El nuevo formulario I-9: haga oír su voz en la inspección virtual de documentos
Lo que hay que saber antes de opinar sobre el nuevo formulario I-9
El 30 de marzo de 2022, Servicios de Ciudadanía e Inmigración de EE.UU. (USCIS) publicó un aviso que se refiere a la nueva actualización del Formulario I-9 y la disposición de Verificación de Elegibilidad de Empleo. En esencia, han pedido al público que envíe comentarios sobre el nuevo Formulario I-9 propuesto, el que lamentablemente no incluye una adenda para hacer permanente la inspección remota de documentos después de la pandemia.
Se anima a enviar comentarios, que se aceptarán hasta el 31 de mayo de 2022. Nos encantaría que todos aprovecharan la oportunidad de visitar el foro público y compartir sus pensamientos sobre la actualización, pero primero, vamos a dar un paso atrás: ¿Qué es el nuevo formulario I-9 y por qué el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de EE.UU. pide la opinión del público sobre la inspección remota de documentos?
Flashback a 2020: Normas temporales del formulario I-9 para la inspección de documentos
Ya hemos hablado en otras ocasiones de la obligación que tiene todo empresario de cumplimentar un formulario I-9 para verificar la identidad y la autorización de empleo de cada empleado estadounidense. Pues bien, en medio de la pandemia, el USCIS introdujo algunos cambios importantes y temporales en las normas de este formulario. Publicado por primera vez en marzo de 2020, DHS anunció normas relajadas para verificar Elegibilidad de Empleo Formulario I-9permitiendo a los empleadores completar el proceso de identificación de forma remota. El cambio de regla temporal declaró,
"Los empleadores con empleados que tomen precauciones de proximidad física debido a la COVID-19 no estarán obligados a revisar los documentos de identidad y de autorización de empleo del empleado en presencia física de éste."
Normalmente, la Sección 2 requiere que el empleador verifique un documento de identidad aprobado por el USCIS en persona, a más tardar el tercer día hábil después de que el empleado comience a trabajar remuneradamente. Con las normas temporales de identificación del formulario I-9, los empleados pueden ahora inspeccionar virtualmente los documentos, lo que les permite cumplir la normativa de distanciamiento social y agilizar el proceso de incorporación.
Pero hay una trampa:
Salvo prórroga, la norma temporal expirará el 30 de abril de 2022. Los empleadores tendrán tres días hábiles para inspeccionar físicamente todos los documentos de autorización de trabajo de los empleados que fueron inspeccionados virtualmente y actualizar el Formulario I-9.
Sabiendo que esta transición podría afectar significativamente a las operaciones empresariales, los costes y los horarios de los empleados, animamos a las empresas a responder a la convocatoria de opiniones del Registro Federal sobre su nueva propuesta de formulario I-9, la que no incluye la verificación remota de los empleados como característica permanente.
Comparta su opinión con USCIS
Se anima a presentar comentarios, que se aceptarán durante 60 días, hasta el 31 de mayo de 2022.
¿Qué puede esperar del nuevo Foro sobre el formulario I-9?
Es difícil decir con seguridad lo que podemos esperar de USCIS en este asunto, pero podemos mirar a los ejemplos anteriores para la penetración. Las últimas veces que USCIS ha abierto un periodo de comentarios públicos para una nueva versión del formulario I-9, ninguna actualización permanente se inspiró en las aportaciones del público, lo que nos lleva a pensar que la identificación virtual de documentos podría acabar siendo realmente un lujo temporal. Por si acaso, los equipos de RRHH deberían prepararse para ello: es hora de consolidar los sistemas, recopilar los datos necesarios y asegurarse de contar con todas las herramientas necesarias para garantizar el cumplimiento, ahora y en el futuro.
