Cada vez que una verificación de antecedentes influye en una decisión de contratación, se aplica el proceso de acción adversa. Este proceso requiere notificación, plazos y documentación, y omitir algún paso puede suponer un riesgo real para su organización, incluso cuando la intención detrás de la decisión parezca razonable.
No se trata de una preocupación teórica. En 2025, varias grandes empresas se enfrentaron a costosos acuerdos después de que los solicitantes alegaran que se les había denegado el empleo sin notificaciones adecuadas de medidas adversas ni oportunidad de responder a sus informes. En múltiples casos, el problema no era la exactitud de la verificación de antecedentes en sí, sino el proceso en torno a cómo se comunicó la decisión.
En esta entrada del blog, explico qué significa realmente una acción adversa, qué deben hacer los empleadores en virtud de la Ley de Informes Crediticios Justos (FCRA) y cómo gestionar estas situaciones de forma que se cumpla con la normativa, sea justa para los candidatos y sea defendible si alguna vez surgen dudas.
¿Qué es una acción adversa?
Al investigar sobre las acciones adversas, es posible que se encuentre con referencias a bancos, puntuaciones de crédito, vivienda, seguros y empleo. Si bien estas situaciones difieren, todas implican informes de consumidores, razón por la cual deben cumplir con el proceso de acción adversa en virtud de la FCRA. En el contexto laboral, un informe de consumidor equivale a una verificación de antecedentes laborales.
Por acción adversa se entiende cualquier decisión que afecte negativamente al empleo basada en información descubierta durante el proceso de selección. Esto incluye:
- Rechazar a un solicitante de empleo
- Despido de un empleado
- Denegación de un ascenso
- Cualquier otra decisión laboral influida negativamente por el informe del consumidor
La acción adversa está concebida para proteger a las personas de resultados injustos, especialmente en casos de usurpación de identidad o errores en sus informes.
El incumplimiento de los requisitos sobre acciones adversas expone a su organización a multas y demandas de particulares, la Oficina de Protección Financiera del Consumidor (CFPB), la Comisión Federal de Comercio (FTC) y otros organismos reguladores.
¿Qué se exige a los empresarios?
Ahora que ya hemos cubierto los aspectos básicos, repasemos los pasos que debe seguir para garantizar el cumplimiento.
Paso 1: Notificación previa de acción adversa
Una notificación o carta previa a la acción adversa es el primer paso en el proceso de acción adversa. En este aviso se informa al candidato de que no se puede proceder a su contratación, promoción, etc., basándose en la información encontrada en la comprobación de antecedentes. La información en la que ha basado esta decisión debe ser relevante para el puesto en sí y para la incapacidad para desempeñar el trabajo.
Además, el empresario o la empresa de selección deben enviar al candidato una copia de la verificación de antecedentes y un resumen de sus derechos.
Paso 2: Tiempo de espera
Después de emitir la notificación previa a la acción adversa, debe esperar un tiempo razonable -normalmente de 5 a 7 días laborables- para dar al candidato la oportunidad de revisar los documentos y rebatir cualquier inexactitud. Durante este período, el candidato puede ponerse en contacto con el empleador o con el proveedor de la verificación de antecedentes para abordar estas cuestiones.
Las discrepancias en un informe del consumidor pueden deberse a varios motivos, entre ellos:
- Robo de identidad
- Información obsoleta comunicada por una agencia de información crediticia o calificación crediticia
- Errores de transcripción o mecanografía en los informes judiciales
- Confusión derivada de un nombre común
Paso 3: Revisar la respuesta del candidato
Si el candidato impugna el informe, la agencia de informes de los consumidores (proveedor de la investigación de antecedentes) debe llevar a cabo una investigación y dispone de hasta 30 días para resolver la cuestión. El proceso de contratación debe detenerse durante este tiempo, y el puesto debe permanecer abierto hasta que finalice la investigación.
Paso 4: Notificación de acción adversa
Si no se plantea ninguna disputa, o una vez resuelta la investigación, puede proceder a la notificación final de acción adversa. Este aviso debe incluir:
- La razón para no seguir adelante con el empleo
- Información sobre el derecho del candidato a impugnar y obtener una copia gratuita de su informe de antecedentes en un plazo de 60 días.
Si recurre a un tercero para la investigación de antecedentes, también debe incluir:
- Nombre, dirección e información de contacto de la agencia
- Una declaración en la que se reconozca que la decisión de contratación ha sido tomada por el empleador y no por el organismo tercero.
Paso 5: Eliminar la información sensible
Tras la entrega de la notificación final, aún queda algo de limpieza por hacer para seguir cumpliendo la ley. La FCRA exige que toda la información confidencial se elimine adecuadamente, tal como se indica en la Regla de eliminación. Esto incluye instrucciones tanto para los documentos en papel como para los electrónicos.
Nota: puede haber pasos adicionales en el proceso de acción adversa, dependiendo del Estado.
Buenas prácticas en materia de medidas adversas
Para garantizar que su organización cumple la normativa y evita escollos legales, es esencial seguir las mejores prácticas a la hora de gestionar las acciones adversas. He aquí algunas estrategias clave a tener en cuenta:
- Informe a los candidatos de que está realizando una investigación de antecedentes y asegúrese de que son conscientes de que los resultados podrían afectar a su empleo antes de obtener su consentimiento por escrito.
- Conserve la documentación adecuada: Para evitar demandas o el cumplimiento de la normativa, documente cada paso del proceso y conserve copias hasta que el proceso haya finalizado.
- Vigile el tiempo: Establezca recordatorios y controle el tiempo que tarda cada paso. Debe hacerlo para mantener el cumplimiento de los plazos y tiempos de espera requeridos.
- Sea consciente de las leyes estatales y locales: Trabaje con un tercero o un equipo jurídico para garantizar el cumplimiento de los requisitos estatales y locales específicos. Esto puede aplicarse al tiempo de espera necesario, la documentación requerida y los pasos adicionales
- Manténgase informado sobre las leyes de contratación por oportunidad justa: Estas leyes evolucionan continuamente, por lo que es importante mantenerse al día.
- Trabaje con un tercero: Una de las formas más sencillas de cumplir la normativa es trabajar con un proveedor de investigación de antecedentes que pueda gestionar estos requisitos por usted.
¿Preparado para pasar a la acción?
Si te sientes un poco abrumado, no eres el único. Los requisitos de cumplimiento normativo pueden suponer una presión real para el departamento de RR. HH., especialmente cuando las normas varían según el estado, el condado o incluso la ciudad. Hacer un seguimiento de esas diferencias sin dejar de avanzar en el proceso de contratación no es tarea fácil.
Es importante recordar que estas normas existen por una razón. Cuando se cumplen correctamente, protegen a los candidatos de un trato injusto y protegen a los empleadores de riesgos innecesarios, disputas y errores costosos.
Si está buscando una forma de aliviar parte de esa carga, trabajar con un socio especializado en la verificación de antecedentes puede marcar una diferencia significativa. Mitratech ayuda a las organizaciones a gestionar los aspectos más complejos del cumplimiento normativo, incluido el proceso de medidas adversas, con flujos de trabajo diseñados para ser claros, coherentes y defendibles.
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Si desea obtener información más detallada sobre cómo se aplican los requisitos de la FCRA a las verificaciones de antecedentes, esta guía explica los fundamentos en un lenguaje sencillo: Las mejores verificaciones de antecedentes que cumplen con la FCRA.
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Preguntas frecuentes sobre medidas adversas
Un aviso de acción adversa es una notificación formal de un empleador que indica que puede tomarse una decisión de empleo negativa basada en la información encontrada en una comprobación de antecedentes.
Ha recibido un aviso de acción adversa porque la información de su verificación de antecedentes ha levantado una bandera roja que podría afectar negativamente a su empleo si no se resuelve.
Por ejemplo, rechazar a un solicitante de empleo, despedir a un empleado o denegar un ascenso basándose en los resultados de una comprobación de antecedentes.
No necesariamente. Indica que puede tomarse una decisión negativa, pero usted tiene la oportunidad de impugnar las conclusiones antes de una decisión final.
Si recibe un aviso previo de acción adversa, revise la verificación de antecedentes proporcionada y discuta cualquier inexactitud con el empleador o la agencia de selección.
Los empleadores deben emitir una notificación previa de acción adversa, dar tiempo al candidato para responder, revisar cualquier disputa y, a continuación, emitir una notificación final de acción adversa si es necesario.
Revise inmediatamente la verificación de antecedentes en busca de errores, póngase en contacto con el empleador o la agencia de selección para disputar las inexactitudes y comprenda sus derechos en virtud de la FCRA.
Puede consultar este Resumen de sus derechos en virtud de la Ley de Informes de Crédito Justos de la FTC para obtener más información sobre los derechos de los empleados.
