¿Qué es la incorporación de proveedores?
La incorporación de proveedores es el proceso de establecer una empresa como proveedor autorizado de tecnología, bienes o servicios para su organización. También es un paso inicial esencial en el ciclo de vida de la gestión de riesgos de los proveedores.
Abordar el riesgo de los proveedores durante la incorporación le ayuda a prevenir de forma proactiva las interrupciones del negocio, en lugar de reaccionar constantemente ante problemas en la cadena de suministro, violaciones de datos y otros incidentes.
Esta publicación explora las mejores prácticas para crear un proceso de incorporación de proveedores consciente de los riesgos. Aunque utilizamos el término «proveedor», estas prácticas se aplican igualmente a los proveedores de tecnología y a los proveedores de bienes y servicios no relacionados con las tecnologías de la información.
¿Por qué es importante un proceso estructurado de incorporación de proveedores?
Un proceso estructurado de incorporación de proveedores le ayuda a realizar un seguimiento y gestionar su ecosistema de terceros de forma coherente y repetible. Permite aplicar las disposiciones contractuales estándar y facilita la diligencia debida para identificar a los proveedores que plantean riesgos cibernéticos, problemas de cumplimiento normativo, cuestiones relacionadas con los criterios ESG u otras amenazas para el negocio.
Debe realizar las comprobaciones oportunas antes de conceder a los proveedores acceso a datos confidenciales, sistemas informáticos o instalaciones. Este proceso puede incluir:
- Evaluación de los controles de seguridad de los proveedores con respecto a marcos como NIST o ISO.
- Supervisión de riesgos cibernéticos, infracciones, señales de alerta financieras, cuestiones legales y cobertura mediática negativa.
- Identificar los posibles riesgos de cuarta o enésima parte que se hayan pasado por alto durante el abastecimiento.
- Detección de riesgos reputacionales y de cumplimiento relacionados con los criterios ESG
- Certificar que los proveedores cumplen los requisitos de «transmisión» de normativas como el RGPD, el CMMC o la HIPAA.
Muchas organizaciones optimizan estas tareas utilizando software de gestión de riesgos de proveedores para automatizar los procesos de diligencia debida y de incorporación en las primeras fases del ciclo de vida del riesgo.
Comience con procesos sólidos de selección y contratación
El ciclo de vida del riesgo de terceros comienza con la búsqueda y selección de proveedores, incluyendo solicitudes de propuestas, solicitudes de información y otras herramientas de licitación utilizadas para evaluar a los socios. Los finalistas pasan entonces a la fase de contratación. Tanto la gestión de licitaciones como la gestión del ciclo de vida de los contratos ofrecen oportunidades para identificar y reducir el riesgo antes de la incorporación.
Gestión de la RFx
Aplique prácticas de gestión de RFx conscientes del riesgo para mejorar la eficacia de la incorporación. Utilice las RFP y las RFI para evaluar si los candidatos a proveedores cumplen sus requisitos básicos de seguridad y las normas reglamentarias. En esta fase, resulta útil realizar un perfil de riesgo inicial e identificar cualquier violación de datos conocida, demandas judiciales, problemas de ESG o señales de alerta financieras.
Con una visión general preliminar del riesgo, asigne una puntuación de riesgo a cada proveedor potencial en función de sus prioridades empresariales. Si selecciona un proveedor, incorpore este perfil de riesgo a su registro centralizado durante la contratación.
Gestión del ciclo de vida de los contratos
Después de seleccionar un proveedor, inicie el proceso de gestión del ciclo de vida del contrato. Un proceso contractual estructurado y automatizado acelera la incorporación y reduce el riesgo de terceros al:
- Reconciliación de las modificaciones realizadas por las partes interesadas y los proveedores
- Gestión del control de versiones
- Coordinación de revisiones de adquisiciones, legales y financieras.
- Estandarización de términos y acuerdos de nivel de servicio (SLA) entre proveedores similares.
Las herramientas de gestión de contratos posteriores a la incorporación pueden facilitar la revisión de los acuerdos de nivel de servicio (SLA) y supervisar las condiciones de renovación o rescisión.
Crear una base de datos centralizada de proveedores para la colaboración entre las partes interesadas.
Un objetivo clave de las soluciones de incorporación es centralizar los datos de los proveedores para que las partes interesadas relevantes puedan acceder a ellos. Comience cargando los datos de los proveedores de forma manual o masiva en su solución de gestión de riesgos. Importe datos de sistemas existentes a través de hojas de cálculo, API o integraciones.
Involucre a las partes interesadas de los departamentos de compras, cuentas por pagar, finanzas, gestión de proveedores y otros equipos. Asegúrese de que su solución ofrezca acceso basado en roles para que cada equipo pueda actualizar los perfiles de los proveedores pertinentes.
Realizar la debida diligencia de incorporación para medir el riesgo inherente.
Después de firmar un contrato con un proveedor seleccionado, ya debería disponer de un perfil de riesgo inicial basado en los datos recopilados durante las fases de gestión del ciclo de vida del contrato y de la solicitud de oferta. Realice una exhaustiva diligencia debida para determinar su riesgo inherente antes de conceder al proveedor acceso a sus sistemas, ubicaciones físicas o datos.
El riesgo inherente se refiere al nivel de riesgo presente antes de aplicar cualquier control. Se puede evaluar utilizando una combinación de información sobre riesgos disponible públicamente y cuestionarios de evaluación de riesgos completados internamente.
Compruebe los datos de riesgo públicos.
Realice una rápida comprobación de la salud durante la incorporación del proveedor para señalar cualquier riesgo observable externamente que pueda haberse pasado por alto durante el proceso de selección y contratación. En esta fase, es importante tener en cuenta varios vectores de riesgo, incluidos los riesgos cibernéticos, empresariales, financieros y de reputación. Por ejemplo:
- ¿El proveedor tiene antecedentes de violaciones de datos o incumplimientos normativos? En caso afirmativo, ¿ha revelado el proveedor las medidas correctivas que ha tomado para evitar problemas futuros?
- ¿Cuál es la reputación del proveedor en su mercado? ¿Supone un riesgo para la reputación de su organización debido a prácticas medioambientales deficientes y otros riesgos ESG en la cadena de suministro, como la esclavitud moderna y el soborno?
- ¿Cuál es la situación financiera del proveedor? ¿Tiene niveles inaceptables de deuda o problemas de flujo de caja que podrían dar lugar a una incapacidad repentina para cumplir con los términos del contrato?
- ¿Quiénes son los ejecutivos clave? ¿Existe una gran rotación en el liderazgo empresarial u otras razones para preocuparse por las operaciones internas de la empresa?
Para realizar una comprobación rápida y sencilla del estado de salud, considere la posibilidad de suscribirse a una red de inteligencia sobre riesgos de proveedores, que proporciona acceso a una biblioteca bajo demanda con miles de informes sobre riesgos de proveedores actualizados y respaldados por pruebas. O, para obtener una visión aún más profunda y personalizable del perfil de riesgo público de un proveedor, considere la posibilidad de utilizar una solución de supervisión continua de los riesgos de los proveedores como parte de su programa más amplio de gestión de riesgos de terceros.
Clasificar y categorizar a los proveedores con una evaluación de riesgos inherentes.
La clasificación y categorización de los proveedores le ayuda a definir con qué frecuencia y profundidad evaluar y supervisar a cada tercero a lo largo de la relación comercial. Debe supervisar más de cerca a los proveedores de alto riesgo y evaluarlos con más frecuencia que a los de niveles inferiores.
Las evaluaciones de riesgos inherentes basadas en cuestionarios desempeñan un papel fundamental en este proceso. Estas evaluaciones le permiten recopilar información detallada de los proveedores sobre sus controles de seguridad informática, procedimientos de respuesta ante incidentes, planes de continuidad del negocio y otras medidas de protección que protegen los datos y la cadena de suministro de su organización.
Puede clasificar a los proveedores en función de varios factores, entre ellos:
- Su importancia para su negocio (por ejemplo, gasto anual)
- Su perfil de riesgo (por ejemplo, acceso a datos confidenciales, riesgo de concentración).
- Su riesgo inherente (el nivel de riesgo antes de cualquier mitigación)
- O una combinación de estos factores.
También es importante tener en cuenta el entorno normativo. Por ejemplo, si el cumplimiento del RGPD es una prioridad, es posible que tenga que clasificar a los proveedores en función de su acceso a los datos de los clientes.
Un proceso típico de categorización de proveedores sigue esta lógica:
- Identificar el tipo de contenido necesario para informar sobre los controles (por ejemplo, RGPD, CCPA, etc.).
- Determinar la importancia para el rendimiento empresarial: ¿Es el proveedor muy importante para las operaciones?
- Averiguar la ubicación del proveedor: ¿La ubicación del proveedor plantea alguna obligación legal o reglamentaria? ¿Existe un riesgo de concentración excesivo?
- Determinar si el proveedor depende de terceros para prestar sus servicios.
Es igualmente importante comprender cómo el incumplimiento de un proveedor podría afectar a su negocio. Utilice un sistema de puntuación que refleje la clasificación de los proveedores e incluya criterios como:
- Participación en procesos operativos o de atención al cliente.
- Interacción con datos personales o sensibles
- Salud y estabilidad financiera
- Exposición legal y normativa
- Reputación en el sector
Mitigar los riesgos inaceptables antes de la incorporación definitiva
A estas alturas, ya debería comprender los riesgos inherentes y perfilados del proveedor. Colabore con ellos para remediar cualquier riesgo que supere su umbral de tolerancia. Algunas organizaciones también están obligadas por requisitos normativos a evaluar y supervisar los controles de seguridad de terceros.
Una solución de gestión de riesgos de terceros con automatización de flujos de trabajo y tareas puede acelerar la corrección, lo que permite obtener un retorno de la inversión más rápido y minimizar amenazas como las violaciones de datos o las interrupciones en la cadena de suministro.
Recuerde: no se puede eliminar el 100 % del riesgo. Cualquier exposición restante después de la mitigación es riesgo residual. Si el riesgo residual sigue siendo demasiado alto, o si un proveedor se niega a cumplir con sus estándares, es posible que deba rescindir el contrato.
Consejos para la incorporación de proveedores
Al aplicar las mejores prácticas descritas anteriormente, su organización puede reducir significativamente el riesgo de terceros desde las primeras etapas del ciclo de vida del proveedor. A continuación, se incluyen algunos consejos prácticos finales que debe tener en cuenta al crear un proceso de incorporación de proveedores consciente de los riesgos:
- Empiece poco a poco y vaya ampliando: comience evaluando un pequeño número de proveedores de alta prioridad y amplíe a medida que su equipo se vaya acostumbrando al proceso.
- Establezca plazos realistas: los proveedores también son personas, así que asegúrese de fijar plazos realistas para completar los cuestionarios y responder a las encuestas de evaluación.
- Establecer un proceso de aprobación: Debe existir un proceso de aprobación documentado para la incorporación de nuevos proveedores. Considere la posibilidad de incluir plantillas estándar para las condiciones de pago, la facturación y las normas de seguridad de la información como parte del proceso de incorporación de proveedores.
- Proporcionar recursos de apoyo: crear una sección de preguntas frecuentes para abordar de forma proactiva las dudas y compartir las mejores prácticas con los responsables de la respuesta.
- Planificar la comunicación: Crear un plan de comunicación para fomentar la participación y el progreso. Esto puede incluir identificar objetivos, transmitir el valor de las evaluaciones y proporcionar una lista de contactos para casos de escalamiento.
Seguir reduciendo el riesgo de terceros tras la incorporación
No es ningún secreto que constantemente surgen y evolucionan nuevas amenazas, por lo que la gestión de riesgos debe continuar en todas las etapas del ciclo de vida del riesgo de los proveedores. A continuación, se indican algunas medidas que puede tomar para reducir el riesgo a lo largo de la vigencia del contrato:
- Exigir a los proveedores que se sometan a una auditoría para certificar el cumplimiento de SOC 2, NIST CSF u otro marco de ciberseguridad. Al cumplir los requisitos del marco, los proveedores también pueden cumplir los requisitos de cumplimiento obligatorios por defecto.
- Realizar evaluaciones periódicas (por ejemplo, anuales) de los riesgos de los proveedores para identificar cambios en los controles de seguridad de terceros y/o abordar nuevos requisitos de cumplimiento.
- Siga los protocolos de supervisión de terceros y correlacione la información sobre eventos e incidentes de riesgo en el mundo real con lo que se informa en las evaluaciones de los proveedores.
- Exigir la divulgación rutinaria adicional de estados financieros y otra información comercial para adelantarse a posibles perturbaciones en todo el sector.
- Incluya disposiciones sobre seguridad de la información en el acuerdo de nivel de servicio (SLA) y otros textos contractuales para añadir un nivel adicional de protección de responsabilidad para su organización.
- Siga un proceso de aprobación para los cambios de alcance en los contratos con proveedores de alto riesgo.
Próximos pasos: Automatice su proceso de incorporación de proveedores
La incorporación de proveedores no tiene por qué ser una tarea tediosa. Con una planificación inteligente y una solución de incorporación automatizada, puede obtener un retorno de la inversión más rápido de los nuevos proveedores, reducir la exposición de su organización a riesgos de terceros y establecer relaciones comerciales más sólidas.
Obtenga más información sobre la incorporación en nuestra guía de mejores prácticas, La guía de diligencia debida para la incorporación de proveedores, o solicite una demostración de nuestra solución hoy mismo.
Nota del editor: Este artículo se publicó originalmente en Prevalent.net. En octubre de 2024, Mitratech adquirió la empresa de gestión de riesgos de terceros basada en IA, Prevalent. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios regulatorios y cumplimiento.
