Nous vous emmenons sur scène et dans les coulisses pour vous donner tous les détails.

Nous nous moquons de ce que publicité de Workday pour le Superbowl les utilisateurs de TAP sont vraiment des rockstars. Et pour le prouver, nous les emmenons en tournée à travers les États-Unis pour montrer comment ils transforment le travail avec le flux de travail. Le coup d'envoi de la tournée TAP a été donné dans la capitale de la musique live et dans la ville de New York. Le siège de Mitratech - Austin, au Texas.

Notre partenaire, Oracle, a accueilli notre première tournée TAP sur son magnifique campus au bord de la rivière. Mitratech a également été rejoint par nos partenaires de mise en œuvre du flux de travail chez KP Labs pour présenter "l'art du possible".  

L'événement de l'après-midi était ouvert aux experts et aux novices du PAT afin de partager les réussites, d'analyser les obstacles, d'identifier de nouvelles solutions et de créer un réseau avec des pairs. 

"Come Together" avec les Beatles et les professionnels des opérations juridiques

Tarryn Puzsar, directrice de l'automatisation des processus d'entreprise chez KP Labs, a donné le coup d'envoi du spectacle en véritable rockstar, avec une ode aux Beatles et à la collaboration - qui ont connu des obstacles, des conflits internes et des contrôles externes pendant la majeure partie de leur carrière, mais qui, grâce au travail d'équipe et à une technologie de pointe, ont créé certains des plus grands albums de tous les temps.

À l'instar des Beatles (sans les fans enjôleurs), les professionnels des opérations juridiques découvrent qu'avec la bonne technologie, ils peuvent avoir un impact important sur les opérations et peut-être même persuader quelques sceptiques que cette nouvelle façon de faire va rendre le travail - et, en fin de compte, leurs journées de travail - bien meilleures.

Que les participants travaillent sur leur premier flux de travail ou sur le 150e, Tarryn leur a présenté des moyens de maximiser le retour sur investissement, d'exploiter les données et d'obtenir l'adhésion. Depuis plus de 10 ans qu'elle travaille avec TAP, l'équipe de KP Labs a réussi à aider des dizaines d'équipes d'opérations juridiques à automatiser leurs plus gros problèmes.

"Résoudre des problèmes difficiles est notre point fort" -Tarryn Puzsar, directeur de l'automatisation des processus d'affaires chez KP Labs

Pour ceux qui cherchent à automatiser, voici quelques points douloureux à surveiller :  

  • Duplication du contenu du questionnaire
  • Siloed Sequential Review
  • Trop de va-et-vient
  • Manque de visibilité sur le statut
  • Délais prolongés
  • Manque d'intégration entre les formulaires, les personnes et les processus

L'intervenant suivant était la tête d'affiche de la journée : Steven Rippberger, Senior Legal Operations Manager chez OpenText

En 2022, le service juridique de Micro Focus (aujourd'hui OpenText) s'est agrandi pour faciliter la "transformation". Lorsque Steven et le reste de l'équipe des opérations juridiques nouvellement ajoutée, y compris la nouvelle vice-présidente des opérations juridiques Jessica Vander Ploeg, ont rejoint l'entreprise, ils ont été chargés d'évaluer les processus actuels, l'utilisation des outils et les opportunités d'amélioration de manière holistique.

L'équipe des opérations juridiques savait qu'elle pouvait atteindre son objectif grâce aux flux de travail, mais elle devait d'abord le prouver. L'entreprise disposait déjà d'outils de "flux de travail" (la plupart des solutions offrent aujourd'hui des capacités de flux de travail). Cependant, elle devait montrer comment une solution de flux de travail centrée sur le droit serait bénéfique au département et à l'entreprise. Une interface facile à utiliser et la possibilité pour les services juridiques d'effectuer des mises à jour sont deux éléments essentiels d'une solution.

L'équipe avait plusieurs processus qui pouvaient bénéficier de l'automatisation, mais elle savait qu'elle voulait en montrer la valeur rapidement et créer des champions en interne. 

"Nous n'allions pas attendre d'avoir terminé le développement de tous les flux de travail avant d'introduire le TAP dans l'entreprise. Nous voulions une approche progressive qui apporterait rapidement une valeur ajoutée, avec l'objectif à long terme de disposer d'une porte d'entrée juridique robuste vers laquelle nous pourrions diriger les gens lorsqu'ils ont besoin de l'aide du service juridique."

Le premier flux de travail auquel ils ont dû s'attaquer était leur processus NDA. L'état actuel manquait de structure et de visibilité. Les demandes étaient envoyées par courrier électronique ou par chat et, une fois la demande lancée, il était difficile de savoir qui était responsable de l'action suivante. Le service juridique était considéré comme le point d'arrêt d'une demande lorsqu'elle était souvent traitée par une autre équipe, qu'elle nécessitait des détails supplémentaires ou des escalades, ou qu'elle était envoyée à des membres de l'équipe sans que la charge de travail soit répartie équitablement.

"Le demandeur ne sait pas où en est le processus ; il voit seulement qu'il n'est pas terminé. Le fait de disposer d'indicateurs et d'un système de transfert permettant de savoir où en est le processus a eu un impact considérable. 

L'approche de Steven pour déployer le premier flux de travail : 

  • Conception simple : Facile à créer, facile à utiliser pour les demandeurs.
  • Déploiement progressif : Commencez par automatiser les processus actuels, puis identifiez les lacunes à améliorer. 
  • Intégrations : Se brancher sur les solutions sur lesquelles l'équipe travaille déjà
  • Retour d'information itératif : Apporter des modifications progressives sur la base des données et de l'expérience des utilisateurs. 
  • Identifier les champions : Obtenir l'adhésion des utilisateurs et des dirigeants dès le début pour susciter l'enthousiasme et l'adoption.

Steven souligne que lorsqu'on construit un flux de travail avec des modèles, on veut que le document soit aussi standard et universel que possible. Pour certaines équipes qui ont l'habitude d'avoir des dizaines de variantes différentes, ce changement peut s'avérer difficile. Son conseil ? 

"Normaliser autant que possible pour commencer, puis utiliser le PAT comme moyen d'engager une conversation sur une normalisation plus poussée. sur la poursuite de la normalisation".

Aujourd'hui, l'équipe OpenText a mis en place cinq flux de travail et en prépare huit autres. Non seulement ils ont utilisé la technologie pour améliorer l'efficacité, mais en introduisant la technologie dans le service juridique, ils ont changé l'état d'esprit de l'équipe juridique et de ses parties prenantes internes. Elle a démontré que le service juridique était innovant, axé sur les données et qu'il jouait un rôle d'équipe proactif dans la résolution des problèmes de l'entreprise. 

Les parties prenantes ont été impressionnées, tout comme leurs collègues des opérations juridiques. Lors de la réunion de février de Consero Corporate Legal Operations Forum, Jessica Vander Ploeg, vice-présidente des opérations juridiques chez OpenText, a reçu le Legal Operations Innovation Champion Award, en reconnaissance de son utilisation et de sa mise en œuvre exemplaires de technologies innovantes et de pratiques progressives à l'appui du département commercial.

Les flux de travail sont un outil numérique, mais leur impact et l'enthousiasme qu'ils suscitent sont tangibles dans le monde réel. Pour certains, l'événement était un moyen d'apprendre comment commencer avec leur tout premier flux de travail ; pour d'autres, il s'agissait d'étendre leurs flux de travail actuels ou d'apprendre de nouvelles façons de s'engager avec les utilisateurs, de s'intégrer à d'autres solutions et d'être inspirés par leurs pairs. 

La prochaine étape de la tournée est le lieu de naissance du magazine Rolling Stone et du groupe Grateful Dead, San Francisco, en Californie. Les têtes d'affiche de l'étape de la Bay Area sont Spencer Shubert, Senior Manager, Legal Systems chez WeWork et Kristie Pearmund, Workflow Automation Program Manager chez Verizon. Restez à l'écoute pour un récapitulatif. 

Automatisation du flux de travail TAP

Découvrez comment l'automatisation du libre-service permet aux employés à tous les niveaux de votre organisation de rationaliser, de normaliser et d'améliorer les processus - dans tous les services et dans le monde entier.