Los contratistas y subcontratistas federales siguen preparándose para aplicar la normativa revisada relativa a los veteranos protegidos y las personas con discapacidad que publicó la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) del Departamento de Trabajo de Estados Unidos. Hay ciertas disposiciones en estas regulaciones revisadas que deben aplicarse antes del 24 de marzo de 2014. Hablé de estas disposiciones en mi artículo de enero de 2014 para The OFCCP Digest.
El viernes 14 de febrero, la OFCCP proporcionó nueva información sobre algunos de los requisitos del 24 de marzo a través de una serie de respuestas a preguntas frecuentes (FAQ). Estas nuevas FAQ tienen importantes ramificaciones en relación con determinadas medidas que deben adoptar los contratistas y subcontratistas federales.
Preguntas frecuentes frente a normativa
Antes de continuar, conviene señalar que las FAQ NO tienen fuerza de ley del mismo modo que los reglamentos federales. Existe un procedimiento definido que una agencia gubernamental debe seguir para poner en vigor un reglamento. A partir de ese momento, el reglamento tiene plena fuerza de ley y debe ser aplicado por las partes implicadas hasta que sea retirado o hasta que un tribunal considere que el reglamento es un ejercicio indebido de la autoridad de la agencia. Para ayudar a los particulares y a las empresas a comprender las leyes y los reglamentos, organismos como la OFCCP publican habitualmente diversas formas de orientación. Estas formas de orientación pueden adoptar la forma de directivas, declaraciones de política o respuestas a preguntas frecuentes. Los organismos reguladores como la OFCCP tienen derecho a publicar estas formas de orientación y, lo que es más importante, tienen derecho a retirarlas unilateralmente. De hecho, la OFCCP ha alegado en ocasiones durante procedimientos administrativos que no está obligada a seguir sus propias directrices o FAQ. Por lo tanto, la información contenida en las FAQs recientemente publicadas por la OFCCP es útil e interesante, pero no hay garantía de que la OFCCP siga sistemáticamente las orientaciones contenidas en estas FAQs. La OFCCP tiene derecho a modificar a su discreción la posición que expresa en estas FAQs. Esto es muy diferente de los requisitos que se encuentran en los propios reglamentos revisados, que la OFCCP DEBE seguir hasta que los reglamentos sean retirados formalmente.
Cláusulas de igualdad de oportunidades en contratos y órdenes de compra
La normativa revisada obliga a los contratistas federales a incluir determinadas cláusulas relativas a los veteranos y las personas con discapacidad en todos los contratos y órdenes de compra. Estas cláusulas deben insertarse en todos los contratos nuevos preparados a partir del 24 de marzo y deben incluirse en todos los contratos revisados o modificados a partir del 24 de marzo. El lenguaje explícito de estas cláusulas contractuales se encuentra en la propia normativa federal.
Aunque la normativa no indica que las cláusulas contractuales puedan combinarse de algún modo, la OFCCP ha publicado varias FAQ que sugieren que sí pueden hacerlo. Existen FAQ distintas para la normativa revisada sobre veteranos y para la normativa revisada sobre discapacidad. La FAQ 1 relativa a las cláusulas de igualdad de oportunidades dice lo siguiente:
- En el caso de los contratistas que opten por incorporar por referencia las cláusulas de igualdad de oportunidades exigidas, ¿puede combinarse la cláusula de "incorporación por referencia" exigida por 41 CFR § 60-300.5(a) con la cláusula de "incorporación por referencia" exigida por 41 CFR § 60-741.5(a)?
Sí, los contratistas pueden combinar estas dos cláusulas de "incorporación por referencia" de la OE siempre que la cláusula combinada figure en negrita y se mantenga el contenido prescrito de ambas cláusulas. El siguiente ejemplo ilustra cómo puede hacerse:
Este contratista y subcontratista cumplirá los requisitos de 41 CFR §§ 60-300.5(a) y 60-741.5(a). Estas normativas prohíben la discriminación de personas cualificadas por su condición de veteranos protegidos o por su discapacidad, y exigen que los contratistas principales y subcontratistas adopten medidas positivas para emplear y promocionar en el empleo a veteranos protegidos cualificados y a personas con discapacidad.
A continuación, la FAQ 2 sobre las cláusulas de igualdad de oportunidades ofrece un mecanismo para combinar la cláusula de igualdad de oportunidades del Decreto 11246 para minorías y mujeres con las cláusulas de igualdad de oportunidades para veteranos y personas con discapacidad. Esta FAQ dice lo siguiente:
- ¿Pueden los contratistas federales combinar todas las cláusulas de igualdad de oportunidades exigidas por 41 CFR § 60-300.5(a), 41 CFR § 60-741.5(a) y 41 CFR § 60-1.4(a) (o para los contratistas de obras, 41 CFR § 60-4.3(a)) en una única cláusula consolidada de "incorporación por referencia"?
Sí, los contratistas pueden combinar todas las cláusulas de la OE exigidas en una única cláusula de "incorporación por referencia", siempre que toda la cláusula combinada aparezca en negrita y se mantenga el contenido prescrito de las cláusulas de "incorporación por referencia" de la OE de veteranos y discapacitados. El siguiente ejemplo ilustra cómo podría hacerse esto para un contratista de suministros y servicios:
Este contratista y subcontratista deberá cumplir los requisitos de 41 CFR §§ 60-1.4(a), 60-300.5(a) y 60-741.5(a). Estas normativas prohíben la discriminación de las personas cualificadas por su condición de veteranos protegidos o personas con discapacidad, y prohíben la discriminación de todas las personas por motivos de raza, color, religión, sexo o nacionalidad. Además, estas normativas exigen que los contratistas principales y subcontratistas cubiertos adopten medidas de discriminación positiva para emplear y promocionar en el empleo a personas sin distinción de raza, color, religión, sexo, origen nacional, condición de veterano protegido o discapacidad.
Estas FAQ suelen ser útiles para las empresas, ya que limitan el número de cláusulas de igualdad de oportunidades que deben incluirse en los contratos y órdenes de compra. Las FAQ parecen un tanto contradictorias con la propia normativa, ya que ésta indica que las cláusulas de igualdad de oportunidades deben incluirse en la forma exacta que figura en la normativa. Sin embargo, es probable que la OFCCP acepte un conjunto combinado de cláusulas de igualdad de oportunidades durante las revisiones de cumplimiento basadas en el contenido de estas FAQ. Tenga en cuenta que, sea cual sea la versión de la(s) cláusula(s) de igualdad de oportunidades que los contratistas y subcontratistas federales decidan utilizar, la cláusula DEBE aparecer en NEGRITA.
Disponibilidad de avisos de EEO para empleados y solicitantes
Una de las medidas que los contratistas y subcontratistas federales deben adoptar antes del 24 de marzo se refiere a los avisos que deben ponerse a disposición de solicitantes y empleados. Los reglamentos revisados para veteranos y personas con discapacidad establecen que la OFCCP pondrá a disposición "avisos en la forma que prescriba el Director" de la OFCCP. Aunque la OFCCP no ha puesto ningún aviso formal específicamente a disposición de los contratistas y subcontratistas federales, las recientes FAQ proporcionan información sobre lo que se espera que hagan las empresas a este respecto.
Las nuevas FAQ sobre la aplicación de la normativa revisada establecen lo siguiente:
- La normativa revisada exige que el cartel "EEO is the Law" esté disponible en una "forma que sea accesible y comprensible" para las personas con discapacidad y los veteranos discapacitados, como Braille o letra grande. ¿Deben los contratistas mantener versiones en Braille y/o en letra grande del cartel en todos los lugares?
Proporcionar el cartel "EEO is the Law" en un formato alternativo, como letra grande o Braille, es una forma de adaptación razonable. Por lo tanto, los contratistas deben poner a disposición el cartel en dicho formato alternativo sólo cuando un solicitante o empleado solicite el cartel en un formato alternativo, o cuando el contratista sepa que un solicitante o empleado no puede leer el cartel debido a una discapacidad. Los contratistas también pueden proporcionar el cartel a un solicitante o empleado con una discapacidad en otros formatos alternativos, como en un disco o en una grabación de audio, siempre que el formato proporcionado permita a la persona con una discapacidad acceder al contenido del cartel.
- La normativa revisada exige a los contratistas que "guarden de forma visible" el cartel "EEO is the Law" con una solicitud electrónica o como parte de ella. ¿Significa esto que cada solicitud debe ir acompañada de una copia física o electrónica del cartel?
El objetivo de este requisito es garantizar que los candidatos que solicitan un empleo por vía electrónica sean informados de las protecciones de igualdad de oportunidades de empleo como parte del proceso de solicitud. Aunque incluir una copia del cartel con cada solicitud electrónica satisfará el requisito, la normativa no obliga a los contratistas a hacerlo. Más bien, un contratista puede optar por cumplir este requisito de cualquier manera que garantice que todos los solicitantes electrónicos tengan la oportunidad de ver el cartel durante el proceso de solicitud, por ejemplo, mostrando un enlace destacado al cartel, junto con una breve explicación de lo que conecta el enlace, como parte de su solicitud electrónica.
La propia normativa revisada establece que "los solicitantes o empleados... reciban la notificación de forma accesible y comprensible" para las personas con discapacidad y los veteranos discapacitados. La normativa revisada también establece que "el contratista debe utilizar un anuncio electrónico para notificar a los solicitantes de empleo sus derechos si el contratista utiliza un proceso de solicitud electrónico. Dicha notificación electrónica a los solicitantes debe guardarse de forma visible con la solicitud electrónica o como parte de ella". [Sin embargo, NO hay ningún texto en la normativa que hable del cartel "EEO is the Law". Sobre la base de la redacción de las FAQ, parece que la OFCCP considera que el cartel "EEO is the Law" constituye la notificación exigida por la normativa.
El aviso a los empleados (que ahora entendemos que es el cartel "EEO is the Law") debe ponerse a disposición de todos los empleados. Se puede colocar una versión física del aviso en varios lugares. Puede publicarse una versión electrónica del aviso en la intranet de la empresa y enviarse por correo electrónico a los empleados. La empresa debe asegurarse de que todos los empleados tengan acceso al aviso. En las preguntas frecuentes mencionadas anteriormente sobre el uso de diferentes versiones del aviso, la OFCCP establece que las empresas deben poner a disposición el cartel "EEO is the Law" en un formato alternativo SÓLO cuando un empleado solicite el cartel en un formato alternativo o cuando la empresa sepa que un empleado no puede leer el cartel debido a una discapacidad.
También debe ponerse a disposición de todos los solicitantes un aviso (es decir, el cartel "EEO is the Law"). Una vez más, se puede colocar una versión física de este aviso en varios lugares en los que las personas se presentan en persona para cumplimentar los materiales de solicitud. Sin embargo, dado que la mayoría de las empresas utilizan un proceso de solicitud electrónico para aceptar la información de los solicitantes, la cuestión más crítica es garantizar que haya una forma de poner el cartel "EEO is the Law" a disposición de todos los solicitantes. La OFCCP indica en las preguntas frecuentes antes mencionadas que "un contratista puede optar por cumplir este requisito de cualquier manera que garantice que todos los solicitantes electrónicos tengan la oportunidad de ver el cartel durante el proceso de solicitud, por ejemplo, mostrando un enlace destacado al cartel, junto con una breve explicación de lo que el enlace conecta, como parte de su solicitud electrónica". Ciertamente, las empresas pueden incluir el cartel "EEO is the Law" completo en las ofertas de empleo, pero en cualquier caso las empresas también deben ser capaces de satisfacer el requisito de la OFCCP de que el aviso esté "visiblemente almacenado con... la solicitud electrónica." La inclusión de un enlace al cartel "EEO is the Law" en el formulario de solicitud parece cumplir este requisito. Al igual que en el caso de la notificación a los empleados, las empresas no están obligadas a poner a disposición el cartel "La ley es EEO" en formatos alternativos, a menos que un solicitante pida un formato alternativo o que la empresa sepa que un solicitante no puede leer el cartel debido a una discapacidad.
Elementos adicionales que deben aplicarse antes del 24 de marzo
Si bien la OFCCP abordó específicamente las cláusulas contractuales y la notificación a empleados y solicitantes en sus recientes preguntas frecuentes, hay otros elementos que los contratistas y subcontratistas federales deben aplicar antes del 24 de marzo. He aquí un breve resumen de estos puntos.
- Las empresas deben indicar en todos los anuncios de empleo que los veteranos protegidos cualificados y las personas con discapacidades serán tenidos en cuenta para el empleo. La OFCCP ha publicado una FAQ sobre este requisito en la que se ofrecen orientaciones sobre lo que debe incluirse en los anuncios. Como mínimo, deben aparecer las palabras "discapacidad" y "veterano".
- Las empresas deben cumplir nuevos requisitos para inscribir puestos de trabajo en las oficinas de los sistemas estatales de prestación de servicios de empleo (ESDS). Existen varios requisitos nuevos en relación con los listados en las distintas oficinas del ESDS. Los contratistas y subcontratistas federales deben informar a las oficinas ESDS pertinentes de sus ubicaciones en ese estado y de un contacto para dichas ubicaciones. Las empresas deben informar al ESDS de su condición de contratista o subcontratista federal y deben solicitar la remisión prioritaria de veteranos protegidos. Las empresas también deben proporcionar información de contacto de cualquier "organización externa de búsqueda de empleo" utilizada para "ayudar en su contratación."
- Las empresas deben garantizar que sus sistemas de solicitud en línea sean accesibles para las personas con discapacidad.
- Las empresas deben notificarlo a los sindicatos. Los contratistas y subcontratistas federales deben notificar a sus sindicatos que la empresa está obligada por las leyes federales de acción afirmativa que protegen a determinadas clases de veteranos y que la empresa adoptará medidas de acción afirmativa para los veteranos protegidos y evitará su discriminación.
Preguntas más frecuentes
Hay otras FAQ recientes que cubren temas no tratados en este artículo. Estas FAQ se refieren a temas relacionados con los requisitos que deben aplicar los contratistas y subcontratistas federales en la próxima actualización de sus planes de acción afirmativa. Por ejemplo, hay FAQs recientes sobre el "archivo de análisis de datos" que se requiere para almacenar datos sobre el estado de discapacidad y sobre el tamaño mínimo del grupo de trabajo asociado con el objetivo de utilización del 7% de discapacidad. Si desea leer las FAQ relativas a la normativa para veteranos protegidos, puede encontrarlas en http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/VEVRAA_faq.htm, mientras que las FAQ relativas a la normativa para personas con discapacidad pueden consultarse en http://www.dol.gov/ofccp/regs/compliance/faqs/503_faq.htm.
Para más información sobre la normativa revisada de la OFCCP relativa a los veteranos protegidos y las personas con discapacidad, póngase en contacto con Bill Osterndorf en [email protected].
Atención: nada de lo contenido en este artículo pretende ser asesoramiento jurídico ni sustituir a ningún consejo profesional sobre las circunstancias particulares de su organización. Todos los materiales originales son copyright © HR Analytical Services Inc. 2014.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
