Cómo verificar los conflictos de los empleados y los factores de riesgo en sus procesos de verificación de ética y cumplimiento anuales, trimestrales o según sea necesario con la automatización del flujo de trabajo.
Cuando las organizaciones necesitan certificar que todos sus empleados y sus actividades están contabilizados, suelen enviar una certificación trimestral o anual para confirmarlo:
- Ningún empleado ha infringido el código de conducta de la empresa
- No hay conflictos de intereses
- En caso de conflicto de intereses, la empresa lo tiene por escrito y puede adaptarse en consecuencia.
Pero, ¿cómo gestionan los equipos jurídicos y de riesgos la entrada de este tipo de información de forma que se priorice la eficiencia y la gestión de riesgos?
Automatización del flujo de trabajo para una información segura
La recopilación de información relevante para los riesgos es un proceso que pide a gritos la automatización: a menudo depende de tareas repetitivas y de gran volumen que son propensas a errores humanos, e incluso al espectro de multas cuantiosas si no se realizan correctamente. Por ejemplo, es probable que los equipos no puedan utilizar algo tan básico como Google Docs para recopilar la IIP de sus empleados, pero tampoco querrán invertir en una solución única que sólo cubra un punto problemático concreto, pero que exija un proceso de implementación largo y una adopción difícil de habilitar.
La automatización de flujos de trabajo ofrece el mejor enfoque de ambos mundos para este tipo de procesos. Con una plataforma, un equipo jurídico (o cualquier parte de la organización) puede crear encuestas sin código que formulen exactamente las preguntas correctas, porque los empleados propietarios de la encuesta también pueden ser propietarios de la herramienta para crear la encuesta correctamente.
Algunas de las preguntas que suelen figurar en estas solicitudes de certificación son:
- Una lista de anteriores empleadores
- Informar sobre las relaciones comerciales (es decir, si los empleados trabajan con empresas ajenas a la organización).
- Revelación de trabajo reciente o no reciente como miembro de un consejo de administración de una empresa u organización diferente.
- Revelación de relaciones con otras personas que hayan sido recientemente miembros de consejos de administración de otras empresas.
- Informar sobre la actividad política personal
- Certificar el cumplimiento del código de conducta de la empresa
Con la automatización del flujo de trabajo, la forma en que un empleado responde a una pregunta puede determinar qué otras preguntas ve y cuáles debe rellenar. Su envío puede marcarse, escalarse o marcarse fácil y automáticamente, en función de su respuesta.
¿Por qué automatizar los procesos de declaración de conflictos y ética de los empleados?
Las ventajas de la automatización del flujo de trabajo van más allá de la captura rápida y segura de información confidencial. Sin una sólida herramienta de automatización del flujo de trabajo para implicar a los empleados en un flujo de trabajo de certificación, los equipos jurídicos a menudo envían encuestas pero no pueden identificar fácilmente el éxito de las mismas. Por ejemplo, puede ser difícil identificar quién no ha respondido a una solicitud de certificación, pero las herramientas de automatización del flujo de trabajo suelen tener funciones de seguimiento de auditoría y análisis de datos que permiten a los equipos jurídicos filtrar a los que aún no han respondido. Además, las herramientas de flujo de trabajo pueden incorporar rutas de escalado, resolviendo posibles problemas antes de que surjan. Por ejemplo, cuando un empleado se olvida de responder a la solicitud, el flujo de trabajo puede enviar automáticamente un correo electrónico de seguimiento, ya sea al empleado en cuestión o, en función de las necesidades del equipo, al responsable de ese empleado.
Cuando los empleados responden a estos formularios y dan fe de relaciones comerciales con otras empresas, la lógica back-end del flujo de trabajo puede determinar automáticamente cómo caracterizar estas relaciones. ¿Constituyen un conflicto de intereses o son irrelevantes para la organización? En función de la respuesta, el flujo de trabajo puede desencadenar niveles adicionales de intervención, alertando a los directivos o al departamento jurídico de posibles preocupaciones o sugerencias sobre cómo gestionar la incertidumbre.
Las certificaciones rutinarias de cumplimiento pueden ser frustrantes, pero no tienen por qué serlo. La automatización del flujo de trabajo ofrece una vía que permite a los equipos jurídicos crear y distribuir fácilmente encuestas que pueden ejecutarse y gestionarse automáticamente, activando alarmas para obtener ayuda adicional sólo cuando sea necesario. Con sofisticados análisis de datos, estas certificaciones trimestrales no sólo garantizan el cumplimiento, sino que lo hacen con las menores molestias posibles.
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