À moins d'avoir vécu reclus dans une grotte ou échoué sur une île déserte, vous avez probablement entendu parler de la récente modification apportée par le ministère du Travail (DOL) au seuil salarial d'exemption prévu par la loi sur les normes du travail équitables (FLSA), qui passe de 455 $ à 913 $ par semaine.
Nous pouvons remercier la FLSA pour plusieurs des protections les plus importantes dont bénéficient aujourd'hui les travailleurs. La FLSA a fixé le salaire minimum fédéral, créé des normes en matière d'emploi des jeunes et imposé le paiement d'heures supplémentaires pour les employés travaillant plus que le nombre d'heures standard dans une semaine de travail. En général, les employés ont la garantie de toucher au moins le salaire horaire minimum fédéral et de recevoir une rémunération pour les heures supplémentaires équivalente à la moitié de leur salaire normal pour toutes les heures travaillées au-delà de 40 heures par semaine, sauf s'ils sont classés comme travailleurs « cols blancs » exemptés.
Pour être considéré comme exempté, un travailleur doit appartenir à l'une des six catégories exemptées : administratif, cadre, professionnel, informatique, commercial externe ou employé hautement rémunéré, et percevoir un salaire prédéterminé et fixe. La règle finale se concentre principalement sur la mise à jour des niveaux de salaire et de rémunération des travailleurs administratifs, cadres et professionnels. Chacune des catégories d'exemption est définie par une série de tests distincts qui, pour être réussis, doivent démontrer que la personne est hautement qualifiée, exerce un contrôle considérable sur ses propres horaires et fonctions, et a un impact significatif sur les revenus de l'employeur ou gère une équipe et est chargée des responsabilités liées à l'embauche, au licenciement, à la planification des horaires et à l'évaluation des performances. Les critères et le seuil salarial ont été conçus pour exclure des protections relatives aux heures supplémentaires les travailleurs qui disposent d'une marge de manœuvre et d'un pouvoir suffisants pour négocier leurs horaires de travail, d'une autonomie dans les décisions relatives à leur travail et d'un revenu reflétant leur statut professionnel, rendant ainsi les protections relatives aux heures supplémentaires inutiles.
Malheureusement, le temps a tempéré l'efficacité de la loi. Avec seulement deux mises à jour minimes du salaire et aucun changement substantiel au cours des 40 dernières années, la règle était considérée comme dépassée et punitive envers de nombreux Américains qui travaillent dur et leurs familles. Par exemple, le seuil salarial, qui détermine généralement si un travailleur a droit aux heures supplémentaires, s'élevait à 23 660 dollars1, soit un salaire inférieur au seuil de pauvreté actuel pour une famille de quatre personnes. Cela signifiait qu'un cadre débutant, dont les responsabilités n'étaient que légèrement supérieures à celles de ses subordonnés directs ou de ses collègues rémunérés à l'heure, pouvait travailler 60 ou 65 heures par semaine sans percevoir d'heures supplémentaires, simplement parce qu'il était classé comme cadre.
Malgré les tendances sectorielles qui montrent une augmentation marquée de la productivité des travailleurs au cours des dernières décennies, les salaires des travailleurs à revenus moyens et faibles restent stagnants. Les experts du secteur affirment que la stagnation des salaires peut être directement attribuée à la règle obsolète de la FLSA. L'incapacité du gouvernement à aligner le seuil salarial sur l'inflation a conduit de nombreux travailleurs à très bas salaire à effectuer des heures supplémentaires excessives, sans toutefois pouvoir prétendre à une rémunération supplémentaire. Ces personnes sont précisément celles que la loi était censée protéger.
Autre aspect positif de ces changements, le ministère du Travail autorise les employeurs à utiliser des primes et des incitations non discrétionnaires pour satisfaire jusqu'à 10 % du salaire minimum.
S'engageant à aligner le seuil salarial minimum sur l'évolution des temps et à rétablir les protections en matière d'heures supplémentaires pour de nombreux travailleurs qui le méritent, Obama a demandé au ministère du Travail de réviser la règle de la FLSA. Le 18 mai 2016, après une longue période de consultation, le ministère du Travail a annoncé des modifications au seuil salarial existant. Grâce à cette mise à jour salariale, les protections en matière d'heures supplémentaires pourraient être étendues à 4 millions de travailleurs supplémentaires qui ne sont actuellement pas éligibles selon les critères existants. Alors qu'il envisageait à l'origine une approche basée sur le 40e centile, qui, selon le DOL, établissait une distinction claire entre un travailleur exempté et ses collègues non exemptés, le DOL a finalement opté pour une augmentation plus modeste, à 917 dollars par semaine ou 47 476 dollars par an. La règle prévoit des augmentations annuelles liées à l'inflation afin d'éviter de fixer le niveau de salaire à un montant qui pourrait finir par devenir obsolète, comme c'est le cas actuellement. Le DOL ajustera le salaire tous les trois ans, à compter de 2020, afin de refléter le 40e centile des revenus hebdomadaires des travailleurs salariés à temps plein dans la région du recensement américain où les salaires sont les plus bas, qui est actuellement le Sud. La règle révisée double largement le salaire nécessaire pour rester un travailleur exempté, mais n'apporte aucun changement définitif au test des fonctions existant. En plus de satisfaire à l'un des critères relatifs aux fonctions, un travailleur doit percevoir un salaire prédéfini qui ne peut être réduit en raison des fluctuations du travail. Le ministère du Travail a également relevé le seuil salarial pour les travailleurs hautement rémunérés à 134 000 dollars, contre un salaire d'au moins 100 000 dollars par an auparavant. Autre aspect positif de ces changements, le DOL autorise les employeurs à utiliser des primes et des incitations non discrétionnaires pour satisfaire jusqu'à 10 % du niveau de salaire minimum. Cependant, le DOL a fixé des limites spécifiques à leur utilisation. Pour être éligibles, les primes ou incitations doivent être versées trimestriellement ou plus fréquemment. Les incitations annuelles ou semestrielles ne sont pas éligibles. Les employeurs ont jusqu'au 1er décembre 2016 pour se conformer à ces changements. Cependant, comme nous le savons tous,le 1er décembre arrivera rapidement.
Par où commencer
Le moment est venu d'entreprendre une analyse approfondie des emplois qui aidera à prendre les décisions commerciales cruciales pour l'avenir. Il ne suffit pas de se concentrer sur les employés dont le salaire est inférieur au minimum. Les emplois dont le salaire se situe en dessous du seuil salarial actuel doivent également être examinés. Commencez par analyser la description de poste. Si nécessaire, demandez aux responsables de clarifier les tâches, en particulier pour les postes dont le salaire est égal ou légèrement inférieur au nouveau seuil salarial. Le moment est venu de déterminer si certains emplois précédemment classés comme exemptés ne le sont en réalité pas. Tout emploi classé à tort comme exempté doit être converti.
Si le poste répond à l'un des critères relatifs aux fonctions, les employeurs devront déterminer si l'impact financier sera plus important en laissant le poste exempté ou en le convertissant en poste non exempté. Les employeurs doivent évaluer avec soin quels employés resteront exemptés, bénéficieront d'une augmentation de salaire et lesquels perdront leur statut d'exemption et seront convertis en postes non exemptés (postes entre 23 660 $ et 47 476 $), ce qui les rendra éligibles au paiement des heures supplémentaires.
Calculer l'estimation des heures supplémentaires
Les employeurs voudront interroger les responsables afin d'obtenir une estimation précise des heures supplémentaires potentielles effectuées par les employés concernés. Comme ces entretiens prendront probablement un certain temps, il peut être judicieux de réaliser une analyse préliminaire des coûts en se basant sur 1, 2, 5 ou 10 heures supplémentaires afin d'obtenir une estimation des implications budgétaires potentielles. Une fois que les employeurs auront recueilli les heures supplémentaires effectivement travaillées par ces personnes, ils voudront réaliser une analyse des coûts « en temps réel ».
Séances de remue-méninges
Les équipes RH, juridique, financière, paie et autres membres du personnel RH (rémunération, partenaires RH, SIRH) devront élaborer un plan de projet identifiant les principales parties prenantes, les processus/politiques concernés, l'impact financier global, les changements recommandés, la stratégie de communication potentielle, l'impact sur la compression, l'équité salariale et d'autres conséquences pouvant résulter de ce changement organisationnel majeur.
Identifier les politiques concernées par le changement
La haute direction, et les RH en particulier, devront déterminer la position de l'organisation concernant les employés nouvellement convertis en employés non exemptés travaillant à distance, utilisant les appareils du réseau de l'entreprise (téléphones portables, ordinateurs portables, tablettes), enregistrant leurs heures de travail, travaillant en dehors des heures normales de bureau et conservant leurs privilèges d'accès à distance. Certains postes non exemptés peuvent nécessiter de travailler en dehors des heures normales de bureau. Les employeurs devront déterminer les processus/politiques à mettre en place pour garantir que les heures travaillées sont enregistrées et rémunérées.
Former la direction
Les employeurs doivent organiser des réunions (en personne, par webinaire ou par conférence téléphonique) afin d'informer les principales parties prenantes sur la FLSA et sur l'impact de ces changements sur l'organisation. Un responsable qui n'est pas préparé ou informé de ces changements pourrait involontairement communiquer des informations erronées.
Stratégie de communication
Outre l'analyse des emplois et des heures supplémentaires, le facteur le plus important ayant une incidence sur cette modification de la FLSA est peut-être l'élaboration d'une stratégie de communication crédible et bien pensée. La manière dont l'organisation communique ces changements aux employés concernés peut varier selon les divisions et, dans certains cas, selon les services. Les ressources humaines voudront mener et diriger ces conversations, mais devront s'associer aux principales parties prenantes. La conversation doit clairement indiquer que ce changement est une exigence, qu'il vise à protéger les heures supplémentaires et qu'il ne reflète pas le professionnalisme ou les performances passées de l'employé. Lors de la préparation des conversations, les employeurs doivent envisager les questions potentielles (pourquoi cela se produit-il, suis-je rétrogradé, cela reflète-t-il mes performances, etc.) et se préparer à y répondre. Aider les employés à comprendre que la plupart des employeurs doivent mettre en œuvre ces mêmes changements et que la FLSA a été créée pour protéger les travailleurs peut grandement contribuer à atténuer les problèmes de moral des employés qui pourraient survenir à la suite de ces changements.
Formation
Les RH doivent concevoir des formations afin d'informer les responsables sur les lois relatives aux salaires et aux horaires de travail qui concernent les employés non exemptés, notamment les lois sur le suivi du temps de travail, les pauses déjeuner et les temps de repos, ainsi que les exigences en matière de temps rémunérable, afin d'aider les responsables à éviter de violer involontairement une loi fédérale ou d'État.
1. Économie de la classe moyenne : récompenser le travail acharné en rétablissant la rémunération des heures supplémentaires?
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
