Avec la clôture du dernier exercice fiscal de l'Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) le 30 septembre, l'agence et les entrepreneurs fédéraux se tournent vers 2015. Cet article résume certaines des tendances les plus importantes en matière d'application de la loi et les évolutions politiques auxquelles les entrepreneurs fédéraux peuvent s'attendre de la part de l'OFCCP en 2015. Attachez vos ceintures, l'année s'annonce chargée !

À quoi s'attendre lors des examens de conformité

Si l'OFCCP devait choisir un mot à la mode pour décrire ses activités en 2014, ce serait sans doute « orientation ». L'orientation est une pratique de placement qui consiste, de manière intentionnelle ou non, à placer ou « orienter » des personnes d'un certain sexe ou appartenant à une minorité vers certains emplois ou parcours professionnels, ce qui se traduit par une rémunération globale et des opportunités moindres. L'OFCCP considère le steering comme un problème de discrimination salariale, mais la plupart des praticiens le considèrent comme un problème de placement. Quelle que soit la façon dont vous le caractérisez, je pense que l'agence continuera à se concentrer sur cette question en 2015.

Les entrepreneurs doivent réfléchir à cette question dans son ensemble. Il est important de réaliser qu'il peut y avoir un problème potentiel d'orientation même si l'analyse de placement d'un entrepreneur ne montre pas de sous-utilisation et qu'aucun impact négatif n'est identifié dans les activités du personnel. L'OFCCP a également clairement indiqué qu'il examinait cette question au-delà du niveau des groupes professionnels. Si votre organisation fait l'objet de plusieurs audits simultanés, vous devez considérer la situation dans son ensemble. Les auditeurs comparent les résultats et discutent entre les régions afin de rechercher des problèmes systémiques. La question de l'orientation semble particulièrement susceptible de se poser pour les postes de vente et de gestion de comptes avec des attributions territoriales, les postes de travailleurs peu qualifiés avec des taux de rémunération différents en fonction des quarts de travail, de la quantité de travail manuel, etc., et d'autres postes de niveau débutant ou junior. Les entrepreneurs doivent examiner ces questions dès maintenant, avant de recevoir une lettre d'audit.

Les entrepreneurs doivent également s'attendre à ce que l'agence continue de se concentrer sur d'autres types de discrimination salariale, et les demandes de données supplémentaires sur les rémunérations individuelles des employés se poursuivront en 2015. L'administration a clairement indiqué que la « rémunération équitable » était sa priorité numéro un en matière d'application de la loi, et l'OFCCP a clairement été placé aux commandes sur cette question. L'agence examinera les pratiques de rémunération des entrepreneurs au-delà du salaire de base, notamment les primes et autres paiements incitatifs, la disponibilité des heures supplémentaires et l'attribution de territoires ou de marchés particuliers. Les entrepreneurs doivent garder à l'esprit que la réglementation exige une auto-évaluation annuelle des pratiques de rémunération. Dans le cadre de ce processus en 2015, les entrepreneurs seraient bien avisés d'examiner les types de documents que leur organisation conserve concernant les décisions en matière de rémunération et d'évaluer de manière proactive les facteurs qui influencent réellement la rémunération au sein de leur organisation.

Les réglementations révisées de la section 503 et de la VEVRAA n'étant entrées en vigueur que le 24 mars 2014, l'agence vient seulement de commencer à examiner les plans d'action positive (AAP) soumis aux nouvelles exigences. Comme promis, l'agence s'est concentrée, dans ses audits actuels, sur l'évaluation des progrès réalisés par les entrepreneurs dans le respect de certaines des exigences administratives des réglementations révisées. Par exemple, lors des récents contrôles de conformité, les entrepreneurs ont été interrogés sur :

1. la date à laquelle l'enquête auprès de la population active sur le statut d'invalidité a été menée ;
2. le calendrier de révision des normes physiques et mentales requises pour l'emploi, ainsi que les documents attestant que l'entrepreneur a respecté ce calendrier ;
3. un résumé des mesures que l'entrepreneur a prises ou prévoit de prendre pour se conformer à l'examen et à l'évaluation de ses efforts de sensibilisation et de recrutement ;
4. un résumé des mesures que l'entrepreneur a prises ou prévoit de prendre pour se conformer aux exigences en matière de collecte de données énoncées aux articles 60-741.44(k) et 60-300.44(k) ;
5. documentation attestant que l'affiche « EEO is the Law » (l'égalité professionnelle est la loi) a été mise à la disposition des candidats, y compris sous forme électronique ; et
6. documentation attestant que les clauses requises en matière d'égalité des chances (EO) ont été intégrées dans les contrats de sous-traitance et les bons de commande.

L'OFCCP devrait également continuer à se concentrer sur les efforts de sensibilisation et de recrutement des entrepreneurs lors des contrôles de conformité, en particulier pour les personnes handicapées (IWD) et les anciens combattants protégés (PV). Lors de récents audits, l'OFCCP a demandé aux entrepreneurs de fournir des preuves allant au-delà d'une simple liste des sites web consacrés à la diversité utilisés par l'entreprise, ce qui suggère que l'agence pourrait commencer à examiner de plus près les efforts de sensibilisation des entrepreneurs. L'OFCCP vérifie également de manière systématique si un entrepreneur a répertorié toutes les offres d'emploi requises auprès du système de services d'emploi approprié ou de la banque d'emplois de l'État. Alors qu'auparavant, les entrepreneurs pouvaient satisfaire à cette exigence en fournissant plusieurs exemples, l'agence vérifie désormais de manière plus systématique si chaque embauche répertoriée dans le PAA est accompagnée d'une annonce. L'agence demande également régulièrement aux entrepreneurs de lui fournir leur politique en matière de congés familiaux et médicaux et d'aménagements raisonnables, ainsi que les registres des aménagements raisonnables pour les candidats et les employés. Nous pensons que l'agence continuera à examiner ces questions en 2015, et que la mise en œuvre complète des réglementations révisées de la section 503 et de la VEVRAA ne commencera pas avant la mi-2015, lorsque les entrepreneurs « précurseurs » auront terminé leur année de transition AAP et commenceront leur première année complète AAP sous les nouvelles réglementations. Le moment est venu pour les entrepreneurs de finaliser leurs plans de mise en œuvre des nouvelles réglementations et de se préparer à répondre à des questions plus détaillées sur l'impact des pratiques d'emploi sur les personnes handicapées et les anciens combattants.

Un autre changement récent qui aura une incidence sur les examens de conformité est la nouvelle lettre de planification récemment approuvée par l'OFCCP. Cette nouvelle lettre comprend un changement majeur dans la manière dont les données sur la rémunération sont collectées, tout en tenant compte des révisions apportées aux plans d'action pour les personnes handicapées et les anciens combattants (AAP). Les entrepreneurs doivent prendre connaissance de plusieurs mises à jour. Pour en savoir plus, cliquez ici.

De nouvelles politiques à l'horizon

Le programme réglementaire de l'agence est chargé, le président continuant d'ajouter de nouvelles initiatives à la liste des tâches de l'agence d'un simple trait de plume, à un rythme qui a surpris la communauté réglementée.

Des projets de règlement visant à mettre en œuvre le décret 13665 sont déjà en attente. Ils ont pour objectif de garantir la « transparence salariale » en interdisant aux entrepreneurs et sous-traitants fédéraux de licencier ou de discriminer leurs employés et candidats à un emploi pour avoir discuté, divulgué ou demandé des informations sur leur rémunération. Les commentaires sur les projets de règlement doivent être soumis avant le 16 décembre 2014. La version finale du règlement est attendue pour 2015.

Le 6 août 2014, l'agence a également annoncé une proposition qui obligerait les entreprises, y compris les entreprises de construction, qui déposent des rapports EEO-1, comptent plus de 100 employés et détiennent des contrats ou des sous-contrats fédéraux d'une valeur de 50 000 dollars ou plus pendant au moins 30 jours, à déposer un « rapport sur l'égalité salariale » annuel. Selon les termes de la proposition, les entrepreneurs soumettraient un rapport annuel sur l'égalité salariale à l'OFCCP à l'aide d'un système électronique en ligne. Le rapport exigerait des entrepreneurs qu'ils fournissent des données récapitulatives sur la rémunération versée aux employés à l'aide d'un rapport dont le format serait similaire à celui du rapport EEO-1 actuellement déposé par les entrepreneurs auprès de la Commission pour l'égalité des chances en matière d'emploi (EEOC). Selon la proposition, les entrepreneurs devraient déclarer la rémunération totale W-2 versée à tous les employés au cours d'une année civile, par sexe, race et origine ethnique, dans chacune des dix catégories d'emploi EEO-1 existantes :

• Cadres supérieurs et dirigeants
• Cadres supérieurs et intermédiaires
• Professionnels
• Techniciens
• Vendeurs
• Employés de soutien administratif
• Artisans
• Agents
• Ouvriers et aides
• Travailleurs du secteur tertiaire

Les entrepreneurs devraient également déclarer le nombre total d'employés et le nombre total d'heures travaillées par tous les employés dans chaque catégorie d'emploi EEO-1, par race, sexe et origine ethnique. Cette proposition était attendue, car elle fait suite à un mémorandum présidentiel signé par le président Obama le 8 avril 2014, qui demandait au ministère du Travail de proposer une règle visant à collecter des données récapitulatives sur les rémunérations auprès des entrepreneurs et sous-traitants fédéraux. Les commentaires du public seront acceptés jusqu'au 5 janvier 2015. Même si une règle définitive est publiée en 2015, la déclaration ne devrait pas commencer avant 2016.

Les entrepreneurs doivent également s'attendre à des mesures réglementaires visant à mettre en œuvre les décrets présidentiels suivants récemment adoptés :

• Le décret 13658, qui impose aux entrepreneurs de verser un salaire horaire minimum de 10,10 dollars aux employés non exemptés travaillant dans le cadre de contrats gouvernementaux couverts ;
• Le décret 13672, qui modifie le décret 11246 afin d'ajouter des protections pour les candidats et les employés des sous-traitants fédéraux en raison de leur orientation sexuelle et de leur identité de genre ; et
• Le décret 13673, qui exige notamment que les entreprises souhaitant obtenir des contrats fédéraux divulguent sur un site web gouvernemental centralisé les violations commises au cours des trois dernières années en matière de rémunération, de sécurité, de santé, de négociation collective et de droits civils.

Le programme réglementaire de l'OFCCP indique également qu'il pourrait publier des lignes directrices révisées en matière de discrimination sexuelle et réviser les exigences du décret 11246 pour les entrepreneurs en construction avant la fin de l'année 2015. Il reste à voir si l'agence sera en mesure de mener à bien ces propositions, compte tenu du grand nombre d'autres questions réglementaires en suspens.

2015 devrait être une année importante pour l'OFCCP et les entrepreneurs fédéraux.

Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.