Como mencionamos en una entrada anterior del blog, la automatización del flujo de trabajo aporta grandes beneficios a cualquier empresa. Dicho esto, puede ser especialmente ventajosa para un bufete de abogados o un departamento jurídico.
¿Por qué? En primer lugar, los costes y las consecuencias de los retrasos o errores causados por el uso de procesos manuales basados en papel pueden tener un impacto extraordinario en ese tipo de entorno. Automatizar esos flujos de trabajo no solo eliminará errores y costes, sino que generará ahorros que podrán repercutirse en los clientes, además de liberar recursos para hacer cosas más importantes que gestionar flujos de trabajo.
La mayoría de los profesionales de operaciones jurídicas con los que hemos tenido el privilegio de trabajar ven esas ventajas, y muchas más. Pero todavía hay muchos otros que, a pesar de estar entusiasmados con las ventajas de la automatización de los flujos de trabajo, no han sido capaces de dar el paso: se ven frenados por limitaciones de recursos, de presupuesto o de implementación, o incluso por la preocupación de si estas soluciones les quitarán puestos de trabajo.
Así pues, las palabras de clausura de Mary Shen O'Carrollen la conferencia del Instituto CLOC de 2017 nos aportan tanto la claridad necesaria como una llamada a la acción en lo que respecta a los efectos de la tecnología y la automatización en el panorama de las operaciones jurídicas.
La energía esencial de las conexiones humanas
Es un momento dinámico y motivador para ser miembro de CLOC y defensor de la tecnología en el lugar de trabajo jurídico. Especialmente cuando muchas de las personas a las que Mary se dirigía han sido pioneras solitarias o atípicas durante mucho tiempo:
Al final del Instituto del año pasado, alguien me dijo que la energía del evento parecía la de un movimiento religioso. Y es verdad. Ayer mismo me encontré en primera fila de la sesión del Gran Pensador pensando: "¡Amén!" y "¡Aleluya!". Me siento tan conectada con la gente de aquí.
Creo que las conexiones de este grupo son tan fuertes y especiales debido al largo camino que hemos recorrido para llegar hasta aquí. Durante mucho tiempo fuimos guerreros solitarios en viajes aislados. Cada uno allanando su propio camino, intentando definir el futuro empresa por empresa, problema por problema.
A pesar de que el Instituto CLOC fue una conferencia sobre tecnología, las personas implicadas y el apoyo que se ofrecen mutuamente siguen siendo las piedras angulares más importantes de este cambio, especialmente cuando empiezan a explorar esta nueva frontera:
Ninguno de nosotros lo tiene todo calculado. Podemos admitir que nuestros departamentos están muy por detrás de lo que deberían estar en algunas áreas. Esta misma semana, algunos oradores han admitido en el escenario que no tienen todas las respuestas. Y es esa vulnerabilidad, esa honestidad abierta con los demás lo que derriba rápidamente nuestros propios muros y nos conecta.
Este trabajo es duro, y nos encontramos con resistencia a cada paso del camino. Pero ya no estamos solos. Ahora nos tenemos los unos a los otros, tenemos la energía y las ideas de la comunidad. Y eso marca la diferencia.
Pero como somos seres humanos, somos propensos a la inercia, que puede ser el mayor obstáculo a la hora de impulsar un cambio beneficioso, ya sea "disruptivo" o no:
Al final, todo se reduce a las personas. Conseguir que alguien cambie de opinión... ese puede ser el mayor muro de todos.
Los "disruptores", como las empresas de transporte compartido Lyft y Uber, no triunfaron con tecnologías revolucionarias: Florecieron convirtiendo las actitudes humanas para que adoptaran esas tecnologías.
... Fue averiguar el elemento humano. Tenían que encontrar la respuesta a: "¿Cómo persuadir a la gente a entrar en los coches de completos extraños? ¡¿Sin pensar que van a ser robados, secuestrados o asesinados?!".
Resultó que esa mentalidad, que parecía tan arraigada, podía cambiarse. Hay un muro y una vez que lo empujas, puedes atravesarlo. Y una vez roto, no hay vuelta atrás. Te das cuenta de que esos muros son delgados como el papel y nadie intenta volver a levantarlos. Una vez que consigues que la gente piense que es seguro y conveniente subirse al coche de un completo desconocido, entonces eres oro... y se convierte en la nueva normalidad más rápido de lo que te imaginas.
"Cambiar la lente" y cambiar las mentalidades
Uno de los pasajes que más gustó a su público, que tuiteó y publicó sus palabras casi en masa...
En mi equipo tenemos un dicho: Que sea obvio no significa que sea fácil. Muchas operaciones jurídicas son complejas, sin duda. Pero gran parte de lo que hacemos es poner en marcha el sentido común. Es encontrar la manera de hacer las cosas que pueden parecer obvias pero que requieren un cambio masivo. La innovación no tiene por qué significar tecnología avanzada, inteligencia artificial o abogados robot. A veces solo significa cambiar la perspectiva de cómo se hace algo y hacer que otras personas vean el mundo como tú lo ves. Y hay que trabajar pacientemente para convencerles.
En su opinión, la "revolución" que nos ocupa es necesaria, aunque sólo sea porque se trata de "conseguir que más gente haga las cosas de la manera correcta, en lugar de sólo de la manera antigua".El valor de CLOC y de su liderazgo ha consistido en seguir adelante con determinación, defendiendo los avances que son cruciales para la evolución de las operaciones jurídicas:
Veo gente dispuesta y preparada para sacudir el barco, para romper cristales, para meterse en los líos adecuados. Sal ahí fuera y sigue probando y probando, probando y probando, hasta que encuentres algo que funcione.
Todos somos agentes del cambio
Mary lo resumió todo con una llamada a la acción que tocaba una verdad importante sobre la evolución y el avance en cualquier empresa, por no hablar de las operaciones jurídicas: el hecho de que el verdadero cambio sólo tiene éxito con la ayuda de muchas partes interesadas:
- Los departamentos jurídicos deben dar pasos valientes en la adopción de tecnologías y resistirse al impulso de evitar el cambio.
- Los bufetes de abogados deben ser los primeros en tomar la iniciativa y hacer partícipes a los clientes de la introducción de estas tecnologías.
- Los ASP, LPO y LSO deben recordar continuamente a la comunidad la posibilidad de obtener un gran valor y una gran calidad, y que hay diversas trayectorias profesionales disponibles.
- Las empresas tecnológicas deben asegurarse de que a los usuarios les resulte fácil demostrar el retorno de la inversión e implantar y utilizar sus plataformas, y deben impulsar la estandarización como mejor práctica.
- Las facultades de Derecho deben formar a la próxima generación de líderes para que miren hacia delante, no hacia atrás.
Sus últimas palabras sobre CLOC y la gente implicada en impulsar el cambio no fueron una hipérbole, sino que resonaron como un hecho:
Este es el poder de una comunidad de personas conectadas por una visión común. Juntos estamos creando el futuro del sector jurídico.
La automatización de los flujos de trabajo, la inteligencia artificial o cualquier tecnología con potencial para introducir cambios radicales en el sector jurídico puede verse como una amenaza para las tradiciones más arraigadas.
Sin embargo, si hay educación y colaboración para garantizar que estas tecnologías sirvan a las necesidades de los profesionales y clientes implicados (y no al revés), entonces cualquier "disrupción" que fomenten será buena para todos.
Pero, como ha señalado Mary O'Carroll, eso requiere mentes abiertas y voluntad de escuchar, y el compromiso de los proveedores y defensores de la tecnología en grupos como CLOC para enseñar y guiar a los demás con paciencia pero con constancia, de modo que la "revolución" se haga realidad.
DESCUBRA CÓMO LOS EQUIPOS DE OPERACIONES JURÍDICAS HAN ADOPTADO EN LA PRÁCTICA LA AUTOMATIZACIÓN DE LOS FLUJOS DE TRABAJO
