Con el cierre del último año fiscal de la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) el 30 de septiembre, la agencia y los contratistas federales están mirando hacia 2015. Este artículo resume algunas de las tendencias de aplicación más importantes y los desarrollos de políticas que los contratistas federales pueden esperar ver de la OFCCP en 2015. Abróchense los cinturones: ¡será un año ajetreado!
Qué esperar durante las revisiones de cumplimiento
Si hubiera una palabra de moda para 2014 en materia de aplicación de la OFCCP, esa palabra podría ser "orientación". La orientación es una práctica de colocación por la que, intencionadamente o no, determinados géneros o minorías son colocados, o "dirigidos", en determinados puestos o trayectorias profesionales, lo que conlleva un salario y unas oportunidades generales inferiores. La OFCCP considera la orientación como un problema de discriminación retributiva, pero la mayoría de los profesionales la consideran un problema de colocación. Independientemente de cómo se caracterice, espero que la agencia siga centrándose en esta cuestión en 2015.
Los contratistas deben considerar esta cuestión en sentido amplio. Es importante darse cuenta de que podría haber un problema potencial de dirección incluso si el análisis de colocación de un contratista no muestra infrautilización, y no hay ningún impacto adverso identificado en ninguna actividad de personal. La OFCCP también ha dejado claro que está examinando esta cuestión más allá del nivel de grupo de trabajo. Si su organización tiene varias auditorías abiertas a la vez, debe tener en cuenta el panorama general. Los auditores están comparando resultados y hablando entre regiones para buscar problemas sistémicos. La cuestión de la dirección parece especialmente probable en puestos de ventas y gestión de cuentas con asignaciones territoriales, puestos de obreros de bajo nivel con diferentes salarios en función de los turnos, la cantidad de trabajo manual, etc., y otros puestos de nivel inicial o subalterno. Los contratistas deben examinar estas cuestiones ahora, antes de recibir una carta de auditoría.
Los contratistas también deben esperar que la agencia continúe centrándose en otros tipos de discriminación salarial, y las solicitudes de datos adicionales de compensación por empleado individual continuarán en 2015. La Administración ha dejado claro que la "remuneración justa" es su prioridad número uno en materia de cumplimiento, y la OFCCP se ha colocado claramente en el asiento del conductor en esta cuestión. La agencia examinará las prácticas de remuneración de un contratista más allá del salario base, incluidos los pagos de primas y otros incentivos, la disponibilidad de horas extraordinarias y la asignación de territorios o mercados concretos. Los contratistas deben tener en cuenta que la normativa exige una autoevaluación anual de las prácticas de compensación. Como parte de ese proceso en 2015, los contratistas harían bien en considerar los tipos de registros que su organización mantiene en relación con las decisiones salariales y evaluar proactivamente los factores que realmente influyen en la remuneración en su organización.
Dado que los reglamentos revisados de la Sección 503 y VEVRAA no entraron en vigor hasta el 24 de marzo de 2014, la agencia acaba de empezar a revisar los planes de acción afirmativa (AAP) que están sujetos a los requisitos revisados. Como se prometió, la agencia se ha centrado en las auditorías actuales en la comprensión de los progresos que los contratistas han hecho en el cumplimiento de algunos de los componentes de papeleo de la normativa revisada. Por ejemplo, durante las recientes revisiones de cumplimiento, se preguntó a los contratistas sobre:
- la fecha en que se realizó la encuesta de población activa sobre la situación de discapacidad;
- el calendario de revisión de las normas de cualificación física y mental para el puesto de trabajo, y la documentación que demuestre que el contratista cumplió el calendario;
- un resumen de los pasos que el contratista ha dado o piensa dar para cumplir con la revisión y evaluación de sus esfuerzos de divulgación y reclutamiento;
- un resumen de las medidas que el contratista ha adoptado o tiene previsto adoptar para cumplir los requisitos de recopilación de datos establecidos en 60-741.44(k) y 60-300.44(k);
- documentación que demuestre que el cartel "EEO is the Law" se puso a disposición de los solicitantes, incluso en formato electrónico; y
- documentación que demuestre que las cláusulas de igualdad de oportunidades exigidas se incorporaron a los subcontratos y las órdenes de compra.
También se espera que la OFCCP siga centrándose en los esfuerzos de divulgación y contratación de un contratista durante las revisiones de cumplimiento, en particular para las personas con discapacidad (IWD) y los veteranos protegidos (PV). En las últimas auditorías, la OFCCP ha pedido a los contratistas que presenten pruebas más allá de una lista de sitios web sobre diversidad utilizados por la empresa, lo que sugiere que la agencia puede estar empezando a examinar más a fondo los esfuerzos de divulgación de los contratistas. La OFCCP también está comprobando sistemáticamente si un contratista ha incluido todas las vacantes de empleo requeridas en el sistema de prestación de servicios de empleo adecuado, o en la bolsa de trabajo estatal. Mientras que anteriormente los contratistas podían cumplir este requisito proporcionando varios ejemplos, la agencia está comprobando de forma más sistemática si existe un listado para cada contratación incluida en el PAA. La agencia también solicita regularmente al contratista la Ley de Baja Familiar y Médica y las políticas de ajustes razonables, así como los registros de ajustes razonables tanto para los solicitantes como para los empleados. Esperamos que la agencia continúe examinando estas cuestiones en 2015, y la plena aplicación de la Sección 503 revisada y los reglamentos VEVRAA no comenzará hasta mediados de 2015, cuando los contratistas "early adopter" completen su año AAP de transición y comiencen su primer año AAP completo bajo las nuevas regulaciones. Ahora es el momento para que los contratistas completen los planes de implementación de las nuevas regulaciones y se preparen para preguntas más detalladas sobre cómo las prácticas de empleo afectan a IWD y PV.
Otro cambio reciente que repercutirá en las revisiones de cumplimiento es la nueva carta de programación aprobada por la OFCCP. La nueva carta incluye un cambio importante en la forma en que se recogen los datos de compensación, al tiempo que tiene en cuenta las revisiones de los AAP de Personas con Discapacidades y Veteranos. Hay varias actualizaciones que los contratistas deben tener en cuenta. Para obtener más información, haga clic aquí.
Nuevas políticas en el horizonte
La agenda reguladora de la agencia está repleta y el Presidente sigue añadiendo de un plumazo nuevas iniciativas a un ritmo que ha sorprendido a la comunidad regulada.
Ya está pendiente la propuesta de reglamento para aplicar la Orden Ejecutiva 13665, destinada a garantizar la "transparencia salarial" prohibiendo a los contratistas y subcontratistas federales despedir o discriminar de otro modo a sus empleados y solicitantes de empleo por hablar, revelar o preguntar sobre la remuneración. Los comentarios sobre la normativa propuesta deben enviarse antes del 16 de diciembre de 2014. Se espera una norma definitiva en 2015.
El 6 de agosto de 2014, la agencia también anunció una propuesta que exigiría la presentación de un "Informe de igualdad salarial" anual por parte de las empresas, incluidas las de construcción, que presenten informes EEO-1, tengan más de 100 empleados y sean titulares de contratos o subcontratos federales por valor de 50.000 dólares o más durante al menos 30 días. Según los términos de la propuesta, los contratistas presentarían un informe anual sobre igualdad salarial a la OFCCP mediante un sistema electrónico basado en la web. El informe requeriría que los contratistas proporcionasen datos resumidos sobre la remuneración pagada a los empleados utilizando un informe similar en formato al Informe EEO-1 presentado actualmente por los contratistas a la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC). Según lo propuesto, los contratistas informarían de la remuneración total W-2 pagada a todos los empleados en un año natural por sexo, raza y origen étnico en cada una de las diez categorías laborales EEO-1 existentes:
- Funcionarios de nivel ejecutivo/superior y directivos
- Funcionarios y directivos de primer y medio nivel
- Profesionales
- Técnicos
- Trabajadores de ventas
- Trabajadores de apoyo administrativo
- Artesanos
- Operarios
- Obreros y ayudantes
- Trabajadores de servicios
Los contratistas también comunicarían el número total de empleados y el total de horas trabajadas por todos los empleados en cada categoría laboral EEO-1 por raza, sexo y origen étnico. La propuesta era de esperar, ya que se emitió en respuesta a un Memorando Presidencial firmado por el presidente Obama el 8 de abril de 2014, que exigía al Departamento de Trabajo que propusiera una norma para recopilar datos de compensación resumidos de los contratistas y subcontratistas federales. Se recibirán comentarios públicos hasta el 5 de enero de 2015. Aunque se publique una norma definitiva en 2015, no se prevé que la presentación de informes comience antes de 2016.
Los contratistas también deben esperar acciones reguladoras para aplicar las siguientes Órdenes Ejecutivas recientes:
- La Orden Ejecutiva 13658, que obliga a los contratistas a pagar un mínimo de 10,10 dólares por hora a los empleados no exentos que trabajen en contratos públicos cubiertos;
- Orden Ejecutiva 13672, que modifica la Orden Ejecutiva 11246 para añadir protecciones a los solicitantes y empleados de contratistas federales por su orientación sexual e identidad de género; y
- La Orden Ejecutiva 13673, que exige, entre otras cosas, que las empresas que soliciten contratos federales revelen en un sitio web gubernamental centralizado las infracciones cometidas en los tres años anteriores en materia de retribución, seguridad, salud, negociación colectiva y derechos civiles.
La agenda normativa de la OFCCP también indica que podría publicar directrices revisadas sobre discriminación por razón de sexo y revisar los requisitos de la Orden Ejecutiva 11246 para los contratistas de la construcción antes de finales de 2015. Queda por ver si la agencia es capaz de completar estas propuestas, dado el gran número de otros temas pendientes de regulación.
2015 debería ser todo un año para la OFCCP y los contratistas federales.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
