TAP auf Tour: Wo die echten Rockstars hingehen

Betrachten Sie dies als Ihren Einblick in alles, was mit TAP on Tour zu tun hat - wir nehmen Sie mit auf die Bühne und hinter die Kulissen, um Ihnen alles zu zeigen.

Es ist uns egal, was Superbowl-Werbung von Workday sagt; die TAP-Anwender sind wirklich Rockstars. Und um das zu beweisen, nehmen wir sie mit auf eine Headliner-Tour quer durch die USA, um zu zeigen, wie sie die Arbeit mit Workflow verändern. Die TAP on Tour begann in keiner geringeren Stadt als der Hauptstadt der Live-Musik und Heimat von Mitratech HQ - Austin, Texas.

Unser Partner Oracle veranstaltete unseren ersten TAP on Tour-Standort auf seinem wunderschönen Campus am Flussufer. Mitratech wurde auch von unseren Workflow-Implementierungspartnern bei KP Labs unterstützt, um "die Kunst des Möglichen" zu präsentieren.  

Die Nachmittagsveranstaltung stand TAP-Experten und -Neulingen offen, um Erfolge auszutauschen, Hindernisse zu überwinden, neue Lösungen zu finden und sich mit Gleichgesinnten zu vernetzen. 

Tarryn Puzsar, Director, Business Process Automation bei KP Labs, eröffnete die Show in echter Rockstar-Manier mit einer Ode an die Beatles und die Zusammenarbeit - die berühmt (berüchtigt?) dafür waren, dass sie während eines Großteils ihrer Karriere mit Straßensperren, internen Konflikten und externer Kontrolle zu kämpfen hatten, aber durch Teamwork und Spitzentechnologie einige der besten Alben aller Zeiten schufen.

Ähnlich wie die Beatles (ohne all die schmückenden Fans) entdecken auch die Fachleute der Rechtsabteilung, dass sie mit der richtigen Technologie einen großen Einfluss auf die Abläufe haben und vielleicht sogar ein paar Zweifler davon überzeugen können, dass diese neue Art, Dinge zu tun, die Arbeit - und letztlich auch ihren Arbeitstag - viel besser machen wird.

Unabhängig davon, ob die Teilnehmer an ihrem ersten oder 150. Workflow arbeiteten, zeigte Tarryn Wege auf, wie sie ihren ROI maximieren, Daten nutzen und Akzeptanz gewinnen können. In den mehr als 10 Jahren, in denen das KP Labs-Team mit TAP zusammenarbeitet, konnte es Dutzenden von Teams in der Rechtsabteilung erfolgreich dabei helfen, ihre größten Probleme zu automatisieren.

Für diejenigen, die ihre Prozesse automatisieren möchten, hat sie einige Schmerzpunkte genannt, auf die man achten sollte:  

• Duplizierter Fragebogeninhalt
• Siloed Sequential Review
• Zu viel Hin und Her
• Mangelnde Sichtbarkeit des Status
• Erweiterte Verzögerungen
• Mangelnde Integration von Formularen, Personen und Verfahren

Als nächstes war der Headliner des Tages an der Reihe: Steven Rippberger, Senior Legal Operations Manager bei OpenText

Im Jahr 2022 wuchs die Rechtsabteilung von Micro Focus (jetzt OpenText), um die "Transformation" zu erleichtern. Als Steven und der Rest des neu hinzugekommenen Legal Ops-Teams, einschließlich der neuen VP of Legal Ops Jessica Vander Ploeg, hinzukamen, wurden sie damit beauftragt, die aktuellen Prozesse, die Nutzung von Tools und Verbesserungsmöglichkeiten ganzheitlich zu bewerten.

Das Legal-Ops-Team wusste, dass es sein Ziel mit Workflows erreichen konnte, aber zuerst musste es dies beweisen. Das Unternehmen verfügte bereits über "Workflow"-Werkzeuge (die meisten Lösungen bieten heutzutage einige Workflow-Funktionen). Dennoch mussten sie zeigen, wie eine auf die Rechtsabteilung ausgerichtete Workflow-Lösung der Abteilung und dem Unternehmen zugute kommen würde. Zwei wichtige Voraussetzungen für eine Lösung waren eine benutzerfreundliche Oberfläche und die Möglichkeit für die Rechtsabteilung, Aktualisierungen vorzunehmen.

Das Team verfügte über mehrere Prozesse, die von einer Automatisierung profitieren könnten, wusste aber auch, dass es den Wert schnell aufzeigen und intern Champions schaffen wollte. 

"Wir wollten nicht warten, bis die Entwicklung aller Arbeitsabläufe abgeschlossen ist, bevor wir TAP in unserem Unternehmen einführen. Wir wollten einen schrittweisen Ansatz, der schnell einen zusätzlichen Nutzen bringt, mit dem langfristigen Ziel, eine robuste juristische Eingangstür zu haben, an die wir unsere Mitarbeiter verweisen können, wenn sie Unterstützung von der Rechtsabteilung brauchen."

Der erste Arbeitsablauf, den sie in Angriff nahmen, war ihr NDA-Prozess. Im derzeitigen Zustand fehlte es an Struktur und Transparenz. Anfragen gingen per E-Mail und Chat ein, und sobald eine Anfrage gestartet wurde, war es schwer zu erkennen, wer für die nächste Aktion zuständig war. Die Rechtsabteilung wurde als Bremsklotz für eine Anfrage angesehen, wenn diese oft bei einem anderen Team lag, zusätzliche Details oder Eskalationen erforderte oder an Teammitglieder ohne gleichmäßige Verteilung der Arbeitslast geschickt wurde.

"Der Antragsteller weiß nicht, wo er sich im Prozess befindet; er sieht nur, dass er nicht vollständig ist. Die Metriken und Übergaben, die zeigen, wo sich etwas befindet, haben sich unglaublich positiv ausgewirkt. 

Stevens Vorgehensweise bei der Einführung des ersten Arbeitsablaufs: 

• Einfaches Design: Einfach zu erstellen, einfach für Antragsteller zu verwenden
• Schrittweise Einführungen: Beginnen Sie mit der Automatisierung der aktuellen Prozesse und ermitteln Sie dann die Lücken, die verbessert werden müssen. 
• Integrationen: Integrieren Sie die Lösungen, an denen das Team bereits arbeitet
• Iteratives Feedback: Schrittweise Änderungen auf der Grundlage von Daten und Nutzererfahrungen vornehmen 
• Bestimmen Sie Champions: Holen Sie sich frühzeitig die Zustimmung von Nutzern und Führungskräften, um Begeisterung und Akzeptanz zu schaffen.

Steven weist darauf hin, dass man beim Aufbau eines Arbeitsablaufs mit Vorlagen das Dokument so standardisiert und universell wie möglich gestalten sollte. Für einige Teams, die daran gewöhnt sind, Dutzende verschiedener Varianten zu haben, kann diese Umstellung schwierig sein. Sein Rat? 

"Standardisieren Sie zunächst so viel wie möglich, und nutzen Sie dann TAP als Mittel, um ein Gespräch über weitere Standardisierung."

Heute hat das OpenText-Team fünf Workflows im Einsatz und acht weitere sind in Arbeit. Sie nutzten die Technologie nicht nur, um die Effizienz zu steigern, sondern änderten durch die Einführung der Technologie in der Rechtsabteilung auch die Denkweise des Rechtsteams und ihrer internen Stakeholder. Sie haben gezeigt, dass die Rechtsabteilung innovativ, datengesteuert und ein proaktiver Teamplayer bei der Lösung von Geschäftsproblemen ist. 

Ihre Stakeholder waren beeindruckt, ebenso wie ihre Kollegen aus der Rechtsabteilung. Auf der Februar Consero Corporate Legal Operations Forum wurde Jessica Vander Ploeg, VP of Legal Operations bei OpenText, mit dem Legal Operations Innovation Champion Award ausgezeichnet. Damit wurde ihre vorbildliche Nutzung und Implementierung innovativer Technologien und fortschrittlicher Praktiken zur Unterstützung der Geschäftsabteilung gewürdigt.

Workflows sind ein digitales Werkzeug, aber ihre Auswirkungen und die Begeisterung, die sie hervorrufen, sind in der realen Welt greifbar. Für einige war die Veranstaltung eine Möglichkeit zu erfahren, wie sie mit ihrem allerersten Workflow beginnen können; für andere ging es darum, ihre aktuellen Workflows zu erweitern oder neue Wege zu finden, um mit den Nutzern in Kontakt zu treten, sie mit anderen Lösungen zu integrieren und sich von Gleichgesinnten inspirieren zu lassen. 

Die nächste Station der Tour ist die Geburtsstadt der Zeitschrift Rolling Stone und der Grateful Dead - San Francisco, Kalifornien. Zu den Hauptrednern in der Bay Area gehören Spencer Shubert, Senior Manager, Legal Systems bei WeWork und Kristie Pearmund, Workflow Automation Program Manager bei Verizon. Bleiben Sie dran für die Zusammenfassung.