y «Comprobación de cumplimiento», esta última actualizada.
Novedades recientes que deben tenerse en cuenta
Según varias de las «cartas de programación» propuestas, si la notificación de auditoría se envía cuando ya han transcurrido más de seis meses del periodo de su plan, deberá facilitar datos sobre contrataciones, despidos y ascensos «para cada mes completado del año actual del AAP». (Por lo tanto, si su plan se ajusta al año natural y recibe una carta de programación a mediados de septiembre, sus datos de seguimiento abarcarían desde el 1 de enero hasta el 30 de agosto). Desde que se publicaron las cartas de programación para recabar comentarios, los representantes de la OFCCP han indicado que no tendrá que facilitar datos más allá del periodo de seguimiento estándar de seis meses, a menos que lo desee.
Otra cosa: el director de la OFCCP, Leen, afirma que la Agencia va a prestar mucha más atención que en el pasado a la revisión obligatoria de la eficacia de vuestras actividades de divulgación. ¡Así que revisad vuestro programa de divulgación!
¿Qué pasa con las cartas de programación actuales?
Las cartas de programación estándar actuales caducan el 30 de junio de 2019 (consulta aquí la carta de programación estándar actual sobre «Suministros y servicios»). No obstante, la fecha de caducidad de todas las cartas de programación vigentes se prorrogará hasta que entren en vigor las versiones actualizadas. Es difícil saber cuánto tiempo tardará la OMB en finalizar su revisión. Supongamos que la OFCCP quiere que las nuevas cartas de programación estén en vigor para el 1 de octubre de 2019, fecha de inicio de su ejercicio fiscal 2020. Es posible que las cosas se aceleren.
¿Qué novedades presenta la carta de programación de «Suministros y servicios»?
Identificar a los tres subcontratistas con mayor «valor en dólares»
Este nuevo requisito figura en la propia «Carta de programación», no en la sección «Lista detallada» que le sigue. Históricamente, los subcontratistas no estaban sujetos a una supervisión significativa por parte de la OFCCP, a menos que fueran ellos mismos contratistas del Gobierno federal. Esta nueva solicitud es la forma que tiene el Gobierno de identificar a los subcontratistas para una posible revisión. Sin embargo, la Agencia ha complicado esta tarea al preguntar cuál de sus subcontratistas desempeña el papel más importante en los contratos federales que su empresa ejecuta. A muchos contratistas les resultará complicado cumplir este requisito.
Establecer objetivos de disponibilidad y colocación para los subgrupos minoritarios
Los puntos 4 y 6 de la lista detallada van más allá de la actual presentación de informes sobre la disponibilidad y los objetivos «globales de las minorías» para centrarse en el análisis y la presentación de informes sobre subgrupos de minorías. Aunque es posible que ya esté realizando este análisis por su cuenta, preparar estos datos detallados para la auditoría le llevará mucho tiempo. Además, la revisión propuesta de los objetivos de los subgrupos aumentará la probabilidad de que su presentación contenga indicadores sobre los que la OFCCP querrá realizar un seguimiento durante la auditoría.
Realización de un análisis de su sistema de retribución
La obligación de analizar su programa de retribución para determinar si existen disparidades por motivos de raza o género no es nueva. Lo que sí es nuevo es presentar su revisión real de la retribución a la OFCCP en caso de auditoría. La buena noticia es que la revisión de su «sistema de retribución» en virtud de la Orden Ejecutiva 11246 no tiene por qué ser excesivamente técnica. En el seminario web de AJE del mes de abril sobre prácticas de auditoría, describimos los elementos fundamentales de una revisión resumida de la retribución «a grandes rasgos».
Ascensos
Además de identificar los grupos de puestos implicados en los ascensos (los «de origen y destino» y los detalles relacionados), la Agencia quiere ahora que identifiques a los candidatos individuales. ¿Qué sentido tiene esto? Aunque tu sistema de información sea bueno, los resultados sobre el impacto adverso podrían ser, digamos, aleatorios —sesgados, por ejemplo, porque muchos ascensos son nombramientos «no competitivos», de desarrollo profesional y planificación de la sucesión en una proporción de 1:1—.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
