Les choses les plus effrayantes que votre service juridique peut entendre à l'approche de 2024 (à moins que vous ne vous y prépariez)

7 questions et affirmations glaçantes qui pourraient mettre votre service juridique dans l'embarras en octobre - et pendant la nouvelle année - si vous ne préparez pas le terrain dès maintenant.

"Nous faisons l'objet d'un audit / d'une enquête / d'une action en justice".

Dès que votre entreprise a vent d'une enquête imminente ou d'un litige potentiel, elle a l'obligation d'informer tous les employés ou parties prenantes de leur responsabilité de préserver les données, documents, dossiers et enregistrements pertinents. Le fait de le faire en temps utile (et d'empêcher ainsi toute destruction ou modification de preuves) pourrait faire la différence dans l'issue de votre affaire.

La notification à tous les employés et parties prenantes implique généralement l'émission d'un avis de mise en suspens pour litige, ou une suspension temporaire des politiques de destruction des documents électroniques ou papier d'une organisation pour tout document susceptible d'être pertinent dans le cadre d'une affaire juridique nouvelle ou imminente. Lorsqu'elle est effectuée manuellement, cette procédure peut être coûteuse, prendre du temps et exposer votre organisation à des incohérences qui, plus tard, entraîneront des risques. Comment pouvez-vous vous assurer que votre notification (et l'attestation de l'employé qu'il a reçu cette notification) est défendable et traçable ? Comment assurer les rappels et la documentation nécessaires ?

La solution consiste à mettre en place un système de mise en suspens automatisé et rationalisé :

• Transforme les feuilles de calcul à forte intensité de main-d'œuvre et gérées manuellement en actifs numériques, conservés dans une base de données centralisée facilement accessible en cas de découverte.
  Cessation automatique de l'élimination des données pertinentes en cas de litige en cours
  Permet le suivi automatique de l'état de conservation légale et de l'engagement du dépositaire.
  rend les résultats instantanément communicables pour des informations immédiates et fiables sur la conformité.

Vous avez besoin d'une meilleure réponse à la question de l'audit/du contentieux avant 2024 ? Notre équipe est là pour vous aider.

 

"Nous avons trouvé une erreur

Il n'est sans doute pas nécessaire de vous rappeler que les erreurs coûtent cher, mais dans l'esprit de la saison, nous le ferons quand même. Vous souvenez-vous de l'incident de la "baleine de Londres" de JPMorgan Chase, dû en partie à des erreurs de tableur ? Il s'agit d'une perte de plus de 6 milliards de dollars, et l'entreprise s'efforce toujours de redresser sa réputation.

Si l'on ajoute que près de 9 feuilles de calcul sur 10 (88 %) contiennent des erreurs, il est probable que vous soyez confronté à ce problème à un moment ou à un autre de votre carrière. À moins que vous n'adoptiez une attitude proactive pour réduire l'influence manuelle sur vos données afin d'en améliorer la cohérence, la fiabilité et la précision.

Une solution d'automatisation des flux de travail peut vous aider à éliminer complètement l'erreur humaine. Vous définissez le flux logique qui conduira chaque étape à l'action suivante, mais une technologie de routage intelligente se charge des détails tels que la livraison dans les délais, le contrôle précis des versions et le suivi des activités. À chaque fois. Et avec une solution sans code, vous pouvez configurer votre flux de travail avec une collaboration en temps réel, un routage conditionnel et des intégrations à votre écosystème existant (le tout sans une seule ligne de code) pour optimiser même les processus complexes sans jamais faire appel à l'informatique.

 

"Je ne trouve pas ce contrat signé / où est ce contrat ?

*Ce fichier se trouve-t-il sur votre disque partagé, dans un courriel ou dans un dossier de l'entreprise ? Attendez, est-ce la version "1.1" ou "1.1w/edits" ?

Nous avons tous ressenti la frustration (et la panique) de ne pas avoir accès à l'information dont nous avons besoin, quand nous en avons besoin - et nous avons déjà prouvé que les retombées d'une erreur peuvent être coûteuses. Ce dont vous avez besoin, c'est d'un référentiel centralisé pour l'ensemble de vos données et documents, avec un contrôle robuste des versions et des autorisations configurables pour assurer la sécurité de vos données propriétaires.

Recherchez une technologie qui vous aide à créer une source unique de vérité organisationnelle, comme un système de gestion des dossiers qui peut convertir les dossiers et les tâches en rapports et tableaux de bord exploitables qui informent les responsables de votre département.

 

"Le conseil d'administration/ELT se préoccupe de l'efficacité du service juridique.

Vous avez déjà entendu l'expression "faire plus avec moins", mais l'objectif est-il de faire plus de travail ou d'obtenir plus en investissant stratégiquement votre temps et vos ressources ?

Une fois de plus, l'automatisation des flux de travail entre en jeu pour vous aider à rationaliser les tâches répétitives et à fort volume, mais elle ne peut pas tout faire. Lorsque chaque minute compte pour atteindre les objectifs trimestriels et annuels, seules les équipes capables de quantifier, de mesurer et de rendre compte efficacement de leurs résultats seront considérées comme des partenaires commerciaux stratégiques. En d'autres termes, vous devez améliorer vos processus et collecter les analyses et les rapports qui démontrent le retour sur investissement, mettent en évidence les futurs domaines d'amélioration et éclairent la prise de décision stratégique.

Par exemple : Disposez-vous des bonnes données pour montrer le volume de travail et informer sur l'allocation ? Savez-vous combien de temps les processus standard (tels que les accords de confidentialité, les accords de vente et les renonciations aux conflits) vous prennent généralement et combien de temps vous pourriez gagner ? Disposez-vous d'une visibilité suffisante pour identifier les goulets d'étranglement (et les ressources nécessaires pour les éliminer) ?

 

"Une nouvelle réglementation va bientôt entrer en vigueur et aura un impact sur le service juridique.

Qu'il s'agisse du code du travail, de la réglementation sur la sécurité au travail ou des exigences en matière de rapports sur la cybersécurité, on a l'impression qu'une nouvelle réglementation ou une mise à jour apparaît chaque jour. Et chacune d'entre elles peut avoir un impact sur votre stratégie de gestion des politiques à tout moment. Comme dans le cas d'un audit ou d'un litige, sans un emplacement centralisé qui stocke toutes les preuves nécessaires pour prouver votre conformité dès le premier jour, il peut être difficile de les valider devant un tribunal.

Lorsqu'il s'agit de rester à jour et conforme aux réglementations qui ont un impact sur votre département, il est utile d'avoir une vue d'ensemble et des flux de travail en place pour s'assurer que les bonnes politiques sont mises en œuvre, mises à jour et correctement stockées.

 

"Nous devons réévaluer/réduire immédiatement les dépenses de notre service juridique.

D'accord, mais par où commencer ? Reprendre manuellement les données des factures et des postes est une option (pour laquelle personne n'a le temps). En revanche, la mise en place d'une plateforme de gestion des dépenses et d'analyse adaptée peut vous aider :

• Renforcer les budgets à l'aide d'alertes et de rappels, que ce soit par période, par phase ou par tâche
• Surveillez-les via un portail centralisé et configurable, ce qui vous permet de réduire les demandes de renseignements des fournisseurs, d'atténuer les dépassements de budget et d'assurer la conformité.
• Accédez à des mesures qui vous aideront à établir des prévisions précises et à obtenir la meilleure valeur possible.
• Capturez même les éléments nuancés et non conformes des factures, vous donnant ainsi une image complète de vos dépenses juridiques.
• Gagner du temps dans le processus d'examen des factures

 

"Quelqu'un a enfreint une politique

Si un membre de votre organisation est reconnu coupable de non-conformité, la procédure peut être longue et fastidieuse pour prouver que vous n'êtes pas en tort - à moins qu'il n'ait signé et attesté qu'il avait lu les politiques de votre entreprise et qu'il était responsable de leur respect, c'est-à-dire.

Mais comme nous l'avons déjà mentionné, la rédaction, la distribution et la collecte d'attestations peuvent être coûteuses et prendre beaucoup de temps avec les moyens traditionnels. Et lorsque les politiques doivent être révisées rapidement, pour des effectifs importants ? Les processus manuels sont obsolètes. La réponse est l'automatisation de la gestion des politiques, qui remplace l'inefficacité et les retards par la précision, l'agilité et la rapidité.

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