La plupart des entrepreneurs fédéraux savent qu'ils sont tenus de conserver les documents liés au processus de candidature et d'embauche pendant deux ans après leur création ou après la mesure administrative correspondante (par exemple, le pourvoi du poste). (Les entrepreneurs qui emploient moins de 150 personnes ou dont le contrat est inférieur à 150 000 dollars ne doivent conserver ces documents que pendant un an.) Cependant, certains entrepreneurs ignorent que la réglementation applicable les oblige à conserver tous les documents liés à ce processus, y compris les offres d'emploi et les annonces, les notes d'entretien, les tests et leurs résultats, ainsi que les dossiers d'offres d'emploi, en plus des candidatures elles-mêmes. Tous ces documents sont susceptibles d'être examinés par l'OFCCP dans le cadre d'un contrôle de conformité. Il est donc important que les entrepreneurs s'assurent que tous les documents qu'ils conservent sont complets et conformes à la loi.
Les notes d'entretien et autres documents liés aux entretiens peuvent poser des problèmes particuliers. Par exemple, les sous-traitants peuvent ne pas conserver toutes les notes d'entretien et autres documents requis. Ou bien ils peuvent conserver les documents, mais constater que les notes d'entretien sont incomplètes ou insuffisantes pour déterminer pourquoi un candidat particulier a été sélectionné ou non sur la base de l'entretien. Pire encore, les documents d'entretien conservés peuvent contenir des preuves de questions discriminatoires ou d'autres demandes ou commentaires inappropriés. Dans chacun de ces cas, une mauvaise documentation des entretiens peut alerter l'OFCCP lors d'un contrôle de conformité.
Bien qu'il n'y ait pas de format obligatoire pour documenter un entretien, les entrepreneurs peuvent prendre un certain nombre de mesures pour s'assurer que leur processus d'entretien et leur documentation sont conformes. Il s'agit notamment des mesures suivantes :
- Analyser le poste afin d'identifier les compétences et les qualifications nécessaires pour l'exercer.
- Préparez les questions à l'avance et utilisez les mêmes questions ou des questions très similaires lors de chaque entretien afin de garantir la cohérence des informations recherchées et obtenues auprès de chaque candidat. L'utilisation de questions identiques ou similaires permet à l'examinateur de comparer plus directement les réponses de chaque candidat.
- Évitez les questions discriminatoires ou inappropriées. Plus précisément, les questions relatives à la race, au sexe, à l'origine nationale, à la religion, à l'âge, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée d'une personne ne sont pas autorisées lors d'un entretien. Voici quelques exemples de questions potentiellement discriminatoires :
- Où êtes-vous né ?
- Quelle est votre langue maternelle ?
- À quelle église allez-vous ?
- Êtes-vous marié ?
- Avez-vous des enfants ou avez-vous l'intention d'en avoir ?
- Quel âge avez-vous ? OU Quand avez-vous obtenu votre diplôme d'études secondaires ?
- Avez-vous déjà pris un congé maladie ? OU Avez-vous déjà déposé une demande d'indemnisation pour accident du travail ?
- Combien de jours de travail avez-vous manqué à votre dernier emploi pour cause de maladie ?
- À quels types d'organisations ou d'activités parascolaires participez-vous ?
- Concentrez les questions de l'entretien sur les compétences et les qualifications nécessaires pour exercer le poste.
- Former tous les enquêteurs aux comportements appropriés et inappropriés lors des entretiens et à la documentation.
- Consignez les notes prises lors de l'entretien dans un document écrit, distinct de la candidature ou du CV du candidat. Les personnes chargées de mener les entretiens ne doivent pas inscrire de commentaires ou de notes sur la candidature ou le CV eux-mêmes.
- Veillez à ce que vos notes d'entretien soient factuelles et objectives. Les notes écrites doivent être professionnelles, neutres et se concentrer sur les informations pertinentes pour le poste.
- Ne pas inclure d'hypothèses, d'opinions ou d'interprétations personnelles des réponses de la personne interrogée dans les notes prises.
- Ne consignez aucune information fournie spontanément par un candidat concernant ses caractéristiques protégées. Par exemple, si une candidate mentionne qu'elle est enceinte ou qu'elle prévoit d'avoir des enfants prochainement, cette information ne doit pas être consignée ni communiquée aux autres personnes chargées de mener les entretiens.
- Ne consignez pas vos observations concernant les caractéristiques physiques d'un candidat (par exemple, cheveux blonds, beau sourire, petite taille, etc.). Ces commentaires sur l'apparence physique peuvent être considérés comme discriminatoires, même si l'examinateur avait uniquement l'intention d'utiliser ces notes pour se rafraîchir la mémoire.
- Veillez à documenter les raisons professionnelles pour lesquelles chaque candidat est qualifié ou non pour le poste. Incluez suffisamment d'informations pour déterminer pourquoi la personne a été embauchée ou non et comment elle se situait par rapport aux autres candidats. N'oubliez pas que, dans de nombreux cas, un contrôle de conformité de l'OFCCP aura lieu plusieurs mois, voire plusieurs années, après l'entretien. Par conséquent, la documentation relative à l'entretien doit être claire et fournir suffisamment d'informations pour que le contractant et l'OFCCP puissent comprendre les compétences et les qualifications du candidat et le comparer aux autres candidats longtemps après que les souvenirs de l'intervieweur concernant l'entretien se soient estompés.
- Lorsque vous consignez une conclusion concernant le candidat, évitez toute conclusion qui implique ou repose sur une caractéristique protégée. Des commentaires tels que « difficulté à parler anglais », « incapacité physique à effectuer le travail », « mode de pensée dépassé » peuvent être révélateurs de discrimination et ne doivent pas servir de base à une décision d'embauche.
- Conservez des copies de toutes les notes et documents finaux relatifs aux entretiens, y compris les notes de chaque intervieweur s'il y en avait plusieurs. N'oubliez pas que la réglementation de l'OFCCP exige que tous les documents liés au processus de candidature et d'embauche soient conservés. Par conséquent, bien qu'il soit permis de convertir les notes d'entretien provisoires en version finale, toutes les informations et tous les contenus pertinents relatifs à l'entretien doivent être conservés pendant la période de conservation des documents applicable.
En suivant ces conseils, vous pouvez vous assurer que votre processus d'entretien et votre documentation sont conformes et mieux garantir un résultat positif dans le cas où votre documentation d'embauche serait soumise à un examen par l'OFCCP.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
