Cómo evaluar los factores de riesgo cambiantes en sus relaciones con los proveedores y agilizar su proceso de investigación para acelerar la obtención de valor.
Hoy en día, muchas empresas descubren que pueden tardar hasta seis meses para incorporar nuevos proveedores, lo que retrasa las mejoras y negando cualquier esperanza de una "victoria rápida". Hay fuerzas motrices muy comunes detrás de un proceso de implantación particularmente largo o complicado, entre ellas:
- Falta de procesos normalizados
- No hay visibilidad ni supervisión de todo el proceso de incorporación
- Falta de transparencia sobre la situación de los proveedores
- Propiedad confusa de las tareas y jerarquías de aprobación complejas
- Introducción y validación manual de datos
- Falta de información del proveedor que provoca rondas de idas y venidas
La automatización del flujo de trabajo es una de las mejores maneras de luchar contra la ineficacia en la incorporación de proveedores, así como una forma ideal de aprovechar los datos, primero recopilándolos en forma de registros de auditoría y luego utilizándolos para medir y mejorar continuamente su proceso de incorporación. Pero lo primero es lo primero: además de establecer una mejor relación con sus proveedores y abrir la puerta a una nueva ganancia rápida, ¿por qué debería considerar la automatización del proceso de incorporación de proveedores?
¿Por qué automatizar la incorporación de proveedores?
Un secreto bien guardado de la automatización de los flujos de trabajo (sobre todo en el ámbito jurídico) es la oportunidad de agilizar la gestión de riesgos, especialmente en los procesos más externos, como las relaciones con los proveedores.
Con la automatización del flujo de trabajo, la incorporación de proveedores puede ser totalmente transparente para las partes interesadas y responsables. En un único panel de control, o por correo electrónico, los usuarios pueden identificar rápidamente qué pasos deben darse y quién debe darlos. Cuando aparecen cuellos de botella o surgen preguntas adicionales, las escaladas pueden producirse automáticamente en función de cómo se haya estructurado el flujo de trabajo.
Por ejemplo, algunos proveedores pueden ser más arriesgados que otros: estos proveedores necesitan pasar por un proceso de aprobación serio, mientras que otros proveedores pueden ser tan poco arriesgados que pasan sin problemas con aprobaciones automáticas, directamente a la firma. Determinar qué hace que un proveedor sea arriesgado puede variar de una empresa a otra, pero algunas características generales a tener en cuenta son:
- Su tamaño - las empresas más pequeñas corren un mayor riesgo de no poder cumplir sus objetivos
- Su ubicación - ¿operan fuera de una región limitada o de una zona sometida a tensiones geológicas?
- Sus recursos - ¿qué materiales y servicios se suministran y prestan (y dependen alguno de ellos de sistemas de datos sensibles y patentados)?
- Su situación - ¿Está la empresa sometida actualmente a algún tipo de sanción gubernamental o pleito pendiente?
Dependiendo de su flujo de trabajo, puede automatizar la evaluación de riesgos en el back-end para que el solicitante pueda identificar las piezas clave de la información y, a continuación, el flujo de trabajo puede clasificar automáticamente la solicitud a la persona correcta.
Aprovechar el flujo de trabajo en el proceso de incorporación de proveedores, y más allá
Hay una razón por la que la incorporación de proveedores es uno de los primeros procesos en los que se fijan las organizaciones a la hora de decidir qué automatizar. a la hora de decidir qué automatizar..
Sin la automatización del flujo de trabajo, la incorporación de proveedores suele perderse en un mar de correos electrónicos, y la cantidad de tiempo que se tarda en encontrar los detalles en un proceso de aprobación de meses de duración que afecta a los departamentos jurídico y de compras, entre otros, puede ser tan grande que la auditoría se pierda. Sin embargo, con la automatización del flujo de trabajo, su equipo obtiene dos ventajas clave: audibilidad y visibilidad. Cada paso de cada proceso de incorporación se registra y archiva, y se puede volver a utilizar cuando sea necesario. Por ejemplo, si una empresa finaliza su contrato con un proveedor, pero más tarde decide renovar su relación, todo lo relativo a ese contrato inicial se puede consultar y examinar con facilidad y, en función del historial, el proveedor puede pasar volando por el proceso o toparse con obstáculos adicionales.
Una vez recopilados los datos a través del proceso de incorporación de proveedores, las partes interesadas tienen por fin a su alcance el tipo de información que les capacita para elevar aún más el proceso: a un alto nivel, las partes interesadas pueden determinar qué pasos causan los mayores retrasos y trabajar para eliminar los obstáculos. Lo más probable es que el flujo de trabajo muestre cuánto tiempo se ahorra con la automatización, dando a su equipo el crédito que se merece y mostrando cómo la automatización puede capacitar a los empleados para mejorar sus propios procesos de manera que afecten y ayuden a sus colegas intradepartamentales.
Sin la automatización del flujo de trabajo, la incorporación de proveedores puede ser todo un reto: a menudo no está estandarizada y depende de cadenas de correo electrónico que se olvidan durante el propio proceso y luego resultan difíciles de encontrar a posteriori. Pero con la automatización, cada paso del proceso se racionaliza y se somete a análisis de datos, de modo que el proceso no es elevado y automatizado, sino que también está preparado para ser mejorado siempre.
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