Nos despedimos de otro año transformador en la tecnología jurídica (¡y aquí en Mitratech!). Mientras tanto, hay mucho que esperar en 2024.
Para conmemorar y celebrar, vamos a dar un paseo por la memoria con un vistazo a algunos de los temas más importantes de la industria y las preocupaciones que hemos cubierto este año -, así como algunas de las innovaciones de Mitratech en tecnología legal que los abordan.
[P.D. Algunas de estas nuevas alianzas, mejoras de producto y adiciones a la hoja de ruta de Mitratech en 2023 nos han ayudado a ganar el título de "Empresa LegalTech del Año" por el 4º programa anual LegalTech Breakthrough Awards - por tercer año consecutivo. Pero de eso ya hablaremos. En primer lugar, vamos a sumergirnos en algunas de las principales perspectivas de la tecnología legal para 2024].
El autoservicio está de moda. Se acabaron los cuellos de botella.
Cada día, un oficinista medio recibe una media de 120 correos electrónicos. Es probable que los profesionales del Derecho reciban aún más.
Para ello, una encuesta realizada en la Conferencia Anual de Usuarios de Mitratech, Interact 2023, reveló que El 74% de la audiencia confía en el correo electrónico como principal método para gestionar las solicitudes de servicios jurídicos.
Encuesta entre el público de Interact 2023 | Conferencia anual de usuarios de Mitratech
Es difícil mantenerse al día con todos estos correos electrónicos y aún más difícil de gestionar los tiempos de respuesta eficientes que se mueven de acuerdo con los SLA - todo ello manteniendo el cumplimiento de los objetivos más amplios de gobierno de la información de su empresa. Afortunadamente, una "puerta de entrada legal" puede ayudar a automatizar, agilizar y elevar sus operaciones legales, reduciendo la necesidad de confiar en la memoria y el correo electrónico.
A puerta jurídica es un portal de solicitudes de autoservicio que da la bienvenida a los usuarios que necesitan interactuar con el departamento jurídico. En lugar de enviar un correo electrónico al departamento con una pregunta frecuente o solicitar un contrato genérico, los empleados pueden entrar en el portal para acceder a lo que necesiten con los mínimos puntos de contacto. Por ejemplo, pueden solicitar un acuerdo de confidencialidad o un contrato y, rellenando determinados campos, su solicitud puede enviarse a una plantilla automática o escalarse automáticamente si la solicitud es más complicada.
Desde permitir el autoservicio hasta liberar más tiempo para los miembros del equipo (que el 74 % y el 66 % de los asistentes clasificaron como su resultado más deseado al implementar una puerta de entrada legal, respectivamente), hay una multitud de razones por las que los equipos legales actuales están recurriendo al flujo de trabajo para mejorar la productividad y la autosuficiencia en 2024.
Integración: la clave de la eficacia
Hablando de productividad, la frase "hacer más con menos" puede estar manida, pero sigue siendo pertinente. Los abogados generales esperan que la carga de trabajo aumente un 25% en los próximos tres años, pero el 75% no espera que los presupuestos sigan el mismo ritmo.
Esto significa que los equipos tendrán que redoblar sus esfuerzos para agilizar los procesos de alto contacto, optimizar sus horas de atención, minimizar las interrupciones y colaborar con otros departamentos de forma más eficaz. Pero en el vertiginoso mundo actual, la pérdida de eficacia está en todas partes. A estudio reciente de HBR descubrió que las personas involucradas en la ejecución de una sola transacción de la cadena de suministro cambiaban entre 22 aplicaciones diferentes o sitios web únicos la asombrosa cantidad de 350 veces. En un día normal, los empleados alternan entre aplicaciones y ventanas más de 3.600 veces.
Nosotros lo llamamos cambio de contexto: a medida que las empresas se esfuerzan por aumentar su eficiencia con una afluencia de "aplicaciones de productividad", se produce el efecto contrario: sobrecarga tecnológica, saturación de aplicaciones y problemas relacionados con la productividad derivados de un exceso de alternancia. Así que, además de mantener informados a los equipos sobre los peligros y las mejores prácticas para evitar la ansiedad de alternar en la era digitaltambién estamos trabajando en formas de mitigarla en nuestras hojas de ruta de productos.
La plataforma de automatización de flujos de trabajo sin código de Mitratech, TAP, también ha lanzado recientemente la aplicación TAP Microsoft Teams App, que permite la gestión de flujos de trabajo, la colaboración y la visibilidad directamente en la aplicación Teams de toda la empresa. Al eliminar la necesidad de saltar entre el correo electrónico, TAP, y plataformas de terceros para comprobar el estado o tomar medidas sobre los flujos de trabajo en curso, esta primera integración ofrece a los equipos una manera de mitigar la ansiedad de alternar y elevar la eficiencia.
El riesgo es un deporte de equipo cada vez más popular
Según Gartneral menos el 50% de los ejecutivos de nivel C tendrán requisitos de rendimiento relacionados con el riesgo de ciberseguridad en sus contratos de trabajo para 2026. Esto no es ninguna sorpresa si tenemos en cuenta el panorama actual de amenazas.
Un estudio realizado por la Universidad de Maryland reveló que un amenaza ataca la infraestructura de ciberseguridad de una empresa cada 39 segundos por término medio. En respuesta, los organismos reguladores están estrechando el cerco (como las normativas SEC de EE. UU., GDPR de la UE GDPR DE LA UEde la UE, o la DPAdel Reino Unido), que exigen un enfoque proactivo y transparente de la gestión de riesgos informáticos y el cumplimiento normativo que abarque a toda la organización.
Mientras tanto, su consejo de administración también está a punto de implicarse más que nunca en la comprensión y supervisión de su tecnología de riesgos, informes, ética y divulgación, y van a empezar a hacer más preguntas. Equípese con los conocimientos y herramientas necesarias para apoyar con confianza a los profesionales de riesgos de su organización, responder a las preguntas de las partes interesadas y mantenerse un paso por delante en el cambiante ámbito de la supervisión de riesgos de TI.
[P.D. La automatización del flujo de trabajo puede ayudar a fortalecer los cimientos de su estrategia de riesgos y cumplimiento, desde la admisión y evaluación de proveedores externos hasta la provisión de una plataforma (y un cuadro de mandos) para evaluaciones interdepartamentales e interdepartamentales. Vea cómo.]
Las retenciones legales no tienen por qué parecer un atraco
Entregar el aviso de retención legal es el primer paso para asegurarse de que sus empleados entienden que todos los datos y archivos relacionados (ya estén almacenados en papel o electrónicamente) no pueden alterarse ni borrarse cuando su empresa se enfrente a un litigio, una investigación gubernamental o una auditoría.
Cuando se borran datos que de otro modo serían relevantes para un litigio, su empresa podría enfrentarse a graves daños legales, financieros y de reputación. En el caso Knickerbocker y otros contra Corinthian Collegespor ejemplo, los Colleges fueron sancionados con 25.000 dólares, y su asesor jurídico tuvo que pagar otros 10.000 dólares.
En este sentido, un proceso de retención eficaz es un poco como un seguro: siempre merece la pena la inversión (y no tenerlo puede salir caro). Pero, desde los matices procedimentales hasta los avances tecnológicos, el proceso y el escrutinio que lo rodea han evolucionado. Hemos reunido en dos eBooks los principales consejos de nuestros expertos de este trimestre sobre la creación, comunicación y gestión de las retenciones legales:
