A menos que haya estado viviendo en una cueva o abandonado en una isla desierta, probablemente haya oído la noticia de que el Departamento de Trabajo (DOL) ha modificado recientemente el umbral salarial de la clasificación exenta de la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) de 455 dólares semanales a 913 dólares semanales.
Podemos agradecer a la FLSA por varias de las protecciones laborales más importantes que existen en la actualidad. La FLSA estableció el salario mínimo federal, creó normas de empleo para los jóvenes y exigió el pago de horas extras a los empleados que trabajaran más de las horas estándar en una semana laboral. En general, se garantiza a los empleados el pago de al menos el salario mínimo federal por hora y el pago de horas extras a la mitad de su salario normal por todas las horas trabajadas que superen las 40 horas semanales, a menos que estén clasificados como trabajadores «de cuello blanco» exentos.
Para poder acogerse a la exención, el trabajador debe pertenecer a una de las seis categorías exentas: administrativo, ejecutivo, profesional, informático, comercial externo o empleado con alta remuneración, y percibir un salario predeterminado y fijo. La norma definitiva se centra principalmente en actualizar los niveles salariales y de remuneración de los trabajadores administrativos, ejecutivos y profesionales. Cada una de las categorías exentas se define mediante una serie de pruebas específicas que, para superarlas, deben demostrar que la persona está altamente cualificada, ejerce un control considerable sobre su propio horario y sus funciones, y tiene un impacto significativo en los ingresos del empleador o gestiona un equipo y tiene responsabilidades en materia de contratación, despido, programación y evaluación del rendimiento. Las pruebas y el umbral salarial se diseñaron para excluir de la protección por horas extras a los trabajadores que tienen suficiente discreción y poder para negociar sus horas de trabajo, autonomía sobre las decisiones laborales y ganan un salario que refleja su estatus laboral, lo que hace innecesaria la protección por horas extras.
Desafortunadamente, el paso del tiempo ha mermado la eficacia de la ley. Con solo dos actualizaciones salariales mínimas y sin cambios sustanciales en los últimos 40 años, la norma se consideraba obsoleta y punitiva para muchos estadounidenses trabajadores y sus familias. Por ejemplo, el umbral salarial, que generalmente determina si un trabajador tiene derecho a cobrar horas extras, se situaba en 23 660 dólares1, un salario inferior al nivel de pobreza actual para una familia de cuatro miembros. Eso significaba que un gerente de nivel inicial, que tal vez solo tuviera responsabilidades ligeramente superiores a las de sus subordinados directos o compañeros de trabajo por hora, podía trabajar 60 o 65 horas a la semana y no recibir ningún pago por horas extras simplemente porque estaba clasificado como gerente.
A pesar de que las tendencias del sector muestran un marcado aumento de la productividad de los trabajadores en las últimas décadas, los salarios de los trabajadores con ingresos medios y bajos siguen estancados. Los expertos del sector afirman que el estancamiento salarial puede atribuirse directamente a la obsoleta normativa de la FLSA. El hecho de que el Gobierno no haya ajustado el umbral salarial a la inflación ha supuesto que muchos trabajadores con salarios muy bajos trabajaran jornadas excesivamente largas, pero quedaran excluidos del pago de horas extras. Estas personas son precisamente los trabajadores a los que la ley pretendía proteger.
Otro aspecto positivo de estos cambios es que el Departamento de Trabajo permite a los empleadores utilizar bonificaciones e incentivos no discrecionales para satisfacer hasta el diez por ciento del nivel salarial mínimo.Con el compromiso de ajustar el umbral salarial mínimo a los tiempos actuales y restablecer las protecciones por horas extras a muchos trabajadores que lo merecen, Obama ordenó al Departamento de Trabajo que revisara la norma de la FLSA. El 18 de mayo de 2016, tras un prolongado período de comentarios, el Departamento de Trabajo anunció cambios en el umbral salarial existente. Con esta actualización salarial, las protecciones por horas extras podrían extenderse a otros 4 millones de trabajadores que actualmente no cumplen los requisitos de la prueba existente. Aunque en un principio se contempló un enfoque basado en el percentil 40, que según el DOL establecía una clara demarcación entre los trabajadores exentos y sus compañeros no exentos, el DOL se decantó por un aumento más modesto, hasta 917 dólares semanales o 47 476 dólares anuales. La norma ha incorporado aumentos anuales por inflación para evitar fijar el nivel salarial en una cantidad que podría acabar quedando obsoleta, como ocurre actualmente. El DOL ajustará el salario cada tres años, a partir de 2020, para reflejar el percentil 40 de los ingresos semanales de los trabajadores asalariados a tiempo completo en la región censal de Estados Unidos con los salarios más bajos, que actualmente es el sur. La norma revisada duplica con creces el salario que se necesitaría para seguir siendo un trabajador exento, pero no ha introducido cambios definitivos en la prueba de funciones existente. Además de cumplir una de las pruebas de funciones, el trabajador debe percibir un salario preestablecido que no esté sujeto a reducciones debido a las fluctuaciones en el trabajo. El DOL también ha aumentado el umbral salarial para los trabajadores con alta remuneración a 134 000 dólares, frente a un salario mínimo de 100 000 dólares al año. Otro aspecto positivo de estos cambios es que el DOL permite a los empleadores utilizar bonificaciones e incentivos no discrecionales para satisfacer hasta el diez por ciento del nivel salarial mínimo. Sin embargo, el DOL ha establecido limitaciones específicas para su uso. Para poder optar a ellos, las bonificaciones o incentivos deben pagarse trimestralmente o con mayor frecuencia. Los incentivos anuales o semestrales no serían válidos. Los empleadores tienen hasta el 1 de diciembre de 2016 para cumplir con estos cambios. Sin embargo, como todos sabemos,el 1 de diciembre llegará rápidamente.
Por dónde empezar
Ahora es el momento de comenzar un análisis exhaustivo de los puestos de trabajo que ayude a impulsar decisiones empresariales críticas de cara al futuro. No basta con fijarse en los empleados que cobran por debajo del salario mínimo. También deben revisarse los puestos de trabajo que se encuentran dentro de los rangos salariales por debajo del umbral salarial actual. Comience por analizar la descripción del puesto. Si es necesario, pida a los gerentes que aclaren las funciones del puesto, especialmente en el caso de aquellos puestos que se encuentran en el nuevo umbral salarial o justo por debajo de él. Ahora es el momento de determinar si alguno de los puestos de trabajo existentes que anteriormente se clasificaban como exentos, en realidad no lo son. Cualquier puesto de trabajo clasificado erróneamente como exento debe ser reconvertido.
Si el puesto cumple uno de los requisitos, los empleadores deberán determinar si el impacto financiero será mayor dejando el puesto exento o convirtiéndolo en no exento. Los empleadores deben evaluar cuidadosamente qué empleados seguirán siendo exentos, recibirán un aumento salarial y cuáles perderán su condición de exentos y pasarán a ser no exentos (puestos con salarios entre 23 660 y 47 476 dólares), lo que les dará derecho a cobrar horas extras.
Calcular la estimación de horas extras
Los empleadores querrán entrevistar a los gerentes para obtener una estimación precisa de las posibles horas extras trabajadas por los empleados afectados. Dado que es probable que estas entrevistas lleven algún tiempo, puede ser conveniente realizar un análisis preliminar de los costes utilizando 1, 2, 5 o 10 horas extras para ayudar a obtener una estimación de las posibles implicaciones presupuestarias. Una vez que los empleadores hayan recopilado las horas extras reales trabajadas por estas personas, querrán realizar el análisis de costes «en tiempo real».
Sesiones de lluvia de ideas
Los departamentos de RR. HH., jurídico, financiero, nóminas y otros miembros del personal de RR. HH. (remuneración, socios de negocio de RR. HH., sistemas de información de RR. HH.) querrán desarrollar un plan de proyecto en el que se identifiquen las partes interesadas clave, los procesos y políticas afectados, el impacto financiero general, los cambios recomendados, la posible estrategia de comunicación, el impacto de la compresión, la equidad salarial y otros resultados que podrían derivarse de este cambio organizativo sustancial.
Identificar las políticas afectadas por el cambio
La alta dirección, y en particular el departamento de recursos humanos, deberán determinar la postura de la organización con respecto a los empleados recién convertidos en no exentos que trabajan fuera de la oficina, utilizan dispositivos de la red de la empresa (teléfonos móviles, ordenadores portátiles, tabletas), registran las horas trabajadas, trabajan fuera del horario habitual de oficina y conservan privilegios de acceso remoto. Ciertos puestos no exentos pueden exigir la necesidad de trabajar fuera del horario habitual de oficina. Los empleadores deberán determinar qué procesos o políticas deben implementarse para garantizar que se registren y paguen las horas trabajadas.
Educar a la dirección
Los empleadores deben celebrar reuniones (presenciales, seminarios web, conferencias telefónicas) para informar a las partes interesadas clave sobre la FLSA y cómo estos cambios afectarán a la organización. Un directivo que no esté preparado o informado sobre los cambios podría comunicar involuntariamente información errónea.
Estrategia de comunicación
Quizás el factor más importante que influye en este cambio de la FLSA, aparte del análisis del trabajo y las horas extras, es la creación de una estrategia de comunicación creíble y bien pensada. La forma en que la organización comunica estos cambios a los empleados afectados puede variar según la división y, en algunos casos, según el departamento. El departamento de Recursos Humanos querrá liderar e impulsar esas conversaciones, pero tendrá que colaborar con las partes interesadas clave. La conversación debe comunicar claramente que este cambio es un requisito, que tiene por objeto proporcionar protección en materia de horas extras y que no es un reflejo de la profesionalidad o el rendimiento pasado del empleado. Al preparar las conversaciones, los empleadores deben tener en cuenta las posibles preguntas (por qué ocurre esto, ¿me están degradando, es un reflejo de mi rendimiento, etc.) y estar preparados para responderlas. Ayudar a los empleados a comprender que la mayoría de los empleadores se ven obligados a implementar estos mismos cambios y que la FLSA se creó para proteger a los trabajadores puede contribuir en gran medida a mitigar cualquier problema de moral que pueda surgir como resultado de estos cambios.
Formación
El departamento de RR. HH. debe diseñar cursos de formación para instruir a los directivos sobre las leyes relativas a los salarios y las horas de trabajo que afectan a los trabajadores no exentos, incluyendo el control del tiempo, las leyes sobre las pausas para comer y descansar, y los requisitos de tiempo compensable, con el fin de ayudar a los directivos a evitar infringir sin saberlo alguna ley estatal o federal.
1. Economía de la clase media: ¿recompensar el trabajo duro restableciendo el pago de las horas extras?
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
