Comprendre le flux de travail de routine en matière d'éthique et de divulgation des conflits d'intérêts

La collecte d'informations pertinentes en matière de risques est un processus qui réclame l'automatisation : elle dépend souvent de tâches répétitives et à fort volume qui sont sujettes à l'erreur humaine - et même au spectre de lourdes amendes si elles ne sont pas exécutées correctement. Par exemple, les équipes ne seront probablement pas en mesure d'utiliser quelque chose d'aussi basique que Google Docs pour collecter les IIP de vos employés, mais elles ne voudront peut-être pas non plus investir dans une solution unique qui ne couvre qu'un point de douleur particulier, tout en exigeant un processus de mise en œuvre fastidieux et une adoption lourde à mettre en œuvre. 

L'automatisation du flux de travail offre une approche optimale de ce type de processus. Avec une seule plateforme, une équipe juridique (ou toute autre partie de l'organisation) peut élaborer des enquêtes sans code qui posent exactement les bonnes questions - parce que les employés qui possèdent l'enquête peuvent également posséder l'outil pour élaborer l'enquête correctement.

Voici quelques-unes des questions que l'on retrouve souvent dans ces demandes de certification :

• Une liste des employeurs précédents
• Rapports sur les relations d'affaires (les employés travaillent-ils avec des entreprises extérieures à l'organisation ?)
• Divulgation d'un travail récent ou non récent en tant que membre du conseil d'administration d'une autre société ou organisation
• Divulgation des relations avec d'autres personnes qui ont été récemment membres du conseil d'administration d'autres entreprises
• Rapport sur l'activité politique personnelle
• Attestation du respect du code de conduite de l'entreprise

Grâce à l'automatisation du flux de travail, la manière dont un employé répond à une question peut déterminer les autres questions qu'il verra - et celles qu'il devra remplir. Leur soumission peut être signalée, transmise à un échelon supérieur ou cochée facilement et automatiquement, en fonction de leur réponse. 

Les avantages de l'automatisation du flux de travail vont au-delà de la capture rapide et sécurisée d'informations sensibles. Sans un outil robuste d'automatisation du flux de travail pour engager les employés dans un flux de travail de certification, les équipes juridiques envoient souvent des enquêtes mais ne peuvent pas facilement identifier le succès de ces enquêtes. Par exemple, il peut être difficile d'identifier les personnes qui n'ont pas répondu à une demande de certification, mais les outils d'automatisation du flux de travail disposent souvent d'une fonctionnalité de piste d'audit et de capacités d'analyse des données qui permettent aux équipes juridiques de filtrer les personnes qui n'ont pas encore répondu. En outre, les outils de gestion des flux de travail peuvent intégrer des voies d'escalade, ce qui permet de résoudre les problèmes potentiels avant qu'ils ne surviennent. Par exemple, lorsqu'un employé oublie de répondre à la demande, le flux de travail peut automatiquement envoyer un courriel de suivi - soit à l'employé en question, soit, selon les besoins de l'équipe, au responsable de cet employé.

Lorsque les employés répondent à ces formulaires et attestent de relations d'affaires avec d'autres entreprises, la logique du flux de travail peut automatiquement déterminer comment caractériser ces relations. S'agit-il d'un conflit d'intérêts ou d'une question sans importance pour l'organisation ? En fonction de la réponse, le flux de travail peut déclencher des niveaux d'intervention supplémentaires, en alertant les responsables ou les juristes sur d'éventuels problèmes ou en suggérant des moyens de gérer l'incertitude.

Les certifications de conformité de routine peuvent être frustrantes, mais elles ne doivent pas l'être. L'automatisation des flux de travail permet aux équipes juridiques de créer et de distribuer facilement des enquêtes qui peuvent être exécutées et gérées automatiquement, en déclenchant des alarmes pour obtenir un soutien supplémentaire uniquement en cas de besoin. Grâce à des analyses de données sophistiquées, ces certifications trimestrielles ne se contentent pas d'assurer la conformité, mais le font avec le moins de tracas possible.