Verständnis des routinemäßigen Arbeitsablaufs für die Offenlegung von Ethik und Konflikten
Wie Sie Konflikte und Risikofaktoren von Mitarbeitern im Rahmen Ihrer jährlichen, vierteljährlichen oder anlassbezogenen Ethik- und Compliance-Überprüfungsprozesse mit automatisierten Arbeitsabläufen überprüfen können.
Wenn Unternehmen bescheinigen müssen, dass ihre Mitarbeiter und deren Tätigkeiten vollständig erfasst sind, versenden sie häufig eine vierteljährliche oder jährliche Bescheinigung, um dies zu bestätigen:
- Kein Mitarbeiter hat gegen den Verhaltenskodex des Unternehmens verstoßen
- Es bestehen keine Interessenkonflikte
- Sollte es zu einem Interessenkonflikt kommen, hat das Unternehmen dies schriftlich und kann sich entsprechend anpassen.
Aber wie können Risiko- und Rechtsteams den Eingang dieser Art von Informationen so verwalten, dass Effizienz und Risikomanagement Vorrang haben?
Workflow-Automatisierung für sichere Informationen
Das Sammeln von risikorelevanten Informationen ist ein Prozess, der nach Automatisierung schreit: Er hängt oft von umfangreichen, sich wiederholenden Aufgaben ab, die anfällig für menschliche Fehler sind - und sogar das Schreckgespenst von saftigen Geldstrafen, wenn sie nicht korrekt ausgeführt werden. So werden Teams wahrscheinlich nicht in der Lage sein, etwas so Einfaches wie Google Docs zu verwenden, um personenbezogene Daten von Ihren Mitarbeitern zu sammeln, aber sie werden auch nicht in eine einmalige Lösung investieren wollen, die nur einen bestimmten Schmerzpunkt abdeckt, aber einen zeitaufwändigen Implementierungsprozess und eine schwer zu implementierende Lösung erfordert.
Workflow-Automatisierung bietet für diese Art von Prozessen einen Ansatz, der beiden Welten gerecht wird. Mit einer Plattform kann ein Rechtsteam (oder ein beliebiger Teil des Unternehmens) Umfragen ohne Code erstellen, die genau die richtigen Fragen stellen - denn die Mitarbeiter, die die Umfrage durchführen, können auch das Tool besitzen, mit dem sie die Umfrage korrekt erstellen.
Einige der Fragen, die häufig in diesen Bescheinigungsanträgen gestellt werden, sind:
- Eine Liste der früheren Arbeitgeber
- Berichterstattung über Geschäftsbeziehungen (d. h., arbeiten Mitarbeiter mit Unternehmen außerhalb der Organisation zusammen)
- Offenlegung einer kürzlichen oder nicht kürzlichen Tätigkeit als Vorstandsmitglied in einem anderen Unternehmen oder einer anderen Organisation
- Offenlegung von Beziehungen zu Personen, die in jüngster Zeit Mitglieder von Aufsichtsräten anderer Unternehmen waren
- Berichterstattung über persönliche politische Aktivitäten
- Bescheinigung über die Einhaltung des Verhaltenskodex des Unternehmens
Mit der Workflow-Automatisierung kann die Art und Weise, wie ein Mitarbeiter eine Frage beantwortet, bestimmen, welche anderen Fragen er sieht - und welche er ausfüllen muss. Je nachdem, wie der Mitarbeiter antwortet, kann seine Eingabe einfach und automatisch markiert, eskaliert oder abgehakt werden.
Warum sollten Sie die Verfahren zur Offenlegung von ethischen und konfliktbezogenen Informationen für Mitarbeiter automatisieren?
Die Vorteile der Workflow-Automatisierung gehen über die schnelle und sichere Erfassung sensibler Informationen hinaus. Ohne ein robustes Workflow-Automatisierungstool zur Einbindung der Mitarbeiter in einen Zertifizierungs-Workflow verschicken Rechtsteams häufig Umfragen, können aber den Erfolg dieser Umfragen nicht ohne Weiteres ermitteln. Es kann zum Beispiel schwierig sein, festzustellen, wer auf eine Zertifizierungsanfrage nicht geantwortet hat. Workflow-Automatisierungstools verfügen jedoch häufig über Audit-Trail-Funktionen und Datenanalysefunktionen, mit denen Rechtsteams diejenigen herausfiltern können, die noch nicht geantwortet haben. Außerdem können Workflow-Tools Eskalationspfade einbauen, um potenzielle Probleme zu lösen, bevor sie auftreten. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter vergisst, auf die Anfrage zu antworten, kann der Workflow automatisch eine Follow-up-E-Mail senden - entweder an den betreffenden Mitarbeiter oder, je nach den Bedürfnissen des Teams, an den Vorgesetzten dieses Mitarbeiters.
Wenn Mitarbeiter diese Formulare ausfüllen und Geschäftsbeziehungen zu anderen Unternehmen bescheinigen, kann die Backend-Logik des Workflows automatisch bestimmen, wie diese Beziehungen zu bewerten sind. Handelt es sich um einen Interessenkonflikt, oder sind sie für das Unternehmen irrelevant? Abhängig von der Antwort kann der Workflow zusätzliche Interventionsebenen auslösen, indem er Manager oder die Rechtsabteilung auf mögliche Bedenken oder Vorschläge zum Umgang mit Unsicherheiten hinweist.
Routinemäßige Zertifizierungen der Einhaltung von Vorschriften können frustrierend sein, müssen es aber nicht. Die Workflow-Automatisierung bietet einen Weg nach vorne, der es Rechtsteams ermöglicht, Umfragen zu erstellen und zu verteilen, die automatisch ausgeführt und verwaltet werden können und nur bei Bedarf Alarme für zusätzliche Unterstützung auslösen. Mit ausgefeilter Datenanalyse sorgen diese vierteljährlichen Zertifizierungen nicht nur für die Einhaltung der Vorschriften, sondern auch für einen möglichst geringen Aufwand.
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