Was ist die Automatisierung von Rechtsdokumenten und warum ist sie der neue Geschäftsstandard?
Was genau ist die Automatisierung von Rechtsdokumenten, und wie können juristische Teams, die nach mehr Effizienz streben, davon profitieren?
Das Verfassen von Dokumenten ist angesichts wachsender Anforderungen und knapper werdender Ressourcen auf der Prioritätenliste weiter nach unten gerutscht. Laut der LegalTech Hub-Analyse hat die Automatisierung von Rechtsdokumenten "begonnen, sich von einer innovativen Methode zur Erstellung von Dokumenten durch einige wenige Anwaltskanzleien und Inhouse-Teams zu der üblichen Methode zu entwickeln, mit der Anwälte den ersten Entwurf eines Dokuments erstellen".
Der Bericht "2024 General Counsel" hat ergeben, dass die Leiter von Rechtsabteilungen zunehmend auf Automatisierungstools (z. B. zur Automatisierung von Dokumenten) zurückgreifen, um ihren Bedarf zu decken. 75 % der Befragten gaben an, dass sie Automatisierung und fortschrittliche Technologie in Betracht ziehen, um ihre Arbeitslast zu bewältigen und die Mitarbeiterbindung zu erhöhen.
Aber was genau ist die Automatisierung von Dokumenten, und wie können juristische Teams auf der Suche nach mehr Effizienz davon profitieren - vor allem in einer Zeit, in der von Teams verlangt wird, mit weniger mehr zu erreichen? Lassen Sie uns eintauchen.
Zurück zu den Anfängen: Was ist Automatisierung von Rechtsdokumenten?
Die Automatisierung von Dokumenten ist eine Methode, um Dokumente schnell, präzise und in großem Umfang zu erstellen. Wenn Teams die Dokumentenautomatisierung nutzen, bedeutet dies, dass der Hauptnutzer ein "Interview" oder eine Reihe von Eingangsfragen beantwortet. Je nachdem, wie diese Antworten eingegeben werden, bereitet das System zur Automatisierung von Dokumenten ein Dokument oder eine Reihe von Rechtsdokumenten auf der Grundlage der Antworten vor.
Bei der Erstellung eines Dokuments berücksichtigt das System zwei wichtige Automatisierungsmerkmale:
- Automatisierte Variablen: Automatisierte Variablen sind Platzhalter in einer Dokumentvorlage, die auf der Grundlage der Antworten des Benutzers während des Aufnahmeprozesses dynamisch ausgefüllt werden. Diese Variablen können Details wie Namen, Daten, Vertragssummen oder andere spezifische Datenpunkte enthalten, die von einem Dokument zum anderen variieren.
- Automatisierte Klauseln: Automatisierte Klauseln sind vordefinierte Textblöcke, die auf der Grundlage der Antworten des Benutzers oder bestimmter Bedingungen in ein Dokument eingefügt oder angepasst werden können. Diese Klauseln stellen häufig rechtliche Bestimmungen, Bedingungen oder Vertragstexte dar, die je nach Gerichtsbarkeit, Transaktionsart oder Kundenpräferenzen variieren können.
Durch das Ausfüllen eines Interviewformulars können Anwälte, Teams oder Endbenutzer qualitativ hochwertige juristische Dokumente erstellen, indem sie einfach Fragen im Front-End beantworten, die die Back-End-Logik steuern.
Was ist ein Beispiel für die Automatisierung juristischer Dokumente in der Praxis?
Die Automatisierung von Dokumenten hilft den Teams, den Eingang zu rationalisieren und die Zusammenstellung von Dokumenten zu optimieren, so dass die Verträge automatisch mit den richtigen Informationen und den richtigen Klauseln gefüllt werden können - jedes Mal.
Viele Dokumente können automatisiert werden - und Dokumente mit hohem Volumen oder hoher Komplexität sind oft gute Anwendungsfälle mit hohem ROI. Ein Beispiel für ein Dokument, das sich für die Vertragsautomatisierung eignet, wäre die Vorbereitung eines gewerblichen Mietvertrags. Traditionell würde dies bedeuten, dass jedes Dokument einzeln verfasst werden müsste - und jedes zusätzliche Dokument würde den gesamten Zeitaufwand und die Fehleranfälligkeit der Dokumente erhöhen.
Mit der Automatisierung von Dokumenten kann der Anwalt jedoch weniger Zeit für die Erstellung aufwenden und noch sicherer sein, dass die Dokumente kohärent und korrekt sind. Anstatt die Dokumente manuell zu erstellen, würde der Anwalt zunächst einen dynamischen Fragebogen ausfüllen. In diesem Fragebogen werden Fragen gestellt, die für gewerbliche Mietverträge relevant sind, aber je nach Art der benötigten Dokumente könnte der Fragebogen beliebige Fragen stellen. Je nachdem, wie eine Frage beantwortet wird, wird bestimmt, welche anderen Fragen dem Anwalt angezeigt werden: Wenn er beispielsweise angibt, dass er an der Anmietung einer Immobilie in einem bestimmten Bezirk interessiert ist, werden Fragen angezeigt, die sich auf diesen Bezirk beziehen, und Fragen, die für andere Bezirke relevant sind, werden ausgeblendet.
Während der Anwalt diese Fragen beantwortet, verwendet das System zur Automatisierung von Dokumenten sowohl automatisierte Variablen als auch automatisierte Klauseln, um den Mietvertrag anzupassen und das Dokument so zu gestalten, dass es die für die Büroimmobilie und die Mietbedingungen spezifische Sprache sowie die entsprechenden Klauseln enthält.
Aber die Automatisierung hört hier nicht auf. Das System bezieht auch relevante Daten aus den für die Dokumentenautomatisierungslösung verfügbaren Integrationen, wie z. B. dem CRM des Kunden und der Immobilienverwaltungsdatenbank, und nutzt diese Datenbanken, um Informationen wie die Adresse der Immobilie, die Angaben zum Vermieter und frühere Mietvertragslaufzeiten einzutragen und so sicherzustellen, dass alle Angaben korrekt und aktuell sind.
Auf der Grundlage dieses Fragebogens erstellt das System nicht nur den Gewerbemietvertrag, sondern auch die Mieterausbauvereinbarung, die Bürgschaftsvereinbarung und die Kautionsvereinbarung - alle individuell angepasst an die Angaben, die während des Gesprächs gemacht wurden.
Nach Angaben von LegalTech Hub kann die Zeitersparnis erheblich sein:
Was sind einige der Vorteile der Automatisierung von Rechtsdokumenten?
Juristische Teams setzen aus verschiedenen Gründen auf die Automatisierung von Rechtsdokumenten - von der Verkürzung der Entwurfszeit bis hin zur Optimierung der Kundenerfahrung. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile für Ihr Team:
- Erhöhte Effizienz: Durch die Automatisierung von Rechtsdokumenten wird die für die Erstellung von Dokumenten benötigte Zeit erheblich reduziert. Standardvorlagen und automatisierte Arbeitsabläufe rationalisieren den Eingangsprozess und bereiten Dokumente automatisch und abhängig von der Beantwortung der Fragen vor - so hat Ihr Team mehr Zeit, sich auf anspruchsvollere Aufgaben zu konzentrieren.
- Verbesserte Konsistenz und Genauigkeit: Die Automatisierung minimiert das Risiko menschlicher Fehler, indem sie die Dateneingabe automatisiert und unnötige Berührungspunkte beseitigt. Nachdem die Daten in der Interviewphase eingegeben wurden, füllt das System zur Automatisierung von Dokumenten automatisch alle relevanten Daten (und Klauseln) in den Dokumenten aus. Durch die Integration mit anderen internen Datenbanken zieht ein System zur Automatisierung von Dokumenten auch Daten über Plattformen hinweg in das erstellte Dokument ein - was wiederum die Fehlermöglichkeiten einschränkt und Ihrem Anwalt Arbeit abnimmt.
- Geringere Betriebskosten: Es ist ganz einfach: Durch die Verringerung des Zeitaufwands für die manuelle Erstellung und Überprüfung von Dokumenten senken die Rechtsteams ihre Betriebskosten. Und durch die Verbesserung der Genauigkeit und Konsistenz von Dokumenten sind die Teams weniger anfällig für kostspielige Fehler. Wenn Ihr Team die Dokumentenvorlagen im Laufe der Zeit verfeinert und verbessert, können diese Kosteneinsparungen noch größer werden: Ihr Team kann feststellen, dass bestimmte Fragen wegfallen könnten oder dass andere Fragen technische Änderungen verdienen.
- Bessere Kundenerfahrung: Die Automatisierung von Dokumenten ist nicht nur für Ihr Team von Vorteil, sondern verbessert auch das Erlebnis für Ihre Kunden. Mit der Dokumentenautomatisierung können Teams automatisierte kundenorientierte Formulare erstellen, um eine optimierte und benutzerfreundliche Erfahrung zu bieten.
Die Automatisierung von Rechtsdokumenten ist nicht mehr aufzuhalten - sie wird zum Geschäftsstandard und verändert die Arbeitsweise von Rechtsteams. Durch die Automatisierung der Dokumentenerstellung können Teams die Konsistenz, Genauigkeit und Effizienz ihrer gesamten Arbeit sicherstellen und Ihrem Team neue Möglichkeiten bieten, Zeit zu sparen und ihre Arbeit an Dokumenten zu verbessern. Durch die Einführung dieser Tools können Sie nicht nur mit den Branchentrends Schritt halten, sondern Ihr Team auch für einen langfristigen Erfolg positionieren.
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