Las cosas más espeluznantes que tu departamento jurídico puede oír de cara a 2024 (a menos que vengas preparado)

7 preguntas y afirmaciones escalofriantes que podrían dejar a su departamento jurídico fuera de juego este octubre -y hasta bien entrado el nuevo año- si no prepara el terreno ahora.

"Estamos siendo auditados / investigados / demandados"

Tan pronto como su empresa se entere de una investigación inminente o de un posible litigio, tiene la obligación de notificar a todos los empleados o partes interesadas su responsabilidad de preservar los datos, documentos, casos y registros pertinentes. Hacerlo a tiempo (y evitar así cualquier destrucción o modificación de pruebas) podría marcar la diferencia en el resultado de su caso.

La notificación a todos los empleados y partes interesadas suele implicar la emisión de un aviso de retención de litigios, o una suspensión temporal de las políticas de destrucción de documentos electrónicos o en papel de una organización en relación con cualquier documento que pueda ser relevante para un caso legal nuevo o inminente. Si se hace de forma manual, puede resultar costoso, llevar mucho tiempo y exponer a la organización a incoherencias que más tarde generen riesgos. ¿Cómo puede asegurarse de que su notificación (y la declaración del empleado de haber recibido dicha notificación) sea defendible y rastreable? ¿Cómo puede mantener los recordatorios y la documentación necesarios?

La respuesta es disponer de un sistema automatizado y racionalizado de retención legal que:

• Transforma las hojas de cálculo gestionadas manualmente y que requieren mucho trabajo en activos digitales, conservados en una base de datos centralizada a la que se puede acceder fácilmente para la presentación de pruebas.
  Detiene automáticamente la eliminación de datos relevantes en caso de litigio pendiente.
  Permite el seguimiento automático del estado de retención legal y la intervención del custodio.
  Permite informar de los resultados al instante para obtener información inmediata y fiable sobre el cumplimiento de la normativa.

¿Necesita una respuesta mejor a la pregunta de auditoría/litigios antes de 2024? Nuestro equipo está aquí para ayudarle.

 

"Hemos encontrado un error"

Probablemente no haga falta que le recordemos que los errores se pagan caros, pero lo haremos de todos modos. ¿Recuerdas el incidente de la "Ballena de Londres" de JPMorgan Chase, debido en parte a errores en la hoja de cálculo? Supuso una pérdida de más de 6.000 millones de dólares, y todavía están trabajando para enderezar el impacto en su reputación.

Si tenemos en cuenta que casi 9 de cada 10 hojas de cálculo (88%) contienen errores, es probable que nos encontremos con este problema en algún momento de nuestra carrera. A menos que seas proactivo y reduzcas la influencia manual en tus datos para mejorar la coherencia, la fiabilidad y la precisión.

Una solución de automatización del flujo de trabajo puede ayudarle a eliminar por completo el error humano. Usted define el flujo de lógica que conducirá cada etapa a su siguiente acción, pero la tecnología de enrutamiento inteligente se encarga de los detalles, como la entrega puntual, el control preciso de las versiones y el seguimiento de las actividades. Siempre. Y con una solución sin código, puede configurar su flujo de trabajo con colaboración en tiempo real, enrutamiento condicional e integraciones con su ecosistema existente (todo ello sin una sola línea de código) para optimizar incluso los procesos complejos sin tener que recurrir al departamento de TI.

 

"No encuentro ese contrato firmado / dónde está ese contrato"

*gulp* ¿Ese archivo está en tu disco compartido, en un correo electrónico o en una carpeta de la empresa? Espera, ¿es la versión "1.1" o "1.1w/edits"?

Todos hemos sentido la frustración (y el pánico) de no tener acceso a la información que necesitamos, cuando la necesitamos, y ya hemos comprobado que las consecuencias de cometer un error pueden ser costosas. Lo que necesita es un repositorio centralizado para todos sus datos y documentos, con un sólido control de versiones y permisos configurables para mantener la seguridad de sus datos confidenciales.

Busque tecnología que le ayude a crear una única fuente de verdad organizativa, como un sistema de gestión de asuntos que pueda convertir asuntos y tareas en informes procesables y cuadros de mando que mantengan informados a los líderes de su departamento.

 

"El consejo/ELT está preocupado por la eficiencia del departamento jurídico"

Seguro que ha oído la frase "hacer más con menos", pero ¿el objetivo es hacer más trabajo o conseguir más con una inversión estratégica de tiempo y recursos?

Una vez más, la automatización del flujo de trabajo entra aquí en la ecuación para ayudarle a agilizar las tareas repetitivas de gran volumen, pero sólo puede llevarle hasta cierto punto. Cuando cada minuto cuenta para alcanzar los objetivos trimestrales y anuales, sólo los equipos que puedan cuantificar, medir e informar eficazmente sobre sus resultados serán considerados socios comerciales estratégicos. En otras palabras, debe mejorar sus procesos y recopilar los análisis e informes que demuestren el retorno de la inversión, destaquen futuras áreas de mejora y sirvan de base para la toma de decisiones estratégicas.

Por ejemplo: ¿Dispone de los datos adecuados para mostrar el volumen de trabajo e informar sobre la asignación? ¿Sabe cuánto tiempo suelen llevarle los procesos estándar (como los acuerdos de confidencialidad, los acuerdos con proveedores y ventas y las exenciones de conflictos) y cuánto tiempo podría ahorrarse? ¿Tiene suficiente visibilidad para identificar los cuellos de botella (y los recursos para eliminarlos)?

 

"Pronto empezará a aplicarse una nueva normativa que afectará al departamento jurídico"

Desde los códigos laborales y las normativas de seguridad en el lugar de trabajo hasta los requisitos de información sobre ciberseguridad, parece que cada día aparece una nueva normativa o actualización. Y cualquiera de ellas podría afectar a su estrategia de gestión de políticas en cualquier momento. Al igual que en una auditoría o un litigio, sin una ubicación centralizada que almacene todas las pruebas necesarias para demostrar su cumplimiento desde el primer día, puede ser difícil validarlo ante un tribunal.

Cuando se trata de mantenerse al día y cumplir las normativas que afectan a su departamento, es útil tener una visión de conjunto y flujos de trabajo establecidos para garantizar que se aplican, actualizan y almacenan correctamente las políticas adecuadas.

 

"Tenemos que reevaluar/recortar el gasto de nuestro departamento jurídico inmediatamente"

Bien, pero ¿por dónde empezar? Revisar manualmente los datos de facturas y partidas es una opción (para la que nadie tiene tiempo). Otra opción es contar con la plataforma adecuada de gestión y análisis de gastos:

• Aplique los presupuestos con alertas y recordatorios, ya sea por periodo de tiempo, fase o tarea.
• Supervíselos a través de un portal centralizado y configurable, lo que le permitirá reducir las consultas a proveedores, mitigar los excesos presupuestarios e impulsar el cumplimiento de las normativas.
• Acceda a métricas que le ayuden a ofrecer previsiones precisas y el mejor valor de su clase
• Capture incluso las partidas de facturas matizadas y no conformes, ofreciéndole una visión completa de sus gastos jurídicos.
• Ahorre tiempo en el proceso de revisión de facturas

 

"Alguien ha violado una política"

Si se descubre que alguien de su organización incumple las normas, puede ser un proceso largo e interminable demostrar que usted no es culpable, a menos que esa persona firme y atestigüe que ha leído las políticas de su empresa y que es responsable de cumplirlas.

Pero como ya hemos dicho: redactar, distribuir y captar el certificado puede ser costoso y llevar mucho tiempo con los medios tradicionales. ¿Y cuando hay que revisar las políticas rápidamente, para plantillas muy amplias? Los procesos manuales están obsoletos. La respuesta es la automatización de la gestión de políticas, que sustituye la ineficacia y los retrasos por precisión, agilidad y rapidez.

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