Con la variedad de productos de generación de documentos que hay en el mercado, a menudo nos preguntan: «¿Qué tiene de diferente HotDocs?». Podríamos dar varias respuestas rápidas, desde «inventamos el concepto de generación de documentos» hasta «tenemos la plataforma más potente del mercado». Sin embargo, probablemente sea necesario dar una respuesta más detallada.
Los puntos más evidentes que diferencian a HotDocs tienen que ver con la tecnología en sí misma y con el enfoque ecosistémico de la empresa para comercializar y distribuir HotDocs.
Tecnología
La mayoría de los proveedores de generación de documentos crean tecnologías que se pueden dividir en tres grupos: (1) Plataforma, (2) tecnologías de integración y (3) aplicaciones web alojadas.
Plataforma
Una plataforma de generación de documentos consta de un núcleo lógico, un entorno de desarrollo y las plantillas de generación de documentos que se utilizan para crear documentos transaccionales. En HotDocs, ponemos mucho énfasis en la plataforma.
Núcleo lógico
Los documentos legales pueden ser sencillos (una sola página o párrafo con unas pocas variables combinadas) o complejos (docenas o cientos de páginas con miles de variables combinadas y una lógica empresarial muy sofisticada que define la inclusión o exclusión de cláusulas). Para gestionar la complejidad de cualquier documento, independientemente de su extensión o sofisticación, HotDocs cuenta con un núcleo lógico compuesto por más de un millón de líneas de código. Es este núcleo lógico el que, en gran medida, diferencia a HotDocs del resto, que generalmente incluye proveedores de ensamblaje de documentos que apuestan por la simplicidad, ya que es lo que pueden ofrecer.
Entorno de desarrollo
HotDocs Developer 11 es una herramienta muy potente capaz de gestionar cualquier nivel de automatización de documentos y formularios. Sin embargo, más allá de la automatización compleja, Developer incluye una función fácil de aprender y usar llamada «documentos modelo», que permite a las personas que no están capacitadas en HotDocs Developer realizar un nivel básico de automatización en documentos de procesamiento de texto, transformándolos en plantillas HotDocs sencillas. Estas plantillas sencillas se pueden mejorar aún más con HotDocs Developer para convertirlas en plantillas ultra sofisticadas que pueden generar contratos, testamentos, fideicomisos, pólizas de seguro, etc., listos para su tramitación.
Plantillas HotDocs
Una aplicación HotDocs consta de una entrevista (la parte de una aplicación de ensamblaje de documentos con la que interactúan los usuarios finales) y una plantilla de documento.
Entrevistas HotDocs.HotDocs se basa en el concepto de entrevistas reflexivas, que son secuencias interactivas, similares a un asistente, de formularios de recopilación de datos. En otras palabras, HotDocs permite a los arquitectos de aplicaciones crear entrevistas que reflejan toda la lógica y la estructura empresariales integradas en las propias plantillas de documentos.
Este concepto reflexivo permite a los arquitectos presentar preguntas a los usuarios de la aplicación solo cuando y si las preguntas son necesarias. Por ejemplo, un banco global concreto tiene una aplicación HotDocs para generar documentación de préstamos comerciales. La plantilla del documento de préstamo incluye más de 6000 variables individuales que se utilizan como campos combinados o puntos de datos en las reglas de negocio. Sin embargo, para cualquier transacción concreta, dependiendo del tipo de préstamo en cuestión, solo es necesario responder entre trescientas y cuatrocientas preguntas para completar los documentos. La aplicación HotDocs del banco crea la entrevista de forma interactiva basándose en las preguntas que ya se han formulado y respondido, lo que evita que el usuario del sistema tenga que navegar por cientos de pantallas y miles de variables que no son relevantes para la transacción en cuestión. Las entrevistas de HotDocs pueden diseñarse de tal manera que guíen a los usuarios a través de la secuencia de recopilación de datos, proporcionando validación de respuestas específicas para cada campo y recursos de ayuda.
Una consecuencia del enfoque basado en entrevistas es que los usuarios del sistema quedan separados del documento durante el proceso de redacción. Para algunas organizaciones, este hecho puede parecer perjudicial. Para otras, sin embargo, esta separación es fundamental para generar documentos listos para su uso sin necesidad de ediciones ad hoc. Una de las muchas ventajas del enfoque basado en entrevistas de HotDocs es que los empleados menos cualificados pueden generar documentos a partir de plantillas de HotDocs con seguridad y precisión.
Plantillas HotDocs. La parte de la plantilla de una aplicación HotDocs es el documento de Word (o archivo PDF) más toda la lógica empresarial necesaria para generar un documento terminado, basado en los datos recopilados por la entrevista. Las plantillas de documentos son creadas por expertos en contenido designados dentro de una organización y funcionan entre bastidores, en lo que respecta a los usuarios del sistema.
Tecnologías de integración
Dado el énfasis que HotDocs Corporation pone en su plataforma, más que en las aplicaciones host, ponemos mucho énfasis en nuestra capacidad para integrar las plantillas de HotDocs con páginas web y aplicaciones de terceros. Con este fin, HotDocs Server (para implementaciones locales) y HotDocs Cloud Services (para implementaciones en la nube) cuentan con un conjunto de API potentes y flexibles que permiten la integración en aplicaciones de terceros, como el sistema de gestión de casos adaptable de Actionstep, la suite BPM de Agilepoint y otras muchas aplicaciones similares.
En otras palabras, en este momento, asumimos que los clientes finales querrán que las entrevistas para la generación de documentos estén profundamente integradas en sus aplicaciones base, en lugar de ejecutarse en aplicaciones web verticales y ligeras creadas por proveedores de generación de documentos.
API de HotDocs
Las API de HotDocs proporcionan las siguientes funciones:
· Las empresas pueden personalizar el aspecto y la sensación de las entrevistas para que, en cuanto al estilo, sean indistinguibles de la aplicación nativa en la que se ejecutan.
· Los datos empresariales o de aplicaciones procedentes de múltiples fuentes pueden asignarse (introducirse o extraerse) a las entrevistas de HotDocs.
· Los documentos se pueden generar con o (si el usuario ya dispone de todos los datos necesarios) sin entrevistas interactivas.
· La API de JavaScript para entrevistas de HotDocs permite a los expertos en JavaScript conectarse e interactuar con las entrevistas de HotDocs, añadiendo funciones personalizadas avanzadas sin sacrificar la potente lógica «reflexiva» integrada que ya viene de serie.
· Las entrevistas se pueden integrar en páginas web con solo unas pocas líneas de código del lado del servidor, y se pueden añadir funciones avanzadas utilizando técnicas sencillas de JavaScript.
HotDocs Open SDK
Mediante el uso del SDK abierto o uno de sus puertos, los ingenieros de una organización pueden integrar de forma segura las entrevistas de HotDocs en cualquier aplicación web capaz de realizar llamadas a servicios web del lado del servidor.
El SDK abierto también incluye componentes para ayudar a las empresas con el intercambio de datos, la gestión de plantillas, etc. El SDK abierto de HotDocs se ha publicado bajo una licencia de código abierto liberal y ya se ha adaptado a varias plataformas de desarrollo web, entre ellas ASP.net, Java y PHP.
Integración de fuentes de datos
Dada la suposición de una profunda integración con aplicaciones web de terceros, la cuestión de la integración de fuentes de datos es fundamental. En el nivel más básico, las plantillas de HotDocs permiten almacenar archivos de respuestas para reutilizarlos con otras plantillas similares de HotDocs. Del mismo modo, HotDocs permite la asignación de datos de varios sistemas de almacenamiento externos diferentes a una entrevista de HotDocs y que los datos complementarios introducidos en la entrevista se vuelvan a escribir en los sistemas de almacenamiento de la empresa.
Aplicaciones web de host
Una vez que los documentos se han transformado en plantillas HotDocs, se necesita una aplicación host para ejecutar las plantillas en un navegador. HotDocs ofrece una amplia gama de aplicaciones host para todos los entornos (escritorio, local, nube); sin embargo, partimos de la base de que, en la mayoría de los casos, nuestras aplicaciones host son puntos de partida para el desarrollo y es probable que se modifiquen para integrarlas en los flujos de trabajo existentes de una organización.
Ecosistema
Las tecnologías en la nube de HotDocs están diseñadas específicamente para consolidar a las partes interesadas en el negocio de HotDocs en un ecosistema basado en la nube. Los servicios en la nube impulsan el ecosistema de HotDocs. Los proveedores de gestión de casos, los proveedores de BPM y otros tipos de proveedores externos conformarán la capa OEM del ecosistema. El almacén de contenido de HotDocs permitirá a los editores enviar contenido a la capa OEM, exponiéndolo a los usuarios de muchas aplicaciones diversas.
Creemos que este enfoque ecosistémico, una expansión natural basada en nuestra posición como proveedor de plataformas de generación de documentos desde hace mucho tiempo, nos hace únicos entre los proveedores de ensamblaje de documentos. Y creemos que nos posiciona para un crecimiento espectacular, no solo dentro del ámbito jurídico y de la publicación de contenidos, sino también en los mercados de TI más amplios.
El amplio mercado de las tecnologías de la información ha evolucionado hacia un enfoque ecosistémico que, en el caso de HotDocs, abre nuevos canales de distribución para los editores, nuevas propuestas de valor para los fabricantes de equipos originales y nuevas líneas de negocio para los distribuidores y los integradores de sistemas.
Resumen
En HotDocs, nos hemos enfrentado a prácticamente todas las situaciones de desarrollo imaginables y hemos creado una plataforma que se adapta a las necesidades del mercado general (el mercado Global 10 000), que requiere el enfoque de plataforma que hemos descrito anteriormente.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
