TAP de gira: Donde van los verdaderos rockstars

Considere este artículo como una mirada al interior de todo lo relacionado con TAP on Tour: le llevaremos al escenario y entre bastidores para que conozca todos los detalles.

No nos importa qué anuncio de Workday en la Superbowl los usuarios de TAP son auténticos rockstars. Y para demostrarlo, nos los llevamos de gira por Estados Unidos para mostrar cómo están transformando el trabajo con el flujo de trabajo. TAP on Tour arrancó nada menos que en la capital de la música en directo y sede central de Mitratech - Austin, Texas.

Nuestro socio, Oracle, organizó nuestro primer TAP on Tour en su hermoso campus junto al río. A Mitratech también se unieron nuestros socios de implementación de flujos de trabajo en KP Labs para mostrar "el arte de lo posible".  

El acto de la tarde estuvo abierto a expertos y novatos en TAP para compartir éxitos, desentrañar obstáculos, buscar nuevas soluciones y establecer contactos con colegas. 

Tarryn Puzsar, Directora de Automatización de Procesos Empresariales de KP Labs, inauguró el programa al más puro estilo rockstar con una oda a los Beatles y a la colaboración -que, como es sabido (¿infame?), sufrieron bloqueos, conflictos internos y escrutinio externo durante la mayor parte de su carrera- pero, gracias al trabajo en equipo y a la tecnología punta, crearon algunos de los mejores álbumes de todos los tiempos.

Al igual que los Beatles (pero sin sus adorables fans), los profesionales de las operaciones jurídicas están descubriendo que, con la tecnología adecuada, pueden tener un gran impacto en las operaciones e incluso convencer a algunos escépticos de que esta nueva forma de hacer las cosas va a mejorar el trabajo y, en última instancia, sus jornadas laborales.

Tanto si los asistentes estaban trabajando en su primer flujo de trabajo como en el número 150, Tarryn les explicó cómo maximizar el retorno de la inversión, aprovechar los datos y conseguir su aceptación. A lo largo de sus más de 10 años de trabajo con TAP, el equipo de KP Labs ha logrado ayudar a decenas de equipos de operaciones legales a automatizar sus mayores puntos débiles.

Para aquellos que deseen automatizar, he aquí algunos de los puntos débiles de los procesos que, según ella, hay que tener en cuenta:  

• Contenido duplicado del cuestionario
• Reseña secuencial de Siloed
• Demasiadas idas y venidas
• Falta de visibilidad de la situación
• Retrasos prolongados
• Falta de integración de formas, personas y procesos

A continuación tuvo lugar el acto principal del día: Steven Rippberger, Director de Operaciones Jurídicas de OpenText

En 2022, el departamento jurídico de Micro Focus (ahora OpenText) creció para facilitar la "transformación". Cuando Steven y el resto del recién incorporado equipo de operaciones jurídicas, incluida la nueva vicepresidenta de operaciones jurídicas Jessica Vander Ploeg, se incorporaron, se les encomendó la tarea de evaluar de forma holística los procesos actuales, el uso de herramientas y las oportunidades de mejora.

El equipo de operaciones jurídicas sabía que podía lograr su objetivo con flujos de trabajo, pero primero tenía que demostrarlo. La empresa ya disponía de herramientas de "flujo de trabajo" (actualmente, la mayoría de las soluciones tienen algunas funciones de flujo de trabajo). Aun así, necesitaban demostrar cómo una solución de flujo de trabajo centrada en el ámbito jurídico beneficiaría al departamento y a la empresa. Dos necesidades importantes en una solución eran una interfaz fácil de usar y la posibilidad de que el departamento jurídico realizara actualizaciones.

El equipo tenía varios procesos que podrían beneficiarse de la automatización, pero sabían que querían mostrar el valor rápidamente y crear campeones internamente. 

"No íbamos a esperar a completar el desarrollo de todos los flujos de trabajo antes de introducir TAP en la empresa. Queríamos un enfoque gradual que aportara valor incremental rápidamente, con el objetivo a largo plazo de contar con una sólida Legal Front Door a la que pudiéramos dirigir a la gente siempre que necesitaran apoyo del departamento jurídico."

El primer flujo de trabajo que tuvieron que abordar fue su proceso de acuerdos de confidencialidad. El estado actual carecía de estructura y visibilidad. Las solicitudes llegaban por correo electrónico y chat y, una vez iniciada una solicitud, era difícil saber a quién correspondía la siguiente acción. El departamento jurídico se veía como el que retenía una solicitud cuando a menudo estaba en otro equipo, requería detalles adicionales o escalaciones, o se enviaba a miembros del equipo sin una distribución equitativa de la carga de trabajo.

"El solicitante no sabe en qué punto del proceso se encuentra, sólo ve que no está completo. Tener las métricas y los traspasos para mostrar dónde está algo ha sido increíblemente impactante". 

El enfoque de Steven para desplegar el primer flujo de trabajo: 

• Diseño sencillo: Fácil de crear, fácil de usar para los solicitantes.
• Implantación por fases: Empezar por automatizar los procesos actuales y, a continuación, identificar las lagunas susceptibles de mejora. 
• Integraciones: Conéctese a las soluciones en las que ya está trabajando el equipo
• Retroalimentación iterativa: Introducir cambios graduales basados en los datos y la experiencia de los usuarios. 
• Identificar a los campeones: Conseguir el apoyo de usuarios y líderes desde el principio para crear entusiasmo y adopción.

Steven señala que, cuando se crea un flujo de trabajo con plantillas, se desea que el documento sea lo más estándar y universal posible. Para algunos equipos que están acostumbrados a tener docenas de variaciones diferentes, este cambio puede resultar difícil. ¿Su consejo? 

"Estandarice todo lo que pueda para empezar, y luego utilice TAP como una forma de tener una conversación sobre una mayor estandarización".

En la actualidad, el equipo de OpenText cuenta con cinco flujos de trabajo activos y ocho más en preparación. No sólo utilizaron la tecnología para impulsar la eficiencia, sino que, al introducir la tecnología en el departamento jurídico, cambiaron la mentalidad del equipo jurídico y de sus interlocutores internos. Demostraron que el departamento jurídico era innovador, se basaba en los datos y era un equipo proactivo en la resolución de problemas empresariales. 

Sus interlocutores quedaron impresionados, al igual que sus colegas de operaciones legales. En la reunión de Consero Corporate Legal Operations Forum, Jessica Vander Ploeg, Vicepresidenta de Operaciones Jurídicas de OpenText, fue galardonada con el Legal Operations Innovation Champion Award, en reconocimiento a su ejemplar uso e implementación de tecnologías innovadoras y prácticas progresistas en apoyo del departamento de negocio.

Los flujos de trabajo son una herramienta digital, pero su impacto y el entusiasmo que suscitan son tangibles en el mundo real. Para algunos, el evento fue una forma de aprender cómo empezar con su primer flujo de trabajo; para otros, fue ampliar sus flujos de trabajo actuales o aprender nuevas formas de interactuar con los usuarios, integrarse con otras soluciones y dejarse inspirar por sus compañeros. 

La siguiente parada de la gira es el lugar de nacimiento de la revista Rolling Stone y de Grateful Dead: San Francisco (California). Entre los cabezas de cartel de la parada de la zona de la bahía se encuentran Spencer Shubert, director de sistemas jurídicos de WeWork, y Kristie Pearmund, directora del programa de automatización de flujos de trabajo de Verizon. Esté atento a la recapitulación.