Angesichts der Vielzahl von Produkten zur Dokumentenerstellung auf dem Markt werden wir häufig gefragt: "Was ist anders an HotDocs?" Es gibt mehrere schnelle Antworten, die wir geben könnten, von "wir haben das Konzept der Dokumentenerstellung erfunden" bis hin zu "wir haben die leistungsfähigste Plattform auf dem Markt". Trotzdem ist eine ausführlichere Antwort wahrscheinlich angebracht.
Die offensichtlichsten Unterscheidungsmerkmale von HotDocs haben mit der Technologie selbst und mit dem Ökosystemansatz des Unternehmens bei der Vermarktung und dem Vertrieb von HotDocs zu tun.
Technologie
Die meisten Anbieter von Dokumentengenerierung entwickeln Technologien, die sich in drei Gruppen unterteilen lassen: (1) Plattform, (2) Integrationstechnologien und (3) Host-Webanwendungen.
Plattform
Eine Plattform für die Dokumentenerstellung besteht aus einem logischen Kern, einer Entwicklungsumgebung und den Vorlagen für die Dokumentenerstellung, die für die Erstellung von Transaktionsdokumenten verwendet werden. Bei HotDocs legen wir großen Wert auf die Plattform.
Logischer Kern
Juristische Dokumente können einfach sein - eine einzige Seite oder ein Absatz mit ein paar einfachen zusammengefassten Variablen - oder sie können komplex sein - Dutzende (oder Hunderte) von Seiten mit Tausenden von zusammengefassten Variablen und einer sehr ausgefeilten Geschäftslogik, die die Einbeziehung/Ausschließung von Klauseln definiert. Um die Komplexität eines jeden Dokuments zu bewältigen, egal wie lang oder anspruchsvoll es sein mag, verfügt HotDocs über einen Logikkern, der aus mehr als einer Million Codezeilen besteht. Es ist dieser Logikkern, der HotDocs weitgehend von den anderen Anbietern von Dokumentenzusammenstellungen abhebt, die sich auf Einfachheit beschränken, weil sie genau das zu bieten haben.
Entwicklungsumgebung
HotDocs Developer 11 ist ein Arbeitstier, das jede Stufe der Dokumenten- und Formularautomatisierung bewältigen kann. Über die komplexe Automatisierung hinaus enthält Developer jedoch eine einfach zu erlernende und zu verwendende Funktion namens Modelldokumente, die es auch Personen, die nicht in HotDocs Developer geschult sind, ermöglicht, eine grundlegende Automatisierung von Textverarbeitungsdokumenten durchzuführen, indem sie diese in einfache HotDocs-Vorlagen umwandelt. Diese einfachen Vorlagen können mit HotDocs Developer zu hochentwickelten Vorlagen erweitert werden, mit denen transaktionsbereite Verträge, Testamente, Trusts, Versicherungspolicen usw. erstellt werden können.
HotDocs-Vorlagen
Eine HotDocs-Anwendung besteht aus einem Interview (dem Teil einer Dokumentenzusammenstellungs-Anwendung, mit dem der Endbenutzer interagiert) und einer Dokumentvorlage.
HotDocs-Interviews.HotDocs basiert auf dem Konzept der reflexiven Interviews, die interaktive, assistentenähnliche Sequenzen von Datenerfassungsformularen sind. Mit anderen Worten: HotDocs ermöglicht es Anwendungsarchitekten, Interviews zu erstellen, die die gesamte Geschäftslogik und -struktur widerspiegeln, die in den Dokumentenvorlagen selbst enthalten sind.
Dieses reflexive Konzept ermöglicht es den Architekten, den Anwendungsnutzern nur dann Fragen zu stellen, wenn diese notwendig sind. Eine bestimmte weltweit tätige Bank verfügt beispielsweise über eine HotDocs-Anwendung zur Erstellung von Darlehensunterlagen für Geschäftskunden. Die Kreditdokumentenvorlage enthält mehr als 6.000 einzelne Variablen, die als Platzhalter oder Datenpunkte in Geschäftsregeln verwendet werden. Für eine bestimmte Transaktion müssen jedoch, je nach Art des Kredits, nur drei- bis vierhundert Fragen beantwortet werden, um die Dokumente zu vervollständigen. Die HotDocs-App der Bank baut das Interview interaktiv auf der Grundlage bereits gestellter und beantworteter Fragen auf, so dass ein Systembenutzer sich nicht durch Hunderte von Bildschirmen und Tausende von Variablen wühlen muss, die für die betreffende Transaktion irrelevant sind. HotDocs-Interviews können so gestaltet werden, dass sie den Benutzer durch die Datenerfassungssequenz führen und feldspezifische Antwortvalidierung und Hilfsressourcen bereitstellen.
Ein Ergebnis des Interview-Ansatzes ist, dass die Systembenutzer während des Erstellungsprozesses vom Dokument getrennt sind. Für einige Unternehmen mag diese Tatsache nachteilig erscheinen. Für andere ist diese Trennung jedoch entscheidend für die Erstellung vorgangsfertiger Dokumente ohne Ad-hoc-Bearbeitung. Einer der vielen Vorteile des HotDocs-Interview-Ansatzes besteht darin, dass auch weniger erfahrene Mitarbeiter mit Sicherheit und Genauigkeit Dokumente aus HotDocs-Vorlagen erstellen können.
HotDocs-Vorlagen. Der Vorlagenteil einer HotDocs-Anwendung besteht aus dem Word-Dokument (oder der PDF-Datei) und der gesamten Geschäftslogik, die erforderlich ist, um ein fertiges Dokument auf der Grundlage der im Interview erfassten Daten zu erstellen. Dokumentvorlagen werden von ausgewiesenen Inhaltsexperten innerhalb einer Organisation erstellt und arbeiten hinter den Kulissen, soweit die Systembenutzer betroffen sind.
Integrationstechnologien
Da die HotDocs Corporation den Schwerpunkt auf ihre Plattform und nicht auf Host-Anwendungen legt, legen wir großen Wert auf die Möglichkeit, HotDocs-Vorlagen in Webseiten und Anwendungen von Drittanbietern zu integrieren. Zu diesem Zweck verfügen HotDocs Server (für den Einsatz vor Ort) und HotDocs Cloud Services (für den Einsatz in der Cloud) über leistungsstarke, flexible APIs, die die Integration in Anwendungen von Drittanbietern ermöglichen, wie z. B. das adaptive Fallverwaltungssystem von Actionstep, die BPM-Suite von Agilepoint und eine Vielzahl anderer ähnlicher Anwendungen.
Mit anderen Worten: Wir gehen davon aus, dass die Endkunden Interviews zur Dokumentenerstellung tief in ihre eigenen Anwendungen integriert haben möchten und nicht in dünnen, vertikalen Webanwendungen, die von den Anbietern von Dokumentenerstellungslösungen entwickelt wurden.
HotDocs-APIs
Die HotDocs-APIs bieten die folgenden Funktionen:
- Unternehmen können das Erscheinungsbild von Interviews so anpassen, dass sie von der nativen Anwendung, in der sie ausgeführt werden, stilistisch nicht zu unterscheiden sind.
- Unternehmens- oder Anwendungsdaten aus verschiedenen Quellen können HotDocs-Interviews zugeordnet werden (in sie hineingeschoben oder aus ihnen herausgezogen werden).
- Die Dokumente können mit oder (wenn ein Benutzer bereits über alle erforderlichen Daten verfügt) ohne interaktive Interviews erstellt werden.
- Die HotDocs Interview JavaScript-API ermöglicht es JavaScript-Experten, HotDocs-Interviews mit erweiterten benutzerdefinierten Funktionen zu verknüpfen und mit ihnen zu interagieren. ohne ohne die leistungsstarke, eingebaute, "reflexive" Logik zu opfern, die bereits im Lieferumfang enthalten ist.
- Interviews können mit nur wenigen Zeilen serverseitigen Codes in Webseiten eingebettet werden, und erweiterte Funktionen können mit einfachen JavaScript-Techniken hinzugefügt werden.
HotDocs Open SDK
Mit dem Open SDK oder einem seiner Ports können die Techniker eines Unternehmens HotDocs-Interviews sicher in jede Webanwendung einbetten, die in der Lage ist, serverseitige Webservice-Aufrufe zu tätigen.
Das Open SDK enthält auch Komponenten, die Unternehmen beim Datenaustausch, der Vorlagenverwaltung usw. unterstützen. Das HotDocs Open SDK wurde unter einer liberalen Open-Source-Lizenz veröffentlicht und wurde bereits auf eine Reihe von Web-Entwicklungsplattformen portiert, darunter ASP.net, Java und PHP.
Integration von Datenquellen
Da tiefe Integrationen mit Webanwendungen von Drittanbietern vorausgesetzt werden, ist die Frage der Integration von Datenquellen von größter Bedeutung. Auf der grundlegendsten Ebene ermöglichen HotDocs-Vorlagen die Speicherung von Antwortdateien zur Wiederverwendung mit anderen, ähnlichen HotDocs-Vorlagen. Ebenso ermöglicht HotDocs das Mapping von Daten aus verschiedenen externen Speichersystemen in ein HotDocs-Interview und das Zurückschreiben zusätzlicher Daten, die in das Interview eingegeben wurden, in die Speichersysteme des Unternehmens.
Webanwendungen hosten
Sobald die Dokumente in HotDocs-Vorlagen umgewandelt wurden, ist eine Host-Anwendung erforderlich, um die Vorlagen in einem Browser auszuführen. HotDocs bietet eine Reihe von Host-Anwendungen für alle Umgebungen (Desktop, On-Premise, Cloud). Wir gehen jedoch davon aus, dass unsere Host-Anwendungen in den meisten Fällen als Ausgangspunkt für die Entwicklung dienen und wahrscheinlich modifiziert werden, um diese Anwendungen in die bestehenden Arbeitsabläufe eines Unternehmens zu integrieren.
Ökosystem
Die HotDocs-Cloud-Technologien wurden speziell entwickelt, um die Akteure des HotDocs-Geschäfts in einem Cloud-basierten Ökosystem zu konsolidieren. Das HotDocs-Ökosystem wird von Cloud Services angetrieben. Anbieter von Case Management, BPM und anderen Arten von Drittanbietern werden die OEM-Schicht des Ökosystems bilden. Der HotDocs-Inhaltsspeicher ermöglicht es den Herausgebern, Inhalte in die OEM-Schicht einzubringen und sie so den Nutzern vieler verschiedener Anwendungen zugänglich zu machen.
Wir sind davon überzeugt, dass dieser Ökosystem-Ansatz - eine natürliche Erweiterung, die auf unserer Position als langjähriger Anbieter einer Plattform für die Dokumentenerstellung basiert - uns unter den Anbietern von Dokumentenzusammenstellungen einzigartig macht. Und wir glauben, dass wir damit für ein katastrophales Wachstum positioniert sind, nicht nur im Bereich des juristischen Content-Publishing, sondern auch in breiteren IT-Märkten.
Der breite IT-Markt hat sich in Richtung Ökosystem-Ansatz entwickelt, der im Fall von HotDocs neue Vertriebskanäle für Verlage, neue Wertangebote für OEMs und neue Geschäftsfelder für Wiederverkäufer und Systemintegratoren eröffnet.
Zusammenfassung
Bei HotDocs haben wir so gut wie alle denkbaren Entwicklungssituationen kennengelernt und eine Plattform entwickelt, die den Anforderungen des breiten Marktes - des Global 10.000-Marktes - gerecht wird, der den oben beschriebenen Plattformansatz erfordert.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
